LiveZilla Live Help
заказать сейчас
МЕТОДИЧКИ


Далее...

КОНТАКТЫ:
Тел.: (495) 507-98-54
          (499) 917-07-23

м. Таганская,
ул. Большие Каменщики,
д. 1, оф. 613

E-mail: superdiplom@mail.ru

ICQ-консультант

ЧАСЫ РАБОТЫ:
пон. - пт.: 09.00 - 18.00
суббота - выходной
воскресенье - выходной

 

Реклама на сайте:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»














ПРОГРАММА И КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ
УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

“ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ”

для студентов заочной формы обучения специальности

“Управление персоналом”












Москва-2007


УДК [331.108:651] (073)
П 78
Программа и контрольные задания учебной дисциплины “Делопроизводство в кадровой службе”/ Сост.: Е.Н. Галкина; ГУУ. – М., 2002.

Составитель
кандидат экономических наук, доцент
Е.Н. ГАЛКИНА




Ответственный редактор
заведующий кафедрой управления персоналом,
доктор экономических наук, профессор
А.Я. КИБАНОВ



Обсуждена
на заседании кафедры управления персоналом
Протокол от “29” ноября 2007 г. № 4



Обсуждена и одобрена
на заседании методического совета института
Социологии и управления персоналом
Протокол от “12” декабря 2007г. № 4








Государственный университет управления, 2007




1. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

В современных условиях развития экономики, увеличения объемов информационных потоков и расширения международных связей управление в большей части имеет информационную природу. Весьма затруднительно представить деятельность менеджера, которая не была бы связана с получением и обработкой информации, а значит с документами, в которых она фиксируется. Менеджер тратит от 50 до 90 % времени на работу с обработкой информации. Поэтому составной частью современного менеджмента является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Нечеткая работа с документами ухудшает само управление. Не случайно, что о качестве работы предприятия в значительной мере судят по состоянию его документации. Значение делопроизводственного обеспечения деятельности кадровой службы определяется также и тем, что кадровая документация играет существенную роль в жизни каждого человека – служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых спорах, сдается в государственные архивы, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. В связи с этим знание требований к содержанию, правил составления и оформления документов, регламентирующих выполнение функций управления персоналом, является необходимым условием успешной деятельности специалистов по управлению персоналом.
Цель изучения дисциплины “Делопроизводство в кадровой службе” – дать студентам представление о законодательных актах и нормативно-методических материалах, регламентирующих делопроизводство в кадровой службе; познакомить с требованиями к оформлению документов, регламентирующих управление персоналом в целом и по основным функциональным областям; выработать навыки составления и оформления соответствующих документов.
Дисциплина “Делопроизводство в кадровой службе” базируется на таких дисциплинах, как “Основы менеджмента”, “Основы управления персоналом”, “Управление персоналом организации”, “Информационные технологии управления персоналом”, “Трудовое право”, “Организация труда персонала”, “Основы безопасности труда”.
В соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности “Управление персоналом” – 080505 программа дисциплины “Делопроизводство в кадровой службе”предполагает изучение состава и содержания основных документов, регламентирующих управления персоналом, порядка учета кадров, порядка оформления документов при приеме на работу, при переводе, при аттестации персонала, при расторжении трудового договора, порядка подготовки приказов по личному составу, ведения трудовой книжки, личных дел, знакомство с современными способами и техникой создания документов, организацией документооборота, систематизацией документов, номенклатурой дел для их формирования и хранения.
Изучение дисциплины включает в себя установочные лекции, самостоятельное изучение литературных источников. В процессе изучения учебным планом предусмотрено выполнение контрольных заданий. Требования к содержанию и оформлению контрольных заданий изложены в настоящей программе. Итоговый контроль знаний – зачет.


2. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЧАСОВ ПО ТЕМАМ,
СРОКАМ ОБУЧЕНИЯ И ВИДАМ УЧЕБНЫХ ЗАНЯТИЙ

Наименование
раздела, темы Объем работы студентов (час.)
Всего часов
Срок обучения
3,5 и 4 года 6 лет
Аудиторные Са-
мост Аудиторные Са-
мост
Лекц Конс Лекц Конс
1 2 3 4 5 6 7 8
Тема1. Делопроизводство, его законодательное и нормативно-правовое регулирование 8 1 1
Тема 2. Порядок составления и требования к оформлению управленческих документов 8 1 1
Тема 3. Виды организационно-распорядительных документов, правила их составления и оформления 8 1 1
Тема 4. Состав и особенности работы с кадровой документацией 8 - 0,5
Тема 5. Правила оформления документов по приему, увольнению, переводу работников 8 1 1
Тема 6. Трудовые книжки и правила их ведения 8 - 0,5
Тема 7. Формирование и ведение личных дел и учетно-справочных картотек 10 1 1
Тема 8. Документирование оценки деятельности работников 8 - -
Тема 9. Правила составления документов об отпусках, о командировании работников, материальной ответственности, защите коммерческой тайны 10 1 1
Тема 10. Организация работы с кадровыми документами 8 - 1
Тема 11. Формирование дел и хранение документов кадровой службы 8 - -
Всего часов на освоение учебного материала 92 6 2 84 8 2 82
Формы контроля: промежуточный – контрольное задание
итоговый – зачет




3. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Основная
1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. 10-е издание, исправленное и дополненное. – М.: Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 2005.
2. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ Р 6.30-2003): 100 экзаменационных ответов. Экспресс-справочник для студентов ВУЗов. – Москва: ИКЦ «МарТ», Ростов-на-Дону: ИЦ «МарТ», 2004.
3. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент. Учебное пособие. 2-е издание – М.: Вузовский учебник. ВЗФЭИ, 2004.
4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления. Учебное пособие - М.: Инфра-М, 2006.
5. Справочник кадровика: классификаторы для оформления трудовых документов (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР). – М.: ИНФРА-М, 2004 – 431 с. – (Библиотека журнала «Кадровая служба предприятия»).
6. Организация работы с документами. Учебник / под ред. В.А. Кудряева – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003 г. – (Серия «Высшее образование»).
Дополнительная
7. Айман Т.О. Делопроизводство: образцы документов. – М. Риор, 2004.
8. Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. Учебно-практическое пособие // Серия «Учебники и учебные пособия». – Ростов –на –Дону: изд. «Феникс», 2002.
9. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
10. Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 25.01.1995 г.
11. Общероссийской классификатор управленческой документации ОК 011-93 – М.: Госстандарт России, 1995.



4. СОДЕРЖАНИЕ ТЕМ ПРОГРАММЫ

Тема 1. Делопроизводство, его законодательное и нормативно-правовое регулирование
Понятие делопроизводства, история его появления. Роль и задачи делопроизводства в рационализации управленческой деятельности организации. Документ как носитель информации и как средство реализации управленческих функций. Законодательные акты по документированию. Нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства. Унификация и стандартизация как основные направления совершенствования документации.
Внедрение компьютерных технологий в процесс документирования и делопроизводства. Понятие “документационное обеспечение управления”.
Организация современного делопроизводства и направления его совершенствования.
Литература: 6: с. 3-46.
Методические указания
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Об организации делопроизводства в Древнерусском государстве можно судить по археологическим находкам. Договоры киевских князей с Византией 911-945 г.г. свидетельствует о том, что уже в то время существовали традиции составления письменных документов. В XVI в. употребляется слово «дело» как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.
Государственное делопроизводство как система начала складываться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства и прошла в своем развитии систему “приказного делопроизводства”, систему “коллежского делопроизводства”, систему “министерского делопроизводства”. В советское время развернулось массовое движение за научную организацию труда и научную организацию управленческого труда, оказавшее значительное влияние на формирование и развитие советского делопроизводства.
Современное делопроизводство включает:
• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Документ (в переводе означает «свидетельство», «способ доказательства») - это зафиксированная на материальном носителе информация для передачи ее во времени и пространстве. Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда и как результат труда.
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Федеральный закон Российской Федерации “Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. Гражданский Кодекс РФ определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и порядок ее документирования. В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.
Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов РФ», Закон РФ « О товарных знаках, знаках обслуживания и мест происхождения товаров», Закон РФ «Об электронной цифровой подписи», Закон РФ «О государственной тайне», Постановление Правительства РФ «Об упорядочивании изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» содержат нормы и правила, которые следует учитывать при составлении и оформлении документов. Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ «О Государственном гербе РФ», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ» и «Положение об Архивной службе России», Постановления Правительства РФ «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», значение которых для функционирования делопроизводственной системы видно из их названия. Правила оформления и движения документов закреплены в “Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти”. ГОСТ Р 6.30-2003 “УСОД. Требования к оформлению документов” носит рекомендательный характер и распространяется на организационно-распорядительную документацию – приказы, постановления, протоколы, акты , распоряжения и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец, эталон, модель”, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.
Под унификацией понимается привидение чего-либо к единой системе, форме, единообразие. По официальному определению унификация – это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов, услуг, значений их параметров и размеров.

Вопросы для самоконтроля
1. Дайте определение понятие “делопроизводство”.
2. Опишите основные этапы становления делопроизводства в России.
3. Охарактеризуйте роль и задачи делопроизводства в рационализации управленческой деятельности организации.
4. Документ, его назначение и функции.
5. Перечислите законодательные акты по документированию и раскройте их содержание.
6. Какими нормативно-методическими документами регламентируется ведение делопроизводства.
7. Сущность унификации и стандартизации документации.
8. С чем связано появление понятия “документационное обеспечение управления (ДОУ)”?
9. Современное состояние организация делопроизводства и направления его совершенствования.

Тема 2. Порядок составления и требования к оформлению управленческих документов
Основные правила и этапы составления документов. Требования, предъявляемые к тексту документа: аргументированность, логичность изложения, достоверность, объективность, краткость и др. Виды документов. Использование трафарета. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц. Использование компьютерных программ (“текстовый редактор”) при подготовке документов. Корректурные знаки, применяемые при работе над текстом.
Основные реквизиты служебных документов. Формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец. Нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства; их содержание и назначение. Требования к бланкам документов. Порядок адресования документов. Согласование, подписание и утверждение документа. Порядок фиксации на документе отметок об этапах его прохождения и использования. Оформление документов с помощью компьютерных программ.
Литература: 2: с 22-46.

Методические указания
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составление, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организация и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документов Российской Федерации.
Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы. Первая группа — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Вторая группа — Документы по функциям управления. В свою очередь эти документы классифицируются по различным признакам: по видам деятельности, по способу фиксации информации, по наименованию, по месту составления, по степени сложности, по срокам исполнения; по юридической силе, по степени гласности, по стадиям подготовки, по происхождению, по срокам хранения, по обязательности, по степени унификации, по характеру содержания.
Действующие государственные нормативно-технические документы предназначены для обеспечения требований, предъявляемых к документам.
Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований.
Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Таблица — перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам; сводка, ведомость.
Для облегчения делопроизводства в настоящее время используются редакторы документов (текстовые редакторы) — наиболее широко используемый вид офисных программ, которые позволяют использовать различные шрифты, их начертания, абзацы произвольной формы, автоматически переносят слова на новую строку, включают рисунки, нумеруют страницы и сноски.
Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается формуляр-образец. Формуляр, характерный для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты), называется типовым формуляром.
Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов – наименование вида документа и место его издания. Состав обязательных реквизитов ОРД можно разделить на постоянные (которые не меняются вообще: наименование вида документа, или длительное время: наименование организации, справочные данные об организации) и переменные реквизиты (дата документа, заголовок к тексту и др.). Постоянные в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов, переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. При работе с электронными письмами следует учитывать требования государственного стандарта, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов: код и наименование организации – создателя документа; местонахождение организации – создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа и кодовое наименование лица, ответственного за подготовку документа. При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая. Заголовочная часть – это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе. Содержательная часть – главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение. Оформляющая часть – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой “К”, словом или штампом “Контроль”.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (“приказываю”, “предлагаю”, “прошу”).
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении; слова “В дело”; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Вопросы для самоконтроля
1. Назовите основные правила и этапы составления документов.
2. Раскройте сущность требований, предъявляемых к тексту документа.
3. Что входит в состав основных реквизитов служебных документов.
4. Назовите основные виды бланков, применяемых в учреждениях и требования к ним.
5. Какие виды документов существуют?
6. Что такое простые и сложные документы?
7. Какие особенности имеются при оформлении таблиц в документах?
8. Как и для чего используется текстовый редактор?
9. Поясните назначение корректурных знаков, применяемых при работе над текстом.
10. Что такое формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец?
11. Какие нормативно-методические документы, регламентируют ведение делопроизводства; их содержание и назначение.
12. Каков порядок адресования, согласования, подписания и утверждения документа.
13. Опишите порядок фиксации на документе отметок об этапах его прохождения и использования.

Тема 3. Виды организационно-распорядительных документов, правила их составления и оформления
Виды организационно-распорядительных документов: организационные, распорядительные, информационно-справочные.
Организационные документы. Их назначение, структура, содержание, оформление, утверждение.
Распорядительные документы. Стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Порядок доведения распорядительных документов до исполнителей.
Информационно-справочные документы. Их назначение, содержание, порядок оформления.
Литература: 1: с. 54-61, 2: с. 48-60.

Методические указания
Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.
К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе, относятся:
• организационные документы: уставы, положения, в том числе о структурных подразделениях; инструкции, в том числе на должностных лиц; правила;
• распорядительные документы: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания;
• информационно-справочные документы: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы, телефонограммы.
К организационным документам относятся:
 УСТАВ – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности;
 ПОЛОЖЕНИЯ – нормативные акты, имеющие сводный конфиденциальный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы.
 ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ – документы, в которых определены задачи, функции, права и обязанности подразделения;
 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, функций, прав и обязанностей сотрудника, регламентирует его правовое положение в организации.
 СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ – документ, в котором закреплены все структурные подразделения предприятия, должности, требующиеся в каждом подразделении и количество штатных единиц каждой должности;
 ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ – документ, который закрепляет численный и должностной состав предприятия с указанием месячного фонда заработной платы;
 ПРАВИЛА – документ, отражающий порядок работы, устанавливающий нормы и требования, обязательные для исполнения.
В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.
 ПРИКАЗ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением;
 УКАЗАНИЕ – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления;
 РАСПОРЯЖЕНИЕ – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов;
 РЕШЕНИЕ – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления.
К информационно-справочным документам относят справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы, телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, а может быть принята к сведению.

Вопросы для самоконтроля
1. Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.
2. Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.
3. В чем состоят особенности составления и оформления протокола?
4. В чем состоят особенности составления и оформления акта?
5. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению объяснительных записок?
6. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению справок?
7. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению служебных писем? Каковы разновидности писем?
8. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению телеграмм?
9. Каковы особенности составления и оформления телефонограмм?

Тема 4. Состав и особенности работы с кадровой документацией
Состав и содержание документации, регламентирующей деятельность службы управление персоналом и работу с персоналом.
Состав кадровой документации. Нормативно-методические документы, регламентирующие состав, содержание, порядок составления и оформления кадровых документов. Особенности работы с кадровой документацией в организациях разных сфер деятельности: производственной, научной, образовательной, государственной службы и др. Электронная и карточная формы ведения документов.
Перечень кадровых документов, подлежащих утверждению руководителем организации.
Литература: 3: с.82-92.

Методические указания
К документации, регламентирующей деятельность службы управления персоналом и работу с персоналом, относят: Положение о персонале организации, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об отделе управления персоналом, должностные инструкции его сотрудников, нормативы времени на отдельные операции при работе с кадровой документацией, штатные расписания.
Организация работы предприятия, взаимные обязательства работников и администрации, предоставления отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Во многих организациях наряду с правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале, отражающем вопросы организации работы предприятия, оплаты труда работников, порядок предоставления отпусков, командирования сотрудников, права и обязанности работников и администрации.
Положение о кадровой службе закрепляет статус службы, ее место в системе управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе ее деятельности. Состав разделов положения соответствует назначению документа: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями предприятия; права; ответственность.
Любая должностная инструкция работника предприятия имеет следующие разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; ответственность; взаимоотношения, связи по должности; требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.
Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.
Для установления необходимого количества сотрудников отдела кадров рекомендуется использовать Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров, которые предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.
В настоящее время разработаны нормы времени на отдельные операции работников кадровых служб.
Рассматривая вопрос о составе кадровой документации, следует отметить, что к ней относятся следующие документы: трудовой договор; приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и др.; личная карточка, табель учета, использования рабочего времени, личные заявления работников, графики отпусков, докладные записки и др.
При подготовке кадровой документации и, прежде всего, по личному составу необходимо руководствоваться статьями Трудового Кодекса РФ. Действующие подзаконные акты регламентируют работу с конкретными видами кадровых документов. Так, оформление, учет и ведение трудовых книжек описаны в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Нормативными материалами, регламентирующими трудовую деятельность, являются следующие: Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих отраслей экономики Российской Федерации (ЕТКС).
При подготовке организационно-распорядительных документов следует руководствоваться требованиями государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003.
Указания по оформлению ОРД дополняются рекомендациями “Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти”. Унифицированные формы ОРД были разработаны в начале 1980-х годов, затем перерабатывались и в настоящее время входят в состав Альбома унифицированных форм организационно-распорядительной документации (УСОРД), содержащий также инструктивные и методические материалы по применению этих форм. Унифицированные формы первичной учетной документации утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1.

Вопросы для самоконтроля
1. Назовите виды документов, регламентирующих деятельность службы управления персоналом и укажите их содержание и назначение.
2. Назовите виды документов, регламентирующих работу с персоналом и укажите их содержание и назначение.
3. Какие документы входят в состав кадровой документации?
4. На какие операции при работе с кадровой документацией устанавливаются нормативы времени?
5. Какие нормативно-методические документы регламентируют состав, содержание, порядок составления и оформления кадровых документов?
6. В чем состоят особенности работы с кадровой документацией в организациях разных сфер деятельности?
7. Преимущества и недостатки электронной и карточной формы ведения документов.
8. Какие кадровые документы подлежат утверждению руководителем организации?

Тема 5. Правила оформления документов по приему, увольнению, переводу работников
Правила оформления приказа (распоряжения) о приеме на работу. Содержание и порядок заполнения анкеты, автобиографии, личного листка по учету кадров, личной карточки, учетной карточки научного работника. Виды и условия заключения трудового договора. Особенности условий трудового договора с лицами разных должностных категорий, с подростками, инвалидами. Порядок расторжения трудового договора.
Документы по увольнению работника. Порядок их составления и оформления.
Виды перевода работников на другую работу. Документы по переводу: заявления, докладная записка, приказ о переводе. Порядок оформления перевода работника.
Литература: 2: с. 230-235; 247-253.

Методические указания
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены следующие унифицированные формы по учету кадров:
№ Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу”;
№ Т-1а “Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу”;
№ Т-2 “Личная карточка работника”;
№ Т-2ГС “Личная карточка государственного служащего”;
№ Т-3 “Штатное расписание”;
№ Т-4 “Учетная карточка научного работника” и другие.
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу и Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указывается наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Основанием для издания приказа о приеме на работу является Трудовой договор, заключенным между работником и работодателем. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (формы № Т-2 или № Т-2 ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.
При приеме на работу необходимо заполнить анкету. Все записи в анкете должны быть подтверждены соответствующими документами.
Законодательство не считает автобиографию обязательным документом, поэтому свои автобиографические данные работник записывает в произвольной форме.
Личный листок по учету кадров заполняется работником, “Личная карточка работника” № Т-2, “Личная карточка государственного служащего” № Т-2ГС, “Учетная карточка научного работника” № Т-4 имеют стандартную форму и заполняются работниками кадровых служб.
Трудовой договор - согласно Трудовому кодексу РФ это соглашение между работником и работодателем (физическим либо юридическим лицом), по которому работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Кодексом, законами и нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию с подчинением внутреннему трудовому распорядку.
В Трудовом кодексе РФ определены: стороны трудового договора, особенности условий трудового договора с лицами разных должностных категорий, с подростками, инвалидами и др., сроки и виды трудовых договоров; основные виды расторжения трудового договора и др.
Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.
Увольнение работника документируют с применением форм Т-8 “Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником и Т-8а “Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками”.
Документами, являющимися основанием для издания приказа об увольнении, могут быть: личное заявление работника, акт о нарушении трудовой дисциплины, сокращение штатов и др. Но в любом случае в приказах об увольнении должна быть ссылка на документ, инициирующий увольнение. В формы Т-8 и Т-8а введен реквизит, которым оформляется согласие профсоюзного органа на увольнение работника.
Перевод на другую работу производится по инициативе работника или администрации. Основанием для перевода являются изменения к трудовому договору с указанием номера и даты. Документирование перевода на другую работу должно оформляться с применением форм Т-5 и Т-5а “Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу, которые заполняет работник отдела кадров, а подписывает руководитель организации.
Приказы по личному составу – это распорядительные документы, издаваемые руководителем организации (учреждения, предприятия) по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией.

Вопросы для самоконтроля
1. Какие существуют правила оформления приказа (распоряжения) о приеме на работу.
2. Опишите содержание и порядок заполнения анкеты при приеме на работу.
3. Опишите содержание и порядок заполнения автобиографии при приеме на работу.
4. Опишите содержание и порядок заполнения личного листка по учету кадров при приеме на работу,
5. Опишите содержание и порядок заполнения личной карточки, учетной карточки научного работника при приеме на работу.
6. Какие существуют виды и условия заключения трудового договора.
7. В чем состоят особенности условий трудового договора с лицами разных должностных категорий, с подростками, инвалидами.
8. Опишите порядок расторжения трудового договора.
9. Какие документы оформляются при увольнении работника. Каков порядок их составления и оформления.
10. Какие существуют виды перевода работников на другую работу.
11. Назовите документы по переводу работников. Опишите порядок оформления перевода работника.
12. Какие документы составляют приказы по личному составу.
13. Назовите правила составления приказов по личному составу.

Тема 6. Трудовые книжки и правила их ведения
Нормативные документы о порядке ведения трудовых книжек. Правила заполнения трудовых книжек. Образцы формулировок записей в трудовых книжках. Вкладыш в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки. Учет движения трудовых книжек. Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении. Хранение трудовых книжек.
Литература: 6: с. 79-92.

Методические указания
Трудовая книжка – один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. С 15 января 1939 г. до настоящего времени трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. (ст. 66 ТК РФ).
Основным нормативным документом о порядке ведения трудовых книжек является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162 (далее – Инструкция), в дальнейшем изменялась и дополнялась.
Трудовые книжки должны вестись на всех рабочих и служащих организаций и учреждений независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, проработавших свыше 5 дней.
В трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.
Даты во всех разделах трудовой книжки производятся восемью арабскими цифрами. Например, если рабочий или служащий принят на работу 10 августа 1998 г., в графе 2 записывается “10.08.1998”.
Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.
Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке (форма № Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).
При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: “Запись за № … недействительна». После чего делается верная запись.
Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы. Документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие (в учреждение, организацию), не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: “Дубликат”. На первой странице прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат”, - и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие (в учреждение, организацию), где выдан дубликат.
В графе 3 раздела “Сведения о работе” в виде заголовка пишется полное наименование предприятия.
Под этим заголовком в графе 1 проставляют порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывают дату приема на работу.
В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.
На предприятиях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащий расписывается в личной карточке (унифицированная форма № Т-2) и в книге учета.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.
Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.
Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе “Сведения о работе” после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: “Работа прекращена в связи со смертью”, далее заполняется графа 4 (указываются дата и номер приказа (распоряжения). Эта запись заверяется в установленном порядке.
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные рабочими и служащими при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть уничтожены в установленном порядке.
Вопросы для самоконтроля:
1. Какими нормативными документами руководствуются при ведении трудовых книжек.
2. Опишите общие правила заполнения трудовых книжек.
3. Какие разделы включает в себя трудовая книжка?
4. Приведите примеры формулировок записей в трудовых книжках.
5. Порядок ведения вкладыша в трудовую книжку.
6. Правила выдачи дубликата трудовой книжки.
7. Опишите порядок учета движения трудовых книжек.
8. Какие процедуры включает в себя порядок выдачи трудовой книжки при увольнении?
9. В чем состоит технология хранения трудовых книжек?

Тема 7. Формирование и ведение личных дел и учетно-справочных картотек
Личное дело работника, его назначение и порядок расположения документов в нем. Правила ведения и хранения личных дел. Порядок внесения изменений в документы личного дела. Учет личных дел и их выдача во временное пользование. Контрольные карточки.
Назначение и порядок ведения учетно-справочных картотек. Типовая форма № Т-2, ее содержание, порядок заполнения личных карточек. Хранение и архивирование личных карточек.
Использование современных компьютерных технологий ведения и использования учетно-справочных картотек.
Литература: 3: с. 99-125.

Методические указания
Личное дело сотрудника предприятия - основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о сотруднике и его служебной деятельности.
Личное дело должно включать в себя анкетно-биографические документы, а также дополнительные документы. Все документы личного дела подшиваются в обложку (папку) установленного образца. В каждое личное дело вкладывается фотография сотрудника размером 4x6 см.
В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель.
Изъятие во временное пользование из личного дела отдельных документов производится только с разрешения руководителя отдела кадров, об изъятии документа во внутренней описи соответствующего раздела делается запись.
Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.
Дополнение к личному делу - документ, в котором фиксируются сведения о работе со ссылкой на приказы по личному составу. При записи служебных перемещений с понижением обязательно указывается причина этих перемещений в графе “Причина освобождения” (“Назначен с понижением в аттестационном порядке”).
После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение.
Учет работников по своему назначению разделяется на персональный, штатно-должностной и статистический.
На всех лиц, работающих на предприятии, составляются и сводятся в действующую картотеку личные карточки по установленной форме № Т-2.
Персональный учет научных работников ведется по учетной карточке научного работника, форма № Т-4.
К документам штатно-должностного учета относятся штатно-должностная книга и должностная картотека, составленная из должностных карточек. Возможен учет и с использованием ЭВМ.
Статистический учет ведется с целью получения необходимых обобщающих цифровых данных, отражающих качественное и количественное состояние кадров.
На основании этих данных разрабатываются мероприятия по планированию подготовки кадров и обеспечению предприятия специалистами.
В отдельных случаях при малой численности работников на предприятии целесообразно вести алфавитную книгу учета личных дел.
Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения.
Вопросы для повторения и самоконтроля
1. Назначение личного дело работника.
2. Каков порядок расположения документов в личном деле работника.
3. Какие существуют правила ведения и хранения личных дел.
4. Опишите порядок внесения изменений в документы личного дела.
5. Как осуществляется учет личных дел и каковы правила их выдачи во временное пользование.
6. Виды, назначение и содержание учета работников.
7. Какие документы используются для учета работников?
8. Какова структура типовой формы № Т-2.
9. Содержание, порядок заполнения личных карточек
10. Как происходит хранение и архивирование личных карточек.
11. Основные направления использования современных компьютерных технологий ведения и использования учетно-справочных картотек.

Тема 8. Документирование оценки деятельности работников
Аттестация и присвоение квалификационных разрядов как формы оценки деятельности работников. Документы этапа подготовки к аттестации.
Содержание и правила составления характеристики, рекомендации, рекомендательного письма.
Правила составления приказов о поощрении, премировании, о наложении взыскания. Оформление Представления о поощрении работника.
Литература: 2: с. 235-242.

Методические указания
Основным методом оценки деятельности работников является аттестация.
Аттестация - определение степени соответствия уровня квалификации работника квалификации выполняемой им работы (функции). В ходе подготовки к аттестации руководитель предприятия издает приказ, в котором определяются сроки ее проведения, устанавливается перечень работников, подлежащих аттестации, утверждается состав аттестационных комиссий и график, формулируются задачи руководителей подразделений по обеспечению подготовки, проведения и подведения итогов аттестации.
Подготовка к проведению аттестации состоит из следующих этапов:
• разработка и утверждение графиков проведения аттестации.;
• определение и утверждение состава аттестационных комиссий;
• подготовка необходимых документов на аттестуемых работников (служебная характеристика – отзыв (заключение) на аттестуемого работника);
• утверждение состава экспертных групп (при необходимости).
Проведение аттестации работников включает:
• оценку соответствия квалификационного уровня работника квалификации выполняемой им работы (предъявляемым к работнику требованиям);
• оформление результатов аттестации;
• ознакомление аттестованного работника со всеми итоговыми материалами по его аттестации и принятие соответствующих кадровых решений;
• разработку планов мероприятий по итогам аттестации и осуществление контроля за их выполнением.
На этапе проведения аттестации используются следующие документы: протокол заседания комиссии, аттестационный лист работника.
Аттестация проводится, как правило, в присутствии руководителя структурного подразделения, в котором работает аттестуемый. Аттестационная комиссия проводит беседу с аттестуемым на основе рассмотрения представленных материалов, заслушивает краткое сообщение руководителя подразделения с оценкой работы аттестуемого, которая отражена в характеристике-отзыве. В ходе заседания аттестационной комиссии ведется протокол.
По результатам аттестации работника аттестационная комиссия дает рекомендации по одному из следующих направлений:
 соответствует занимаемой должности;
 соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
 не соответствует занимаемой должности.
Аттестационная комиссия дает также рекомендации по повышению в должности, изменению должностного оклада, поощрению за достигнутые работником успехи, включению в резерв на выдвижение.
Результаты аттестации заносятся в аттестационный лист, который составляется в одном экземпляре и подписывается председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании и принявшими участие в голосовании. Аттестационный лист и характеристика-отзыв на работника, прошедшего аттестацию, хранятся в его личном деле.
Оценка деятельности работника может быть отражена и в таких документах, как характеристика, рекомендация, рекомендательное письмо. Характеристика содержит описание специфических свойств, присущих данной личности. Рекомендательное письмо может быть написано по такой же форме, как и характеристика. В этом случае нужно лишь заменить название “Характеристика” на “Рекомендательное письмо” и в тексте сделать одно дополнение – указать, на каких должностях рекомендуется использовать работника.
Отношение администрации предприятия к работнику находит свое отражение в приказах по личному составу. В приказах о поощрении, премировании, о наложении взыскания обязательно должны быть указаны причины и вид поощрения или взыскания. Основаниями для издания таких приказов обычно являются докладные записки, объяснительные записки, представления о поощрении.

Вопросы для самоконтроля:
1. Сущность и порядок проведения аттестации персонала и присвоения квалификационных разрядов как формы оценки деятельности работников.
2. Какие документы составляются на этапе подготовки к аттестации?
3. Содержание и правила составления графиков проведения аттестации.
4. Какие документы необходимо подготовить на аттестуемых работников?
5. В каких документах оформляются результаты аттестации, их содержание.
6. Каковы содержание и правила составления характеристики,
7. Каковы содержание и правила составления рекомендации и рекомендательного письма.
8. Назовите правила составления приказов о поощрении и премировании.
9. Назовите правила составления приказов о наложении взыскания. Что является основанием для наложения взыскания?
10. Приведите порядок оформление Представления о поощрении работника.

Тема 9. Правила составления документов об отпусках, о командировании работников, материальной ответственности, защите коммерческой тайны
Порядок оформления очередных отпусков. Трудовое законодательство о порядке предоставления и оформления отпусков. Графики отпусков, заявления работника, приказ о предоставлении отпуска.
Порядок оформления документов по командированию работников.
Нормативно-законодательная база заключения договоров о полной материальной ответственности.
Законодательные акты о защите информации. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации. Документы о коммерческой тайне организации. Включение условий о неразглашении сведений, составляющих коммерческую или служебную тайну, в трудовой договор.
Литература: 2: 197-199;217-230.

Методические указания
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск каждому работающему по трудовому договору гарантировано Конституцией РФ – ст. 37 (п.5).
Статья 115 ТК РФ определяет продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в 28 календарных дней. Вместе с тем, есть группы работников, которые в соответствии с трудовым законодательством, учитывающим специфику их занятости или социально-демографические особенности, имеют право на более длительный ежегодный оплачиваемый отпуск.
Основанием для предоставления работнику очередного отпуска может служить его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления. Форма заявления унифицирована, форма графика утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 – форма Т-7.
График отпусков является сводным документом, содержащим информацию о распределении по месяцам календарного года ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации. Документирование процедуры предоставления отпуска оформляется с применением типовой формы Т-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику” или формы Т-6а “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам”.
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 утверждены индивидуальный и сводный приказы о командировании, командировочное удостоверение, единая форма служебного задания и отчета о его выполнении.
Инициативным документом и основанием к приказу о командировании является служебное задание, подписанное руководителем структурного подразделения. Приказ о командировании может быть оформлен на одного или нескольких работников. Для этого разработаны формы Т-9 “Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку” и Т-9а “Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку.
Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них).
Нормативно-законодательной базой заключения договоров о полной материальной ответственности служит Трудовой Кодекс РФ, Положение о материальной ответственности. В соответствии с которыми разрабатываются: Приказы о введении на предприятии коллективной материальной ответственности и о назначении руководителя такого коллектива, Перечень работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, типовые договоры о коллективной (бригадной) и о полной индивидуальной материальной ответственности, перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности, исковое заявление о возмещении ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей.
В ТК РФ вопросам о материальной ответственности посвящен Раздел ХI, в статьях которого устанавливаются общие положения, обязанности сторон трудового договора по материальной ответственности. Заключается с лицом, достигшим 18-летнего возраста, занимающим должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением или применением в процессе производства переданных им ценностей.
Договор о полной материальной ответственности согласно ТК РФ и Положения о материальной ответственности заключается между организацией и работником в письменном виде. Коллективная материальная ответственность вводится в том случае, когда материальные ценности вручаются группе лиц и невозможно определить ответственность каждого работника за причиненный ущерб. Перечень работ, по которым заключается коллективная (бригадная) материальная ответственность определяет следующие работы: кассовые операции, по приему на хранение материальных ценностей на складах, по продаже товаров, по изготовлению машин и аппаратуры, по денежным знакам, по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, по выращиванию сельскохозяйственных животных и др.
Законодательными актами о защите информации являются: Закон РФ об информации, информатизации и защите информации, ТК РФ, Гражданский Кодекс РФ, Указы Президента РФ.
Закон РФ об информации, информатизации и защите информации определяет право доступа к информации, обязанности и ответственность владельцев информационных ресурсов, режим защиты информации и прав субъектов в области информационных процессов и информатизации.
Гражданский Кодекс РФ (ст. 139) установил, что информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.
Коммерческую тайну предприятия определяет перечень, в который входят сведения о производстве, управлении, планах, рынке, партнерах, науке и технике, контрактах, составляющих коммерческую тайну. Для неразглашения коммерческой тайны сотрудники должны заключить обязательство о неразглашении, им должна быть выдана памятка, в которой содержатся данные, отнесенные к коммерческой тайне предприятия, доступ к ним.
Вопросы для самоконтроля:
1. Назовите, какие виды отпусков существуют.
2. Опишите содержание и процедуру действия приказа о предоставлении отпуска.
3. Что указывается в тексте служебного задания?
4. Какова структура “Приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку”?
5. Опишите порядок выдачи, контроля и сдачи командировочного удостоверения.
6. Как в Трудовом Кодексе РФ освящен вопрос о материальной ответственности?
7. Что входит в Положение о материальной ответственности работников?
8. В каких случаях и с кем заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности? Каково содержание такого договора?
9. В каких случаях и с кем заключается договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности? Каково содержание такого договора?
10. Назовите перечень работ, по которым заключается коллективная (бригадная) материальная ответственность
11. Что представляет собой исковое заявление о возмещении ущерба?
12. Что представляет собой законодательными база о защите информации?
13. Какие сведения составляют коммерческую тайну предприятия?
14. Какие документы составляются на предприятии в целях неразглашения коммерческой тайны? Каково их содержание?

Тема 10. Организация работы с кадровыми документами
Понятие документооборота, Группировка документов организации. Основные этапы обработки и движения кадровых документов.
Прием и первичная обработка входящих кадровых документов. Организационные формы работы с кадровыми документами. Способы получения документов. Отметки о поступлении входящих документов. Сортировка документов. Распределение документов.
Правила регистрации поступивших кадровых документов. Особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Формы регистрации документов.
Направления контроля за исполнением кадровых документов.
Направления и формы информационно-справочной работы.
Правила обработки и отправки исходящих кадровых документов. Этапы работы с исходящими документами. Способы отправки документов.
Порядок работы с внутренними кадровыми документами.
Литература: 3: с. 82-125.

Методические указания
Организация работы с документами — это обеспечение рациональных условий для работы с документами с момента получения (создания) документа до сдачи его в архив.
Движение документов в федеральных органах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
В организации документооборота можно выделить три группы документов: поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. Существуют централизованная, децентрализованная и смешанная формы работы с кадровыми документами.
Порядок прохождения документов и операции, должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.
Документы, поступающие на предприятие, в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).
Контроль исполнения кадровых документов включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Форму контроля выбирают, исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.
Одна из главных целей регистрации документов – создание банка данных о документах кадровой службы. Владение всей совокупностью информационно-справочной документации – важнейшая задача организации делопроизводства в кадровой службе. Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.
Документы, отправляемые организацией, в том числе и на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Вопросы для самоконтроля
1. Что входит в понятие документооборота?
2. Что влияет на организацию движения документов?
3. Какие организационные документы определяют порядок движения документов в организации?
4. Каковы основные правила организации документооборота?
5. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов?
6. Какие задачи выполняет регистрация документов?
7. Какие данные о документе записываются в процессе его регистрации?
8. Назовите формы регистрационных документов.
9. В чем преимущества автоматизированной системы регистрации?
10. Какое значение имеет информационно-справочная работа?
11. Назовите этапы работы исполнителя с документов. Какие требования предъявляются к обработке исходящих документов?
12. Какие существуют способы отправки документов?
13. Каков порядок работы с внутренними кадровыми документами?

Тема 11. Формирование дел и хранение документов кадровой службы
Понятия “дело” и “номенклатура дел” как способ классификации и систематизации документов. Назначение номенклатуры дел. Нормативно-методические документы по составлению номенклатуры дел. Виды номенклатуры дел. Основная номенклатура дел кадровой службы. Требования к заголовку дела, к порядку расположения дел. Индексация дел. Унифицированная форма номенклатуры дел организации или структурного подразделения. Порядок рассмотрения и утверждения номенклатуры дел в организации.
Порядок формирования дел кадровой службы. Нормативные документы, регламентирующие формирование дел. Оформление обложки дел. Требования к формированию дел. Порядок систематизации документов внутри дела. Правила изъятия документов из дела.
Порядок текущего хранения дел в структурных подразделениях. Последовательность расположения дел на полках, в шкафах, с использованием подвесной системы. Правила выдачи дел или документов из дел.
Порядок обработки дел для последующего их хранения и использования. Проведение экспертизы ценности документов. Группировка дел в зависимости от срока их хранения. Акт об уничтожении документов. Порядок оформления дела для его хранения в зависимости от срока хранения. Составление описей дел. Сдача дел в архив. Сроки хранения основных управленческих документов. Административная ответственность руководителя за нарушение действующего законодательства по архивному делу.
Литература: 2: с. 309-317.

Методические указания
Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Номенклатурой дел называют систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Существуют три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная (конкретная), сводная номенклатура дел организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о федеральном органе исполнительской власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов: 1) определение круга документов для включения в номенклатуру; 2) составление заголовка (наименований) дел; 3) разработка классификационной схемы номенклатуры, то есть порядка расположения дел; 4) определение сроков хранения дел; 5) определение системы индексации и установление индексов дел; 6) оформление и удостоверение номенклатуры дел.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать определенные правила. Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.
Свои требования предъявляются к формированию дел: по срокам хранения, по периоду, формирования дела, по толщине дела
Отделам кадров рекомендуется вести номенклатуру дел, в которую включаются руководящие нормативные документы вышестоящих органов (приказы, постановления, указания по вопросам работы с кадрами), штатное расписание, приказы по личному составу, план работы отдела кадров и отчет о его выполнении (копии), протоколы, положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников отдела (копии), копия годового отчета предприятия по работе с кадрами, материалы профессиональной учебы, переписка с другими организациями по кадровым вопросам, нормативные документы по назначению пенсий, описи личных дел сотрудников, передаваемых в архив, картотека трудовых книжек, алфавитные карточки персонального учета кадров и др.
Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения руководителя отдела кадров, об изъятии документа во внутренней описи соответствующего раздела делается запись.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. Дела кадровой службы подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками отдела кадров.
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятий, подлежит передаче в ведомственный архив.
Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

Вопросы для самоконтроля
1. Что такое номенклатура дел, для чего она используется?
2. Каковы общие требования к номенклатуре дел?
3. Назовите виды и содержание номенклатур дел.
4. Каков порядок составления номенклатуры дел?
5. Какие требования предъявляются к заголовкам дел?
6. Как оформляется номенклатура дел и определяются сроки хранения дел?
7. Что понимается од формированием дел?
8. Что включает в себя номенклатура дел кадровой службы?
9. Как располагаются документы внутри дела?
10. Каков порядок хранения дел?
11. Каков порядок выдачи документов и дел во временное пользование?
12. Что понимается под экспертизой ценности документов? Каковы основные критерии оценки документов?
13. Кто проводит экспертизу ценности документов, каков порядок проведения экспертизы ценности документов?
14. Как оформляется акт на уничтожение документов?
15. Как оформляются дела временного, долговременного и постоянного хранения?
16. Как оформляется обложка дела?
17. Каков порядок составления и оформления описей дел?
18. Каков порядок передачи дел в архив?
19. Какие установлены сроки хранения управленческих документов?

5. КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ И
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ИХ ВЫПОЛНЕНИЮ

Формой контрольного задания, которое необходимо будет выполнить студенту-заочнику является реферат. Выбор варианта темы реферата производится на основе первой буквы фамилии студента и осуществляется из таблицы. Реферат должен состоять из введения, основной части, заключения и списка литературы. При написании реферата студентам необходимо:
• уточнить актуальность, определить цель исследуемой проблемы и круг вопросов, подлежащих разрешению;
• собрать информацию по существу темы реферата из научной, учебной и учебно-методической литературы;
• изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения рассматриваемых вопросов;
• изучить аналогичные документы;
• составить проект документа и сам документ (если того требует тема реферата).
Объем реферата – 15-20 листов машинописного текста, шрифт № 14 Times New Roman (через 1,5 интервала); параметры страницы (поля) для бумаги формата А-4: верхнее – 2 см, нижнее – 2 см, левое – 2 см, правое – 2 см.

Тематика рефератов
01. Возникновение и развитие делопроизводства.
02. История делопроизводства в учреждениях России.
03. Государственное делопроизводство в советскую эпоху.
04. Основы современного делопроизводства.
05. Законодательное регулирование делопроизводства.
06. Трудовой Кодекс: трудовые права и обязанности работников.
07. Организация работы секретаря-референта.
08. Законодательные основы использования информации.
09. Государственные стандарты в области делопроизводства.
10. Нормативно-методическое регулирование в работе кадровых служб.
11. Технология создания документа.
12. Документ, его виды и правила составления.
13. Особенности языка и стиля служебных документов.
14. Правила орфографии, морфологии и грамматики при составлении документов.
15. Современное деловое письмо.
16. Основные нормы официально-делового стиля документов.
17. Основные требования к бланкам документов.
18. Состав реквизитов документов.
19. Редактирование текста: этапы, принципы, виды.
20. Корректурные знаки и правила их применения.
21. Особенности подготовки и оформления организационных документов.
22. Особенности подготовки и оформления распорядительных документов.
23. Особенности подготовки и оформления информационно-справочных документов.
24. Особенности подготовки документов на компьютере.
25. Организация службы делопроизводства.
26. Типовые организационные структуры службы делопроизводства.
27. Роль и значение регистрации документов в организации делопроизводства.
28. Автоматизированные системы регистрации.
29. Документооборот, его развитие и нормативно-методическая регламентация.
30. Роль делопроизводства в управлении персоналом.
31. Значение кадровой документации в организации.
32. Систематизация и хранение кадровой документации.
33. Понятие и виды номенклатуры дел.
34. Состав кадровой документации.
35. Кадровые картотеки.
36. Документы по личному составу.
37. Документы, оформляющие трудовые отношения.
38. Трудовой договор, содержание, порядок заключения.
39. Документирование движения кадров.
40. Унификация кадровых документов.
41. Личные дела сотрудников: состав, формирование и хранение.
42. Специальная документация кадровой службы.
43. Состав и назначение должностной инструкции.
44. Организация работы кадровых служб с письмами и обращениями граждан.
45. Документы для внутреннего пользования, разрабатываемые службой управления персоналом.
46. Документы о материальной ответственности.
47. Сроки хранения кадровых документов.
48. Дисциплинарные взыскания и поощрения: порядок оформления.
49. Документирование оценки деятельности персонала.
50. Контроль за исполнением кадровых документов: назначение, виды, формы.
51. Оформление копий документов.
52. Подготовка дел к архивному хранению.
53. Правила передачи дел в архив.
54. Архивное хранение.
55. Трудовые книжки работников.






Первая буква фамилии студента № темы реферата из списка
А-Г 1, 10, 19, 28, 37, 46.
Д-Ж 2, 11, 20, 29, 38, 47, 55.
З-К 3, 12, 21, 30, 39, 48.
Л-Н 4, 13, 22, 31, 40, 49.
О-Р 5, 14, 23, 32, 41, 50.
С-У 6, 15, 24, 33, 42, 51.
Ф-Ч 7, 16, 25, 34, 43, 52.
Ш-Щ 8, 17, 26, 35, 44, 53.
Э-Я 9, 18, 27, 36, 45, 54.

6. КРАТКИЙ ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ

Акт – информационно-справочный документ, подтверждающий факты, события, действия.
Анкета – форма унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.
Архив – структурное подразделение организации, занимающееся хранением, учетом и использованием документов, законченных в делопроизводстве.
Аттестационный лист – документ, в который заносятся результаты аттестации (подписывается председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии).
Бланк документа – лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.
Виза – подпись с проставлением даты, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
График отпусков – внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам организации.
Дело – исполненные документы, помещенные в отдельную папку для хранения, единица хранения в архиве.
Делопроизводство – отрасль управленческого деятельности в организациях различного вида, связанная с работой над документами.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документирование – процесс создания и оформления документа.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Должностная инструкция – документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность.
Личная карточка формы Т-2 – трафаретная форма, которая заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре, на основании соответствующих документов (паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома и т.д.).
Личное дело – систематизированный комплекс документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Опись дел – систематизированный перечень заголовков дел.
Оформление документов – соблюдение их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.
Положение о подразделении (отделе, бюро, группе и т.п.) – документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения кадровой службы: его задача, функции, права, ответственность.
Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов или событий.
Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец, эталон, модель”, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.
Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ.
Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности работника.
Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере.
Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.




Узнать цены!

Сделать заказ!

Главная / Методички / ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ ПРОГРАММА И КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ