LiveZilla Live Help
заказать сейчас
МЕТОДИЧКИ


Далее...

КОНТАКТЫ:
Тел.: (495) 507-98-54
          (499) 917-07-23

м. Таганская,
ул. Воронцовская,
д. 4 корп. 3, оф. 613

E-mail: superdiplom@mail.ru

ICQ-консультант

ЧАСЫ РАБОТЫ:
пон. - пт.: 09.00 - 18.00
суббота - выходной
воскресенье - выходной

 

Реклама на сайте: бухгалтерское обслуживание заказать реферат заказать диплом

УНИВЕРСИТЕТ НАТАЛЬИ НЕСТЕРОВОЙ
КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ
Л.В. Зайцева, Е.И. Константинова, Ю.М. Носков
Информационные технологии
в управлении
Учебное пособие
для проведения компьютерного практикума
Рекомендовано Министерством общего и профессионального образо-
вания Российской Федерации в качестве учебного пособия для студентов
высших учебных заведений
Москва
2004
2
Зайцева Л.В., Константинова Е.И., Носков Ю.М.
Информационные технологии в управлении. Учебное пособие для
проведения компьютерного практикума. - М., 2004.
Учебное пособие предназначено для студентов экономического фа-
культета, изучающих курс "Информационные технологии в управлении",
а также для студентов других факультетов, осваивающих в курсе "Ин-
форматика" компьютерные технологии использования СУБД.
Пособие включает программу курса, комплект практических заданий
с объяснением способов их выполнения. Теоретические положения иллю-
стрируются на примере СУБД Access, входящей в состав популярного
пакета прикладных программ MS Office. Для эффективного текущего
контроля знаний студентов предлагаются контрольные задания по всем
темам и тестовые задания.
Для студентов очного и заочного отделений
Редактор - Л.И. Турусова
 Зайцева Л.В., Константинова Е.И., Носков Ю.М., 2004
 Университет Натальи Нестеровой, 2004
3
Содержание
1. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ
СИСТЕМЫ..................................................................................................... 6
1.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ........................................................................ 6
1.2. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ (СУБД)............................. 8
1.3. ВИДЫ МОДЕЛЕЙ ДАННЫХ................................................................ 10
2. СУБД ACCESS..................................................................................... 13
2.1. ХАРАКТЕРИСТИКА СУБД ACCESS .................................................. 13
2.2. КОМПОНЕНТЫ СУБД ACCESS ........................................................ 15
2.2.1. Таблицы .................................................................................. 15
2.2.2. Запросы и выборки ................................................................ 15
2.2.3. Формы .................................................................................... 16
2.2.4. Отчеты.................................................................................. 16
2.2.5. Макросы, модули ................................................................... 16
2.3. КОНТЕКСТНО-ЗАВИСИМАЯ СПРАВКА.............................................. 16
3. ОСНОВЫ ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ C СУБД ACCESS............. 17
3.1. ЗАПУСК ПРОГРАММЫ ACCESS......................................................... 17
3.2. ТИПОВАЯ СТРУКТУРА ИНТЕРФЕЙСА................................................ 17
3.2.1. Вид экрана.............................................................................. 17
3.2.2. Настройка интерфейса........................................................ 18
3.3. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ ............................................................... 18
3.4. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №1......................................................... 20
4. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ........................................................................ 26
4.1. САМОСТОЯТЕЛЬНОЕ СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ......................................... 26
4.1.1. Задание имён полей ............................................................... 27
4.1.2. Выбор типа данных............................................................... 27
4.1.3. Установка свойств полей..................................................... 27
4.1.4. Редактирование структуры таблицы................................ 28
4.1.5. Определение ключа................................................................ 28
4.1.6. Сохранение на диске структуры таблицы......................... 29
4.2. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №2......................................................... 29
4.3. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА ................................... 32
5. СВЯЗИ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ...................................................... 33
5.1. ТИПЫ СВЯЗЕЙ.................................................................................. 33
5.2. ОСНОВНЫЕ ПРИЕМЫ РАБОТЫ СО СХЕМОЙ ДАННЫХ....................... 34
5.3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №2 (ПРОДОЛЖЕНИЕ) ............................. 34
4
6. ЗАПОЛНЕНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ.................................................... 37
6.1. ВВОД ДАННЫХ В РЕЖИМЕ ТАБЛИЦЫ............................................... 37
6.2. РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В ТАБЛИЦАХ....................................... 37
6.3. ПЕРЕМЕЩЕНИЕ В ТАБЛИЦЕ ............................................................. 38
6.4. ИЗМЕНЕНИЕ МАКЕТА ТАБЛИЦЫ ...................................................... 38
6.5. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №3......................................................... 39
7. ОБРАБОТКА ДАННЫХ В ТАБЛИЦАХ......................................... 46
7.1. ПОИСК И ЗАМЕНА ДАННЫХ ............................................................. 46
7.2. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №4......................................................... 46
7.3. СОРТИРОВКА И ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ ........................................... 48
7.4. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №4 (ПРОДОЛЖЕНИЕ) ............................. 48
8. ЗАПРОСЫ И ВЫБОРКИ................................................................... 51
8.1. САМОСТОЯТЕЛЬНОЕ СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ..................................... 52
8.2. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА ............................... 53
8.3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №5......................................................... 54
8.4. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №6......................................................... 60
8.5. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №7......................................................... 64
9. СОЗДАНИЕ И ОБРАБОТКА ФОРМ .............................................. 70
9.1. САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАЗРАБОТКА ФОРМ......................................... 70
9.2. РАЗРАБОТКА ФОРМ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА.................................... 72
9.3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №8......................................................... 73
9.4. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №9......................................................... 78
10. ВЫВОД ИНФОРМАЦИИ ИЗ БАЗЫ ДАННЫХ ....................... 85
10.1. САМОСТОЯТЕЛЬНОЕ СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА..................................... 86
10.2. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА................................ 87
10.3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №10................................................... 88
11. МАКРОСЫ И МОДУЛИ............................................................... 94
11.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ О МАКРОСАХ............................................ 94
11.2. РАЗРАБОТКА МАКРОСОВ.............................................................. 95
11.2.1. Разработка простых макросов ........................................... 95
11.2.2. Условия в макросах................................................................ 96
11.3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №11................................................... 96
11.4. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ О МОДУЛЯХ.............................................. 99
11.5. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №11 (ПРОДОЛЖЕНИЕ) ....................... 99
11.6. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ № 12................................................ 101
5
12. ТЕМАТИЧЕСКИЕ КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ ПО КУРСУ103
12.1. ТЕМЫ: САМОСТОЯТЕЛЬНОЕ СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ.
САМОСТОЯТЕЛЬНОЕ КОНСТРУИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ И ИХ ЗАПОЛНЕНИЕ.
СОЗДАНИЕ МЕЖТАБЛИЧНЫХ СВЯЗЕЙ........................................................ 103
12.2. ТЕМЫ: СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА.
РЕДАКТИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦ. ВЕДЕНИЕ БАЗ ДАННЫХ............. 108
12.3. ТЕМЫ: ПОИСК, БЫСТРАЯ СОРТИРОВКА И БЫСТРАЯ ФИЛЬТРАЦИЯ
ДАННЫХ 109
12.4. ТЕМА: ЗАПРОСЫ И ВЫБОРКИ..................................................... 110
12.5. ТЕМА: ФОРМЫ .......................................................................... 111
12.6. ТЕМА: ОТЧЕТЫ.......................................................................... 114
12.7. ТЕМЫ: МАКРОСЫ И МОДУЛИ.................................................... 115
13. ПРОГРАММА КУРСА................................................................. 116
13.1. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ......................................................................... 116
13.2. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КУРСА....................................... 117
13.3. ЛИТЕРАТУРА.............................................................................. 118
13.3.1. Основная литература......................................................... 118
13.3.2. Дополнительная литература............................................. 118
13.4. ПРОГРАММА ЛЕКЦИОННЫХ ЗАНЯТИЙ....................................... 118
13.5. ПРОГРАММА КОМПЬЮТЕРНОГО ПРАКТИКУМА ......................... 122
13.6. ВОПРОСЫ ДЛЯ ОЦЕНКИ КАЧЕСТВА ЗНАНИЙ СТУДЕНТОВ.......... 123
14. ВОПРОСЫ ДЛЯ ТЕСТИРОВАНИЯ ПО КУРСУ................... 126
14.1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ............ 126
14.2. ТАБЛИЦЫ В БАЗАХ ДАННЫХ...................................................... 128
14.3. ЗАПРОСЫ В БАЗАХ ДАННЫХ....................................................... 132
14.4. ФОРМЫ В БАЗАХ ДАННЫХ СУБД ACCESS .............................. 136
14.5. ОТЧЕТЫ В БАЗАХ ДАННЫХ......................................................... 139
14.6. МАКРОСЫ И МОДУЛИ................................................................ 140
14.7. ОСНОВЫ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ.............................................. 142
14.8. АДМИНИСТРИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ. СИСТЕМЫ
С УДАЛЕННЫМ ДОСТУПОМ........................................................................ 144
15. КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ ПО КУРСУ................................ 147
16. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.................. 164
6
1. Автоматизированные информационные
системы
1.1. Основные понятия
Уже на ранних этапах развития вычислительной техники возникли два
основных направления ее использования.
Первое направление - применение вычислительной техники для вы-
полнения сложных численных расчетов, характерных, например, для за-
дач математической физики и астрономии.
Становление этого направления способствовало интенсификации ме-
тодов численного решения сложных математических задач, развитию
процедурных языков программирования, таких, как Паскаль и Бейсик, а
также разработке новых архитектур ЭВМ.
Второе направление - использование средств вычислительной техни-
ки в автоматических или автоматизированных информационных сис-
темах.
Характерные особенности данного направления:
• большой объем и высокая стоимость хранимой и обрабатываемой ин-
формации;
• относительно несложные алгоритмы обработки данных;
• наличие большого числа однотипных задач, связанных, в основном, с
поиском информации, удовлетворяющей заданному критерию.
Автоматизированная информационная система (АИС) - это функцио-
нирующий на основе ЭВМ и других технических средств информатики
комплекс, обеспечивающий сбор, хранение, актуализацию и обработку
информации в целях поддержки какого-либо вида деятельности.
Основные задачи АИС состоят в следующем:
• обеспечение надежного хранения информации в памяти компьютера;
• выполнение ряда специфических преобразований информации и/или
вычислений, необходимых для работы конкретных приложений;
• предоставление пользователям удобного и легко осваиваемого интер-
фейса.
7
Примеры информационных систем:
• банковские;
• резервирования авиационных или железнодорожных билетов;
• резервирования мест в гостиницах;
• управления хозяйственными и техническими объектами;
• автоматизации проектирования и производства;
• обучающие;
• комплексы для научных исследований;
• компьютеризованные тренажеры.
АИС функционирует самостоятельно или является компонентом более
сложной системы, например, автоматизированной системы управления
предприятием или комплекса экономико-математических моделей.
В зависимости от характера информационных ресурсов, с которыми
имеют дело такие системы, различают два класса АИС: документальные
и фактографические. На практике используются также системы комби-
нированного типа.
В таблице представлены основные особенности АИС указанных клас-
сов.
Особенности АИС
Тип системы Документальная Фактографическая
Объект хране-
ния
Документ на естественном
языке
Совокупность отдельных
фактов
Частота из-
менения ин-
формации
Невысокая, поскольку тек-
сты документов изменяют-
ся редко
Высокая, поскольку со-
держит актуальную ин-
формацию об объектах
Способ поиска
информации
По ключевым словам, от-
ражающим содержание
документа
Непосредственно по
данным, хранимым в
АИС
Примеры сис-
тем
1. АИС, содержащая ста-
тьи, монографии, учебники
по информатике.
2. АИС, содержащая за-
конодательные акты по
налогообложению.
АИС "Бухгалтерия"
АИС "Кадры"
АИС "Налоги"
8
1.2. Система управления базой данных (СУБД)
Рассмотрим некоторое предприятие, например, авиалинию. Оно рас-
полагает большим количеством данных, хранимых в течение длительных
периодов времени в ЭВМ. Информационные потребности предприятия
обслуживаются АИС обоих типов.
Содержание фактографической АИС
• Сведения о пассажирах, рейсах, самолетах и о персонале
• Отношения, например, продажа билетов (каким пассажирам, на какие
рейсы и места проданы билеты), формирование экипажей (кто являет-
ся командиром корабля, вторым пилотом и т.д., на каком рейсе) и ре-
гистрация технического обслуживания (когда и кем обслуживался ка-
ждый самолет в последний раз).
Содержание документальной АИС
Документы, содержащие:
• техническое описание используемых самолетов и аппаратуры;
• нормы и правила их эксплуатации и обслуживания;
• различные законодательные акты.
Следует также организовать систему словарей, обеспечивающую бы-
стрый поиск нужного документа по ключевым словам, например, ключе-
вое понятие "периодичность технического обслуживания двигателя"
должно соответствовать всем документам, в которых содержится сущест-
венная информация по этому вопросу.
Данные подобного рода, хранимые в ЭВМ, называются базой данных.
Для использования и(или) модификации этой информации одним или
несколькими пользователями разрабатываются программные комплексы,
называемые системами управления базой данных (СУБД), которые обес-
печивают надежное хранение больших объемов данных сложной струк-
туры во внешней памяти ЭВМ и эффективный доступ к ним в процессе
решения задач, рациональное использование вычислительных ресурсов.
СУБД служит по существу посредником между пользователями и базой
данных. При этом в качестве пользователей могут выступать, в частности,
и различные программные модули систем обработки данных. Появление
развитых СУБД общего назначения практически избавило разработчиков
информационных систем от необходимости заботиться каждый раз о соз-
дании весьма сложных программных компонентов, обеспечивающих
управление данными.
Введенное понятие нуждается в некотором уточнении. Современная
база данных - это комплекс, состоящий из следующих компонентов.
9
Название ком-
понента
Назначение компонента
Данные, обычно в
виде совокупно-
сти таблиц
Упорядоченное хранение информации большого
объема, например, таблица: номер рейса, пункт на-
значения, время отправления, время прибытия, но-
мер экипажа
Запрос Получение информации по заданным критериям и в
нужном порядке; модификация данных, например,
количество пассажиров моложе 18 лет на борту
самолета, рейс № 12345 29.08.99
Форма Удобное представление информации на экране и
удобный ввод данных, например, окно, содержащее
поля ввода данных о пассажирах и элементы управ-
ления
Отчет Документ, построенный по определенной структуре
и содержащий информацию из одной или несколь-
ких таблиц, например, отчет о перевозках пассажи-
ров с диаграммами, иллюстрирующими динамику
изменения числа пассажиров в течение квартала на
различных рейсах
Макрос Последовательность инструкций СУБД для выпол-
нения часто повторяющихся действий, например,
открытие и обработка нескольких таблиц для поис-
ка оптимального рейса для пассажира.
Модуль Программа на языке программирования, встроен-
ном в СУБД, например, программа для вывода на
экран сообщения об ошибке ввода
Главное назначение СУБД - обеспечение пользователя средствами,
позволяющими оперировать данными в терминах, не связанных со спосо-
бами их хранения в ЭВМ. Более точно: СУБД обеспечивает несколько
уровней представления данных и интерфейс между этими уровнями. Важ-
нейшими являются физический и концептуальный уровни.
Физический уровень представления данных - это способ их хранения
во внешней памяти ЭВМ. На этом уровне система оперирует такими по-
нятиями, как файл, запись, указатель и так далее. Обычный пользователь
системы эти понятия не применяет: нет необходимости знать, что делает
СУБД при вводе новой информации в таблицу или при ее удалении.
10
Концептуальный уровень - это способ представления данных для
пользователя. На этом уровне актуальны такие понятия, как таблица, ее
заголовок, ее структура, ее строка, элемент таблицы. Фактически интер-
фейс между физическим и концептуальным уровнями - это связь между
представлением данных на экране или на бумаге и файловой системой,
которая является одной из частей операционной системы компьютера.
Кроме рассмотренной выше, СУБД должна выполнять ещё ряд других
функций, важнейшими из которых являются следующие.
1. Обеспечение секретности. Не каждый пользователь должен иметь
доступ ко всем данным. Например, сведения о зарплате работников
должны быть доступны только руководителям, обладающим таким
правом.
2. Защита целостности данных. СУБД может проверять некоторые
ограничения непротиворечивости данных, то есть требуемые свойст-
ва. Например, требование, чтобы число пассажиров, которым прода-
ны билеты на определенный рейс, не превышало вместимости само-
лета, или чтобы возраст пассажира был положительным числом.
3. Синхронизация. Часто несколько одновременно выполняемых про-
грамм осуществляют доступ к одной и той же базе данных. СУБД
должна обеспечивать защиту от нарушений непротиворечивости дан-
ных. Например, два агента по продаже билетов запрашивают место
на рейс 12345, обращаясь к одной и той же программе. Если СУБД не
будет обрабатывать эти два обращения (называемые транзакциями)
последовательно, то два пассажира могут получить одно и то же ме-
сто.
4. Защита от отказов и восстановление. В СУБД предусмотрены
средства, обеспечивающие регулярное создание копий базы данных
для ее восстановления после устранения сбоев оборудования или
ошибок программного обеспечения.
1.3. Виды моделей данных
Предметная область АИС - это часть реального мира, отображаемая
средствами системы. Так, предметной областью системы "Кадры" являет-
ся множество сотрудников фирмы. При разработке АИС необходимо
учитывать информационные потребности пользователей системы. На-
пример, АИС, создаваемые для работников отдела кадров и для органов
милиции, могут содержать различные сведения об одних и тех же людях:
то, что существенно для одного круга пользователей (цвет глаз человека
для работников уголовного розыска), несущественно для других и наобо-
рот.
Объект - это базовое понятие, не имеющее строгого определения. Го-
ворят, что объект - это нечто существующее и различимое. Например,
11
объектами являются каждый человек и каждый самолет. Если предметная
область содержит обобщения, то и объектами будут понятия более высо-
кого уровня абстракции, например, человек как биологический вид, насе-
комое, растение, рыба. Группа всех подобных объектов образует набор
объектов.
Связь между наборами объектов представляет собой упорядоченный
список наборов объектов. Например, рассмотрим наборы объектов "слу-
жащие" и "отделы". Между этими двумя наборами может существовать
связь "является руководителем". Эта связь может быть записана в сле-
дующей форме:
является руководителем(отдел(i), служащий(j))
Типы связей. При проектировании базы данных необходима класси-
фикация связей в соответствии с выражением:
Тип связи: X:Y,
где X - число объектов из одного набора,
Y - соответствующее им число объектов из связанного с ним набо-
ра.
Наиболее простой и редко встречающийся тип связи - это 1:1, то есть
в данном случае X=Y=1. Например, поскольку каждое государство имеет
ровно одну столицу и ни один город не может быть столицей более чем
одного государства, то по названию государства однозначно определяет-
ся столица этого государства и наоборот. Следовательно, связь "являет-
ся столицей" между наборами объектов "страны" и "города" относит-
ся к указанному типу. То же можно сказать и о связи "является руково-
дителем", если никто не руководит более чем одним отделом и у каждо-
го отдела ровно один руководитель.
Чаще встречается связь типа 1:N, называемая также "один ко мно-
гим". Например, связь "является городом страны" между набора-
ми"страны" и "города" обычно принадлежит к данному классу, по-
скольку в стране может быть несколько городов, но город находится
только в одной стране. Иначе говоря, по названию города мы однозначно
определяем страну, но не наоборот. Связь "является сотрудником от-
дела" также обычно можно отнести к указанному типу: указав сотрудни-
ка, можно однозначно определить номер отдела, в котором он работает, а
номер отдела соответствует многим сотрудникам.
На практике приходится также иметь дело со связями типа M:N, то
есть "многие ко многим". Примером такой связи является связь "экспор-
тируют" между наборами объектов "страны" и "продукты", поскольку
страна обычно экспортирует более одного продукта и несколько стран
экспортируют одинаковые продукты. Это значит, что, в отличие от пре-
12
дыдущих примеров, назвав страну, нельзя однозначно определить выво-
зимый ею продукт и наоборот, по названию продукта нельзя однозначно
определить страну - экспортёра.
Модель данных является средством описания наборов объектов и свя-
зей между ними. Существуют три основных модели, которые использу-
ются в АИС.
• Сетевая модель представляет собой граф общего вида, в котором
вершины отображают множества однородных объектов (например,
все рейсы, или все самолеты), а ребра - связи между объектами (на-
пример, назначение конкретного самолета на конкретный рейс). Ка-
ждый элемент может быть связан с любым другим элементом.
• Иерархическая модель представляет собой дерево, в котором верши-
ны отображают группы объектов, а ребра - отображают наличие свя-
зи (типа 1:1, или 1:N). Рассмотрим, например, группы объектов "рей-
сы самолетов" и "пассажиры". Очевидно, что между этими груп-
пами имеется связь 1:N. В этом случае корнем дерева будет являться
вершина, отображающая номер рейса, а листьями - вершины, соот-
ветствующие пассажирам, которые летят этим рейсом.
• Реляционная модель базируется на понятии отношения. Например,
сведения о продаже билетов могут быть представлены отношением,
состоящем из троек:
(Номер_рейса, Дата, Пассажир).
Такое отношение представляется в виде одной таблицы или совокуп-
ности связанных между собой таблиц.
В настоящее время почти все СУБД, разработанные для персональных
компьютеров, используют реляционную модель данных. Примеры таких
СУБД: Oracle, dBase, Foxpro, Paradox, Access.
Обычно база данных содержит не одну, а несколько связанных между
собой таблиц. Целью такой сложной организации является в первую оче-
редь уменьшение избыточности. Поясним это на примере. Пусть АИС
предназначена для обслуживания коммерческой деятельности некоторой
фирмы. Если сведения о закупках изделий сосредоточить в одной табли-
це, то ее структура будет, например, такой:
Тип изде-
лия
Цена Поставщик Адрес по-
ставщика
Банковский счет
поставщика
Предположим, что одна и та же фирма поставляет изделия нескольких
различных типов. Тогда информацию в колонках 3, 4 и 5 придется дубли-
ровать, то есть будет высокая степень избыточности. Разобьем нашу таб-
лицу на две, в соответствии со схемой:
13
Поставщик Адрес поставщика Банковский счет поставщика
Связь
Поставщик Тип изделия Цена
В этом случае сведения о каждом поставщике будут находиться толь-
ко в первой таблице и не будут дублироваться. Чтобы сохранить инфор-
мацию о том, какая фирма поставляет какие изделия, нужно связать эти
таблицы. Поле ПОСТАВЩИК должно содержать либо название фирмы,
либо ссылочный номер. В первой (главной) таблице не должно быть двух
одинаковых записей в этой графе. Мы видим, что в данном случае имеет-
ся связь вида 1:N, и что поле ПОСТАВЩИК для главной таблицы являет-
ся ключом. Ключ - это уникальная метка, которая однозначно определяет
запись.
Если база данных содержит несколько связанных таблиц, то она оп-
ределяется структурой каждой таблицы и схемой связей между таблица-
ми.
2. СУБД Access
2.1. Характеристика СУБД Access
Access – это система управления базами данных (СУБД). Как и другие
продукты этой категории, Access предназначена для хранения и получе-
ния данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто вы-
полняемых операций (например, для ведения счетов, учета материальных
ценностей, планирования и т.п.). Используя Access, можно разрабатывать
удобные формы ввода данных, обрабатывать данные, а также составлять
всевозможные сложные отчеты.
С другой стороны, Access является мощным приложением Windows.
Впервые производительность СУБД соответствует возможностям такой
развитой операционной оболочки, как Microsoft Windows. Поскольку и
Windows, и Access – продукты фирмы Microsoft, они очень хорошо взаи-
модействуют друг с другом. Система Access работает под управлением
Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access.
Это означает, что можно перемещать, копировать и вставлять данные из
любого приложения Windows в приложение Access и наоборот. Более
того, возможно создать форму в конструкторе форм Access и вставить ее
в конструктор отчетов. Наконец, используя объекты OLE-технологии
(Object Linking and Embending – связывание и внедрение объектов) в
14
Windows и продукты, которые вместе с Access входят в состав Microsoft
Office (Excel, и Word), и интегрируя Access с этими продуктами, можно
превратить ее в настоящую операционную среду баз данных.
В то же время Access – это реляционная СУБД. Напомним, что одним
из главных преимуществ реляционных СУБД является возможность по-
лучения доступа к любым данным любого типа и одновременной обра-
ботки информации, хранимой в нескольких связанных таблицах. Исполь-
зование реляционной СУБД позволяет упростить структуру данных и та-
ким образом облегчить выполнение работы. Можно связать таблицу
Access с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере, а так-
же использовать таблицу, созданную в Paradox или dBASE. Можно быст-
ро и без малейших проблем комбинировать данные Access с данными
Excel и Word.
Система Access – это набор инструментов конечного пользователя
для управления базами данных. В Access входят конструкторы таблиц,
форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как
среду для разработки приложений. Макросы являются удобным средст-
вом создания ориентированных на пользователя приложений, которые не
уступают программам, созданным с помощью "полноценных" языков
программирования. Предусмотрена возможность использования в макро-
сах таких элементов управления, как кнопки, меню и диалоговые окна.
Программируя на Visual Basic Application (VBA), разработчик может соз-
давать такие же мощные программы, как сама Access. Более того, многие
средства Access, например "Мастера" и "Конструкторы", написаны на
VBA.
15
2.2. Компоненты СУБД Access
2.2.1. Таблицы
Основным структурным компонентом базы данных является таблица.
База данных может содержать одну или несколько таблиц. Таблица явля-
ется местом сбора данных по каждой из тематик. Например: таблица
"Склад”, таблица “Клиенты”, таблица “Заказы”.
На основе данных, хранящихся в таблицах, строятся формы, запросы
и отчеты.
Данные в таблицах организованы по строкам (записям) и столбцам
(полям). Каждая категория информации, помещенной в таблицу, называ-
ется ПОЛЕМ. Каждое поле имеет уникальное имя в этой таблице.
Прежде, чем в таблицу заносятся данные, должна быть создана струк-
тура этой таблицы, т.е. определен порядок следования полей и заданы для
каждого поля характеристики (например, размер, тип данных и др.).
Затем вносятся данные, помещаемые в ЗАПИСИ. Каждая строка таб-
лицы соответствует отдельной записи.
Например, таблица “Клиенты”, содержит данные о клиентах фирмы.
Фамилия Имя Отчество Паспорт Личный
код
Иванов Иван Иванович XXX-МЮ 7777 120
Кутепов Павел Павлович VVV- МЮ 3333 121
Иванов Сергей Сергеевич III- МЮ 5555 122
Данные могут храниться в нескольких таблицах. Таблицы объединя-
ются путем установления связей.
Установление связей между отдельными таблицами (вместо того, что-
бы хранить всю информацию в одной большой таблице) позволяет избе-
жать дублирования данных, экономит память компьютера и ускоряет ра-
боту с базой.
2.2.2. Запросы и выборки
Преимущество базы данных состоит в простоте сортировки и выборки
(фильтрации) данных по определенному критерию. Подмножество базы
данных, отвечающее критерию, называют выборкой, а конкретные крите-
рии поиска - запросом.
з
апис
и
поля
16
Поиск и отбор нужной информации можно производить с использова-
нием запросов. Запрос представляет собой вопрос о данных, хранящихся
в таблицах, или инструкцию на отбор записей, подлежащих изменению.
2.2.3. Формы
Для удобства работы с данными создаются “формы” редактирования и
просмотра. Преимущество формы для ввода и редактирования данных
состоит в простоте и наглядности. В них можно отобразить всю инфор-
мацию каждой записи. В формах пользователь самостоятельно определя-
ет поля для представления конкретной информации.
2.2.4. Отчеты
Отчеты создаются для удобного вывода информации, как на принтер,
так и на экран. В отчете данные могут группироваться, сортироваться и
вычисляться.
2.2.5. Макросы, модули
При помощи макросов можно автоматизировать выполнение отдель-
ных повторяющихся действий, не погружаясь в программирование, и
расширить функциональные возможности базы данных. Макрос - это
список выполняемых инструкций, называемых макрокомандами.
Модуль представляет собой набор описаний, инструкций и процедур,
написанных на языке программирования Visial Basic Application (VBA).
Модули используются для программирования сложных процедур обра-
ботки данных и являются инструментом опытного пользователя.
2.3. Контекстно-зависимая справка
Справочная система фирмы Microsoft является лучшей в отрасли и
одинаково хорошо используется как новичками, так и опытными пользо-
вателями. Access предоставляет контекстно-зависимую справку после
нажатия клавиши {F1}. При затруднениях в работе большую помощь ока-
зывают карточки подсказки. Помимо этого, справочная система Access
имеет содержание, предметный указатель, систему поиска, журнал
хронологии и вкладки.
Всплывающие подсказки дают лаконичные пояснения об объекте, на
котором находится указатель мыши.
17
3. Основы технологии работы c СУБД Access
3.1. Запуск программы Access
способ 1 Кнопка "Microsoft Access" панели MS Office
способ 2 ПУСК, ПРОГРАММЫ, MICROSOFT ACCESS
На экране появляется диа-
логовое окно "Microsoft
Access" для создания новой
базы данных (БД) или откры-
тия ранее созданной БД.
Рис. 1. Окно MS Access
3.2. Типовая структура интерфейса
MS Access, как и любая другая программа операционной системы
Windows, работает в окне и имеет стандартные кнопки управления. Так
как MS Access является составной частью комплекса MS Office, то внеш-
ний вид экрана и назначение клавиш, в основном, совпадает с програм-
мами MS Word и MS Exсel.
3.2.1. Вид экрана
На рис.2 представлен вид экрана после запуска MS Access:
• Верхняя строка - заголовок окна.
• Вторая строка - меню MS Access. Строка меню содержит основные
режимы работы программы.
• Третья строка - панель инструментов. Панель инструментов содер-
жит кнопки, предназначенные для быстрой активизации выполнения
определенных команд меню и функций программы.
18
• Между третьей и последней строками находится рабочее поле. На
нем размещаются окна приложений. После запуска MS Access на ра-
бочем поле обычно расположено окно базы данных.
• Последняя строка - строка состояния. В строке состояния (статус-
строке) находятся сведения о текущем режиме работы программы.
Рис.2. Вид экрана после запуска MS Access и открытия базы данных
3.2.2. Настройка интерфейса
Способ 1 команды меню ВИД
Способ 2 команда меню СЕРВИС, ПАРАМЕТРЫ
Способ 3 команды меню СЕРВИС, НАСТРОЙКИ
3.3. Создание базы данных
После запуска программы Access в диалоговом окне "Microsoft
Access" (рис. 1) необходимо выбрать, каким из двух способов будет соз-
дана база данных:
• Самостоятельно (выбрать режим "Новая база данных").
В результате на экране появится окно пока еще пустой базы данных
(рис.3).
19
Рис. 3. Окно новой базы данных
• С помощью мастера (выбрать режим "Запуск мастера").
В результате будет создана, в соответствии с выбранным шаблоном,
база данных, и на экране появится окно базы данных, содержащее табли-
цы, запросы, формы и отчеты. Если при выборе шаблона базы в окне
Мастера отметить флажок "Включить образцы данных", то созданная
база будет содержать конкретную информацию. Иначе она будет пустой.
Рис. 4. Окно выбора шаблонов при создании базы данных
с помощью Мастера
20
3.4. Практическое задание №1
Цель: Освоение приемов работы с СУБД Access.
Подготовка к выполнению задания:
1. Скопировать файл учебной базы данных R:\Baza\Борей.mdb на свой
рабочий диск.
2. Переименовать на своем рабочем диске файл Борей.mdb в
Borey.mdb.
Задание 1. Открыть базу данных Borey.mdb со своего рабочего диска
Способ 1. Использовать программу "Проводник" или папку "Мой компь-
ютер".
Способ 2.
Выполнить:
1.1. Запустить программу MS Access.
Для этого:
⇒ Нажать кнопку "Microsoft Access" панели MS Office
или выполнить соответствующий пункт Главного меню Windows.
1.2. Â появившемся диалоговом окне "Microsoft Access" (рис. 1):
⇒ Отметить позицию переключателя "Открыть базу данных".
⇒ Выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на строке
"Другие файлы".
1.3. В окне "Открытие файла базы данных" указать нужный файл
(I:\BOREY.MDB).
Задание 2. Ознакомиться с понятием "Таблица" с помощью справоч-
ной системы Access.
Для этого:
2.1. Открыть справочную систему Access, выполнив команду меню ?,
ВЫЗОВ СПРАВКИ.
2.2. В диалоговом окне:
⇒ Выбрать вкладку "Содержание".
⇒ Открыть раздел "Создание, импорт и связывание таблиц", затем
"Общие сведения о таблицах".
2.3. Ознакомиться с интересующей информацией, пролистывая её кноп-
ками окна.
2.4. Закрыть окно справочной системы.
Задание 3. Просмотреть таблицы, запросы, формы и отчёты, вхо-
дящие в базу данных BOREY.
Для этого использовать окно базы данных:
21
Рис. 5. Окно базы данных BOREY
Примечание: Шесть вкладок окна (Таблицы, Запросы, Формы, Отче-
ты, Макросы, Модули) соответствуют определенным компонентам базы
данных. Выделенный компонент может быть открыт в двух режимах:
• в режиме просмотра кнопкой "Открыть" или двойным щелчком
левой кнопки мыши;
• в режиме конструктора для изменения структуры кнопкой "Кон-
структор".
Выполнить:
3.1. Развернуть окно базы данных на весь экран.
3.2. Открыть в режимах просмотра и конструктора таблицы "Заказы" и
"Сотрудники".
3.3. Открыть в режимах просмотра и конструктора запросы "Продажи
товаров в 1995" и "Сведения о заказах".
3.4. Открыть в режимах просмотра и конструктора формы "Сотрудники"
и "Отчеты о продажах".
3.5. Открыть в режимах просмотра и конструктора отчеты "Суммы про-
даж по кварталам" и "Товары по типам".
Задание 4. Ввести в базу данных информацию о поступившем на ра-
боту сотруднике инженере Петрове Николае.
Для этого:
4.1. Открыть таблицу "Сотрудники".
4.2. В последнюю строку таблицы, помеченную маркером строки "*"
(звездочка), ввести информацию о сотруднике. Некоторые поля
можно заполнять, используя предлагаемый список.
Фамилия Имя Долж-
ность
Обращение Дата рож-
дения
Подчи-
няется
Петров Николай инженер г-н 11.11.64 Кротов
Андрей
4.3. Закрыть таблицу "Сотрудники".
22
Задание 5. Ввести в базу данных информацию о поступивших на ра-
боту новых сотрудниках.
Для этого:
5.1. Открыть форму "Сотрудники".
5.1. Ознакомиться с элементами управления строки Навигатора, ис-
пользуя кнопку "Справка" панели инструментов:
5.3. Добавить новые записи, используя соответствующую кнопку строки
Навигатора:
Фамилия Имя Должность Дата рождения Подчиняется
Карпов Михаил Консультант 1.3.56 Новиков Па-
вел
Егорова Зинаида Старший
экономист
12.2.60 Новиков Па-
вел
Гарин Федор Инженер 8.8.72 Кротов Анд-
рей
5.4. Освоить переход из режима формы в режим Конструктора и
обратно, используя первую кнопку "Представление формы"
в панели инструментов, которая меняется в зависимости от
текущего режима.
5.5. Закрыть форму.
5.6. Открыть таблицу "Сотрудники" и убедиться, что введенные с помо-
щью формы записи появились в таблице.
Выводы:
• Записи в таблицу можно вводить непосредственно в таблице или с
помощью формы для таблицы.
• Записи можно редактировать и удалять непосредственно в таблице
или с помощью формы для таблицы.
Задание 6. Удалить из базы данных информацию об уволившихся со-
трудниках Михаиле Карпове и Федоре Гарине.
Для этого:
Способ 1:
6.1. Открыть таблицу "Сотрудники".
6.2. Выделить удаляемую запись о Михаиле Карпове, используя маркер в
левой части строки.
23
6.3. Нажать клавишу клавиатуры {Delete} или выполнить команду меню
ПРАВКА, УДАЛИТЬ ЗАПИСЬ.
6.4. Закрыть таблицу "Сотрудники".
Способ 2:
6.5. Открыть форму "Сотрудники".
6.6. Сделать текущей запись о Федоре Гарине, используя кнопки строки
Навигатора.
6.7. Выполнить команду меню ПРАВКА, УДАЛИТЬ ЗАПИСЬ.
6.8. Закрыть форму "Сотрудники".
Задание 7. Проанализировать связи данных.
7.1. Выполнить команду меню СЕРВИС, СХЕМА ДАННЫХ или
нажать в панели инструментов кнопку "Схема данных".
7.2. Отредактировать схему данных, увеличив окна таблиц таким обра-
зом, чтобы были видны все поля каждой из таблиц.
7.3. Проанализировать схему связей данных.
Примечание: На рис. 6 изображена схема данных базы BOREY.
Далее приводится таблица анализа связей.
Задание 8. Подготовить отчет следующего содержания и закрыть
базу данных BOREY:
8.1. Последовательность открытия и сохранения базы данных.
8.2. Способы добавления, редактирования и удаления записей в базе
данных с использованием таблицы и формы.
8.3. Рисунок элемента управления "Навигатор" с пояснениями назначе-
ния кнопок.
8.4. Последовательность действий для перехода из режима таблицы или
формы в режим конструктора таблиц или конструктора форм.
24
Рис. 6. Схема данных базы BOREY
25
Анализ связей данных базы BOREY
Главная таб-
лица
Поле связи Подчинённая
таблица
Поле связи Тип
связи
Пояснение типа связи
Поставщики КодПоставщика Товары КодПоставщика 1:N Один поставщик может поставлять
несколько типов изделий
Типы КодТипа Товары КодТипа 1:N Одному типу товара соответствует
несколько видов товара (наименова-
ний)
Товары КодТовара Заказано КодТовара 1:N Один вид товара может быть зака-
зан многократно
Заказы КодЗаказа Заказано КодЗаказа 1:N Один заказ может содержать не-
сколько видов товара
Сотрудники КодСотрудника Заказы КодСотрудника 1:N Один сотрудник может принимать
несколько заказов
Клиенты КодКлиента Заказы КодКлиента 1:N Один клиент может сделать не-
сколько заказов
Доставка КодДоставки Заказы Доставка 1:N Один вид доставки может соответст-
вовать нескольким заказам
26
4. Создание таблиц
В качестве основных этапов обобщенной технологии работы с СУБД
можно выделить:
• создание структуры таблиц базы данных;
• ввод и редактирование данных в таблицах;
• обработка данных в таблицах;
• вывод информации из базы данных.
Таким образом, основным компонентом базы данных является табли-
ца. Прежде, чем в таблицу заносятся данные, должна быть создана струк-
тура этой таблицы, т.е. определен порядок следования полей и заданы для
каждого поля характеристики (например, размер, тип данных и др.).
Структуру таблицы пользователь может создать самостоятельно или с
помощью Мастера таблиц.
4.1. Самостоятельное создание таблиц
Необходимо открыть окно конструирования таблицы. Для этого:
⇒ В окне базы данных выбрать вкладку "Таблицы". Щелкнуть по
кнопке "Создать".
⇒ В диалоговом окне "Новая таблица" выбрать "Конструктор".
Щелкнуть по кнопке "ОК".
Открывается окно конструирования таблицы, в котором можно опре-
делить структуру таблицы. Перемещение в окне осуществляется щелчком
мыши, клавишей {Tab} или стрелками перемещения курсора. При запол-
нении следует обращать внимание на контекстную подсказку в квадрате,
находящемся в правом нижнем углу экрана.
Рис. 7. Окно конструирования таблицы
27
4.1.1. Задание имён полей
В столбце ИМЯ ПОЛЯ указываются имена соответствующих полей.
Имя поля не должно содержать более 64 символов с учетом пробелов. В
имени поля допустимы все символы, за исключением точки, восклица-
тельного знака и угловых скобок.
4.1.2. Выбор типа данных
Для каждого поля задаётся определенный тип данных, который можно
выбрать из раскрывающегося списка столбца ТИП ДАННЫХ. Каждое
поле может содержать данные только одного типа:
Тип данных Содержимое поля
Текстовый Текст или числа, не требующие выполнения расчетов
(до 255 символов).
Числовой Числа (для выполнения над данными математических
операций).
Денежный Числа в формате денежных сумм.
Логический Данные типа "Да" или "Нет".
Счетчик Специальное числовое поле - уникальный порядковый
номер (заполняется автоматически).
Объект OLE Объекты из других приложений (например, рисунки,
диаграммы, таблицы и т.д.).
Поле МЕМО
(текстовое
примечание)
Любой текст (до 64 000 символов).
Дата/время Информация о дате и/или времени.
Примеры форматов:
Полный даты - 03.04.98 05:34:00
Длинный даты - 03 Апрель 1998 г.
Средний даты - 03-апр-98
Краткий даты - 03.04.98
Пример зарезервированной комбинации символов:
yyyy - 1999
4.1.3. Установка свойств полей
Каждое поле имеет целый ряд свойств, которые можно определить.
Сюда относится информация о том, как сохранять данные, как их редак-
тировать и как отображать их на экране. Указание свойств выполняется в
нижней части окна конструирования таблицы. Набор возможных свойств
поля зависит от типа данных, выбранного для этого поля. Следует обра-
28
щать внимание на контекстную справочную информацию, появляющуюся
в нижнем правом углу окна конструирования таблиц.
Например, свойство размер поля задается в строке РАЗМЕР ПОЛЯ
вкладки "Общие" для текстовых и числовых полей. Максимально воз-
можный размер текстового поля - 255 символов (по умолчанию 50). Раз-
мер числового поля связан с типом хранящихся в этом поле числовых
данных (целые, с фиксированной точкой, и т.д.).
Экономьте место и время! Старайтесь использовать поля как можно
меньших размеров.
4.1.4. Редактирование структуры таблицы
В уже заданную структуру таблицы при необходимости можно внести
изменения. Сделать это удобно в режиме конструирования таблицы. Если
Вы уже вышли из этого режима, можно в него вернуться кнопкой "Кон-
структор" на панели инструментов.
Добавление полей
⇒ Выделить поле, перед которым должно быть вставлено еще одно поле.
Для этого щелкнуть по маркеру строки - серому прямоугольнику у ле-
вого края строки.
⇒ Выполнить команду меню ВСТАВКА, ПОЛЕ или нажать на клавиатуре
клавишу {Insert}.
Удаление полей
⇒ Выделить поле, используя маркер строки.
⇒ Выполнить команду меню ПРАВКА, УДАЛИТЬ СТРОКУ или нажать на
клавиатуре клавишу {Delete}.
4.1.5. Определение ключа
Предпосылкой и условием успешного поиска и установления связей
между таблицами служит правильное определение “ключей”. При помо-
щи “ключа” MS Access может различать записи таблицы и упорядочивать
их соответствующим образом. Каждая таблица должна содержать как
минимум один ключ. Ключ представляет собой поле в соответствующей
таблице и однозначно определяет запись.
В таблице одно поле обязательно должно быть выбрано в качестве
первичного ключа. Поле, являющееся первичным ключом, не может со-
держать повторяющуюся информацию. Первичный ключ может быть
определен только в процессе работы над структурой таблицы, т.е. в ре-
жиме конструктора.
Для определения ключа необходимо:
29
⇒ Активизировать поле, которое должно стать первичным ключом.
⇒ Выполнить команду меню ПРАВКА, КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ или щелк-
нуть по кнопке "Ключ" на панели инструментов.
Примечание: Если в структуре таблицы ключевое поле не было
определено, то при сохранении таблицы программа
MS Access предложит создать свое ключевое поле с ти-
пом данных Счетчик.
4.1.6. Сохранение на диске структуры таблицы
Способ 1 Команда меню ФАЙЛ, СОХРАНИТЬ
Способ 2 Кнопка "Сохранить" панели инструментов
Примечания:
• В случае первого сохранения необходимо ввести имя таблицы
(до 64 символов).
• В случае закрытия окна таблицы или смены режима Конструк-
тор/Таблица программа MS Access предложит сохранение.
4.2. Практическое задание №2
Цель: Освоение приемов самостоятельного создания базы данных,
таблиц и связей между таблицами данных.
Задание 1. Создать самостоятельно (пустую) базу данных FIRMA на
своем рабочем диске.
Задание 2. Создать самостоятельно три таблицы для организации
работы фирмы по продаже автомобилей.
Примечание: Для создания таблиц воспользоваться конструктором:
задать имена полей, выбрать тип данных, установить
свойства полей и определить первичный ключ для каж-
дой из таблиц.
2.1. Таблица “Клиенты”
Служит для учета покупателей автомобилей.
Имя поля Тип дан-
ных
Размер
поля
Формат
поля
Число
десят.
знаков
Значение
по умолч.
Описание
Личный
код
Счет-
чик
30
Фамилия Текст 15
Имя Текст 15
Отчество Текст 15
Город Текст 15 Москва
Адрес Текст 50
Телефон Текст 13 напри-
мер999-
99-99
Скидка Число с плав.
точкой
4 бт
Про-
центный
0 0
2.2. Таблица “Склад”
Используется для учета наличия автомобилей на складе и их характе-
ристик.
Имя поля Тип данных Размер
поля
Число де-
сят. знаков
Значение по
умолч.
Код модели Текст 8
Модель Текст 25 Classic
Мощность двигателя Текст 3
Коробка передач Текст 15 Ручная
Прочее оснащение Поле МЕМО
Заводская цена Денежный 0 0
Предпродажные издержки Денежный 0 100
Количество на складе Число Целое 0 0
Примечание: При задании денежного типа данных нужно установить
формат валюты в долларах ($), а не в рублях (р.).
Для этого:
⇒ Открыть окно настройки стандартов
ПУСК, НАСТРОЙКА, ПАНЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ, ЯЗЫК И СТАНДАРТЫ.
⇒ Выбрать вкладку "Денежная единица".
⇒ Установить обозначение денежной единицы - $ , количество
дробных знаков - 2.
2.3. Таблица “Заказы”
Предназначена для выписывания счетов и отслеживания поставок
клиентам.
Имя поля Тип данных Размер поля Число
десят. знаков
Описание
Номер заказа Счетчик
31
Код клиента Число Длинное це-
лое
0
Код модели Текст 8
Количество Число Целое 0
Дата поставки Дата /Время например,
01.07.99
Задание 3. Отредактировать структуру таблицы "Заказы".
⇒ Открыть таблицу в режиме Конструктора.
3.1. Для поля КОД КЛИЕНТА указать, что при заполнении таблицы
данные должны подставляться из списка таблицы "Клиенты".
Для этого:
⇒ В области "Свойства поля" выбрать вкладку "Подстановка".
⇒ Указать следующие свойства:
Примечания:
• В свойстве "Число столбцов" указано 4. Из них 2-ой, 3-ий и 4-ый
столбцы (соответственно ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО) будут
восприниматься как комментарии, т.к. присоединяется только 1-ый
столбец (Личный код), указанный в свойстве "Присоединенный
столбец").
• В свойстве "Ширина столбцов" перечисляются размеры столбцов
списка.
• В свойстве "Ширина списка" указано значение, равное сумме ши-
рины всех столбцов списка (2+2+2+3=9).
3.2. Для поля КОД МОДЕЛИ указать, что при заполнении таблицы
данные должны подставляться из списка таблицы "Склад".
Для этого:
32
⇒ Указать следующие свойства:
3.3. Для поля ДАТА ПОСТАВКИ:
• В свойствах "Формат поля" и "Маска ввода"
указать - Краткий формат даты.
Примечание: Использовать соответствующие кнопки
в строке свойств.
• Задать такое условие на ввод значения, чтобы дата поставки
была не позднее 1.12.99.
• Указать текст сообщения при ошибочном вводе значения.
Для этого:
⇒ Указать следующие свойства:
⇒ Закрыть таблицу с сохранением её структуры.
4.3. Создание таблиц с помощью Мастера
Для создания таблиц с помощью Мастера необходимо выполнить сле-
дующие шаги:
⇒ Выбрать вкладку "Таблицы" в окне базы данных.
Щелкнуть по кнопке "Создать".
33
⇒ В диалоговом окне "Новая таблица" выбрать "Мастер таблиц".
Щелкнуть по кнопке "ОК".
Открывается окно "Создание таблиц", в котором необходимо выбрать
образец нужной таблицы. Образцы таблиц разделены на две группы: "Де-
ловое применение" и "Личное применение".
Далее в группе "Образцы полей" выбрать нужные поля. Допускается
выбор полей из нескольких таблиц. Выбор полей в новую таблицу осуще-
ствляется кнопками обмена:
- по одному и - все
Отказаться от выбранных полей можно с помощью кнопок и .
Затем следует задать имя новой таблицы и проверить связи новой таб-
лицы с другими таблицами базы данных. На последнем шаге Мастер
предлагает определить действия после создания таблицы: либо изменить
её структуру (в этом случае осуществляется переход в режим Конструк-
тора), либо вводить в неё данные в режиме таблицы.
5. Связи между таблицами
MS Access имеет дело с базами родственных данных, благодаря чему
можно одновременно работать с данными из нескольких таблиц. Сфор-
мировав таблицы базы данных и установив ключевое поле для каждой из
них, можно создать между таблицами взаимоотношения (связи). Создать
связи между таблицами можно, если в них есть совпадающие поля. В
этом случае MS Access будет автоматически связывать данные в каждом
новом запросе, форме или отчете, которые включают данные из связан-
ных таблиц.
5.1. Типы связей
В СУБД Access возможно создание двух типов связей:
• один-ко-многим
Этот тип связи является наиболее распространенным и означает , что
одна запись таблицы связана с множеством записей другой таблицы.
Например, клиент может разместить один или несколько заказов. По-
этому одной записи в таблице "Клиенты", которая в данной взаимосвязи
будет главной таблицей, может соответствовать несколько записей в таб-
лице "Заказы", которая называется подчиненной таблицей.
• один-к-одному
Этот тип связи означает, что одной записи в главной таблице соответ-
ствует только одна запись подчиненной таблицы. Подобный тип взаимо-
34
связи имеет смысл устанавливать в том случае, когда нужно разделить
данные на открытые и конфиденциальные.
5.2. Основные приемы работы со схемой данных
Открыть окно ⇒ Выполнить команду меню СЕРВИС, СХЕМА ДАННЫХ
схемы данных ⇒ или Воспользоваться кнопкой "Схема дан-
ных" панели инструментов.
Добавить но-
вую таблицу в
схему данных
⇒ Выполнить команду контекстного меню ДОБАВИТЬ
ТАБЛИЦУ, вызываемого щелчком правой кнопки мы-
ши на фоне окна Схема данных.
⇒ Воспользоваться кнопкой "Добавить табли-
цу" панели инструментов
Удалить или
изменить связь
⇒ Выполнить соответствующую команду контекстного
меню линии связи.
5.3. Практическое задание №2 (продолжение)
Задание 4. Создать связи между таблицами "Клиент", "Склад" и
"Заказы" базы данных FIRMA.
Рис. 8. Схема данных базы FIRMA
4.1. Открыть окно схемы данных. Для этого:
⇒ Выполнить команду меню СЕРВИС, СХЕМА ДАННЫХ
⇒ или Воспользоваться кнопкой "Схема данных"
панели инструментов.
Примечание: Если ранее схема не создавалась, то на экране появится
диалоговое окно "Добавление таблицы" (рис.9).
4.1. Выбрать таблицы, между которыми устанавливается связь. Для это-
го:
35
⇒ В диалоговом окне "Добавление таблицы" выделить имя таблицы
и нажать на кнопку "Добавить".
⇒ После выбора всех необходимых таблиц ("Клиенты", "Заказы",
"Склад") нажать на кнопку "Закрыть".
Рис. 9. Окно "Добавление таблицы"
Примечание: В таблицах жирным шрифтом будут выделены названия
полей с первичным ключом.
4.3. Установить связь между полем ЛИЧНЫЙ КОД таблицы "Клиенты"
и полем КОД КЛИЕНТА таблицы "Заказы".
Примечания:
• Поля, для которых устанавливается связь, должны содержать ин-
формацию одного рода. Эти поля могут иметь разные имена, но
обязательно должны совпадать типы данных и размеры этих по-
лей (исключение составляют типы Счетчик - Числовой).
• Установка связи выполняется путем перемещения левой кнопкой
мыши поля связи главной таблицы и наложения его на поле связи
подчиненной таблицы.
• Связь может быть создана без условия обеспечения целостности
данных или с выполнением данного условия. В последнем случае
любая таблица может быть удалена только после удаления связи.
Для установления связи:
⇒ Переместить поле ЛИЧНЫЙ КОД из главной таблицы "Клиенты" к
полю КОД КЛИЕНТА в подчиненной таблице "Заказы".
⇒ В диалоговом окне "Связи" (рис.10) указать параметры связи и за-
тем нажать на кнопку "Создать".
36
Рис. 10. Установление связей
Примечание: После создания связи снова появится окно "Схема дан-
ных", где связь между таблицами представлена линией
между связанными полями.
4.4. Установить связь между таблицами "Склад" и "Заказы" в соответст-
вии с рис. 8.
⇒ Закрыть окно "Схема данных" с сохранением макета данных.
Задание 5. Подготовить отчет следующего содержания и закрыть
базу FIRMA:
5.1. Последовательность шагов создания пустой базы данных.
5.2. Последовательность шагов самостоятельного создания таблицы.
5.3. Способы вставки и удаления полей таблицы.
5.4. Последовательность действий для создания межтабличных связей.
5.5. Приём изменения свойств связи.
37
6. Заполнение базы данных
Ввод и редактирование данных можно производить непосредственно в
режиме таблицы или с использованием формы для таблицы. В том и дру-
гом случае данные заносятся в таблицу.
6.1. Ввод данных в режиме таблицы
В режиме таблицы можно добавлять, редактировать или просматри-
вать табличные данные.
Показ записей в формате строк и столбцов обеспечивает возможность
одновременного просмотра нескольких записей. Ввод в ячейку, выделен-
ную курсором, осуществляется набором информации и нажатием на кла-
виатуре клавиш {Tab} или {Enter}. По окончании ввода данных в послед-
нее поле записи MS Access автоматически переходит на первое поле но-
вой записи.
Если в таблице значения полей дублируются, то можно ис-
пользовать кнопки панели инструментов "Копировать в буфер" и
"Вставить из буфера". НО ПРИ КОПИРОВАНИИ НУЖНО ВЫДЕЛЯТЬ
КОНКРЕТНО СИМВОЛЫ, А НЕ ПОЛЕ (ЯЧЕЙКУ) ЦЕЛИКОМ.
Заполнения с клавиатуры требуют все поля, кроме тех, тип ко-
торых определен как Счетчик.
6.2. Редактирование данных в таблицах
• Записи и поля в таблице можно выделять, перемещать, копировать и
удалять. Эти операции выполняются тремя способами:
Способ 1 соответствующими командами меню ПРАВКА
Способ 2 соответствующими кнопками панели инст-
рументов
Способ 3 соответствующими пунктами контекстного меню, вызывае-
мого правой кнопкой мыши.
• Для полной замены данных в ячейке таблицы следует подвести курсор
к ячейке так, чтобы выделить всё её содержимое, а затем ввести новую
информацию. Частичную замену можно осуществить, используя кла-
вишу {F2}.
• Для добавления записи в таблицу достаточно нажать кнопку
"Новая запись" на панели инструментов. При этом в конце таблицы
создается пустая строка.
• Для удаления записи необходимо выделить строку с этой запи-
сью и нажать кнопку "Удалить запись" на панели инструментов.
38
В режиме таблицы можно выполнить некоторые изменения структуры
таблицы:
• Для вставки нового столбца слева от текущего столбца выполнить
команду меню ВСТАВКА, СТОЛБЕЦ. После двойного щелчка на его заго-
ловке ввести имя.
• Для удаления столбца достаточно выделить его, щелкнув по заголов-
ку, и выполнить команду меню ПРАВКА, УДАЛИТЬ СТОЛБЕЦ.
• Для переименования столбца указать на его заголовок, дважды щелк-
нуть мышью и ввести новое имя.
6.3. Перемещение в таблице
Способ 1 клавиши и комбинации клавиш управления курсором
Способ 2 полосы прокрутки
Способ 3 элемент управления "Навигатор"
Для перехода на конкретную запись можно в окошко ЗАПИСЬ ввести
номер записи и нажать клавишу {Enter}.
6.4. Изменение макета таблицы
Примечание: Не путать понятия структуры и макета таблицы.
Макет таблицы - вид таблицы в режиме таблицы.
При работе с таблицей в режиме таблицы можно выполнить следую-
щие изменения макета:
Переместить столбец ⇒ Указать на его заголовок.
⇒ Переместить мышь в нужное место.
Скрыть столбец(ы) на экране ⇒ Выделить столбец(ы)
⇒ Выполнить команду меню ФОРМАТ,
СКРЫТЬ СТОЛБЦЫ.
Отобразить столбец(ы) ⇒ Выполнить команду меню ФОРМАТ,
ОТОБРАЗИТЬ СТОЛБЦЫ
Изменение ширины и высоты
столбца
Перенести с помощью мыши границу
заголовка столбца или маркера строки
Переход к первой записи
Переход к предыдущей записи Переход к следующей записи
Переход к последней записи
39
6.5. Практическое задание №3
Цели: Освоение навыков заполнения базы данных.
Освоение навыков создания базы данных и таблиц с использованием Мастера.
Задание 1. Ввести данные во все таблицы базы данных FIRMA.
1.1. Таблица “Клиенты”
Личный
код
Фамилия Имя Отчество Город Адрес Телефон Скидка
1 Павлов Павел Павлович Москва пл. Ильича, 1-2-333 111-11-11 5%
2 Юсупов Игорь Семенович Ленинград Невский пр-т, 22-1-34 222-22-22 3%
3 Романов Иван Николаевич Москва ул. Профсоюзная, 56-22 333-33-33 4%
4 Яхина Ольга Олеговна Киев Ленинский пр-т, 35-1-44 444-44-44 2%
5 Семенов Юрий Юрьевич Москва ул. Красина, 55-12 555-55-55 1%
6 Орлова Елена Петровна Ленинград ул. Мелеха, 162-66 666-66-66 2%
7 Иванов Андрей Иванович Москва Нагатинская наб., 20-87 777-77-77 1%
Примечание: При заполнении поля СКИДКА набирать значения в следующем виде:
5% - набирать 0,05
3% - набирать 0,03
и т.д.
40
1.2. Таблица “Склад”
Код мо-
дели
Модель Мощность
двигателя
Коробка
передач
Прочее оснащение Заводская
цена
Предпро-
дажные
издержки
Количест-
во на скла-
де
12410 Classic Combi 90 Автома-
тическая
Навесной багажник,
раздвижная крыша
4 620$. 100$. 12
12579 Classic
Liftback XL
75 Ручная Автомагнитола,
раздвижная крыша
3 570$. 100$. 3
12580 Classic
Liftback GT
90 Автома-
тическая
Автомагнитола,
раздвижная крыша,
покрытие "метал-
лик"
3 920$. 100$. 6
12651 Classic
Compact XL
135 Ручная Раздвижная крыша,
электроподъемники
окон
3 790$. 100$. 16
12653 Classic
Compact GT
139 Ручная Автомагнитола,
раздвижная крыша,
алюминиевые
"дворники", покры-
тие "металлик"
4 110$. 100$. 4
41
1.3. Таблица “Заказы”
Номер заказа Код клиента Код модели Количество Дата поставки
1 1 12580 3 20.12.97
2 1 12410 1 04.06.98
3 2 12651 2 28.06.98
4 3 12580 2 25.11.98
5 4 12410 2 01.02.99
6 5 12651 3 15.02.99
7 6 12651 2 10.03.99
8 7 12580 2 20.03.99
Примечание: Заполнять поля КОД КЛИЕНТА и КОД МОДЕЛИ, используя список.
Задание 2. Завершить работу с программой MS Access.
42
Задание 3. Создать базу данных FOND на своем рабочем диске с по-
мощью Мастера на основе шаблона "Основные фонды",
включив в нее образцы данных.
Для этого:
3.1. Запустить программу MS Access.
3.2. В диалоговом окне "Microsoft Access" (рис. 1) выбрать режим "За-
пуск мастера" и нажать кнопку "ОК".
3.3. В диалоговом окне "Создание":
⇒ Выбрать вкладку "Базы данных".
⇒ Выделить шаблон "Основные фонды" и нажать кнопку "ОК".
3.4. В диалоговом окне "Файл новой базы данных":
⇒ Указать, где (на рабочем диске) и под каким именем (FOND) бу-
дет создана база данных.
⇒ Нажать кнопку "Создать".
3.5. В диалоговом окне "Создание баз данных" прочитать информацию о
создаваемой базе и нажать кнопку "Далее".
3.6. В следующем диалоговом окне (рис. 11):
Рис. 11. Создание базы данных с помощью Мастера
⇒ Установить флажок "Да, включить образцы данных".
⇒ Используя флажки в соответствующих полях, добавить следую-
щие поля в базовые таблицы:
43
Таблица Добавить поле
Сведения об основных фон-
дах
Код отдела, Код продавца
Сведения о сотрудниках Номер паспорта, Табельный номер
и затем нажать кнопку "Далее".
3.7. В следующем диалоговом окне выбрать вид оформления экрана
"Обычный" и нажать кнопку "Далее".
3.8. В следующем диалоговом окне указать вид оформления отчета на
печати "Черно-белый" и нажать кнопку "Далее".
3.9. Следующее окно оставить без изменения и нажать кнопку "Далее".
3.10.В последнем диалоговом окне отметить флажок "Запустить базу
данных" и нажать кнопку "Готово".
Примечание: После завершения работы Мастера будет создана база
данных и на экране появится Главная кнопочная форма.
В нижнем левом углу окна программы MS Access будет
находиться окно базы данных, содержащее только
строку заголовка.
3.11.Ознакомиться с функциями кнопок на Главной кнопочной форме.
3.11.Закрыть Главную кнопочную форму системной кнопкой окна
3.12.Открыть окно базы данных и посмотреть компоненты базы
данных.
3.13.Открыть поочередно несколько таблиц и убедиться в наличии дан-
ных.
3.14.Закрыть базу данных FOND, закрыв окно программы MS Access.
Задание 4. В базе данных FIRMA создать с помощью Мастера табли-
цу, содержащую сведения о видеозаписях и тех, кто ими
пользуется.
Для этого:
4.1. Открыть базу данных FIRMA со своего рабочего диска.
4.2. В окне базы данных открыть вкладку "Таблицы" и нажать кнопку
"Создать".
4.3. В диалоговом окне "Новая таблица" выбрать инструмент "Мастер
таблиц" и нажать кнопку "ОК".
4.4. В диалоговом окне "Создание таблиц" (рис. 12) каждый из образцов
содержит большое количество самых разнообразных полей, некото-
рые из которых могут пригодиться для создаваемой таблицы.
44
Рис. 12. Создание таблиц с помощью Мастера
⇒ Выбрать категорию "Личное применение".
⇒ В списке "Образцы таблиц" выбрать таблицу "Каталог видеозапи-
сей".
⇒ Из списка "Образцы полей" добавить в список "Поля новой табли-
цы" следующие поля: КОД КАТАЛОГА ВИДЕОЗАПИСИ,
НАЗВАНИЕ ФИЛЬМА, КОД АКТРИСЫ, КОД АКТЕРА, ТЕМА,
ДЛИТЕЛЬНОСТЬ.
Для этого следует воспользоваться следующими кнопками:
Выделенное поле в списке "Образцы полей" становится
следующим полем в проектируемой таблице.
Все поля из выбранного образца таблицы переносятся в
проектируемую за один раз.
Удаляет выделенное поле из полей проектируемой таблицы.
Отменяет выбор всех полей.
⇒ В проектируемую таблицу добавить поля ФАМИЛИЯ и
ДОМАШНИЙ ТЕЛЕФОН из выбранной в списке "Образцы таб-
лиц" таблицы "Гости".
45
⇒ Изменить названия полей:
ФАМИЛИЯ на ФАМИЛИЯ ВЗЯВШЕГО,
КОД АКТРИСЫ на АКТРИСА,
КОД АКТЕРА на АКТЕР.
Для этого выделить поле и воспользоваться кнопкой "Переимено-
вать поле".
⇒ Закончив составление списка полей таблицы, нажать кнопку "Да-
лее".
4.5. В следующем диалоговом окне:
⇒ Оставить без изменения имя проектируемой таблицы.
⇒ Выбрать режим "Автоматическое определение в Microsoft
Access" в качестве способа задания ключевого поля.
⇒ Нажать кнопку "Далее".
4.6. Следующее диалоговое окно оставить без изменения и нажать кноп-
ку "Далее".
4.7. В следующем диалоговом окне выбрать режим "Изменение структу-
ры таблицы" и нажать кнопку "Готово".
4.8. В окне конструктора таблиц изменить типы полей АКТРИСА и
АКТЕР на Текстовый.
4.9. Сохранить изменения структуры таблицы.
4.10.Структура таблицы создана и можно при необходимости вводить
данные.
4.11.Закрыть окно конструктора таблиц.
Задание 5. В базе данных FIRMA переименовать таблицу "Каталог
видеозаписей" в "Видеозаписи". Для этого:
⇒ В окне базы данных выделить таблицу.
⇒ Выполнить команду меню ПРАВКА, ПЕРЕИМЕНОВАТЬ.
Задание 6. В базе данных FIRMA удалить таблицу "Видеозаписи".
Для этого:
⇒ В окне базы данных выделить таблицу.
⇒ Выполнить команду меню ПРАВКА, УДАЛИТЬ.
Задание 7. Подготовить отчет следующего содержания и удалить
базу данных FOND со своего рабочего диска:
7.1. Последовательность шагов создания таблицы с помощью Мастера.
7.2. Последовательность шагов создания базы данных с помощью Масте-
ра.
46
7. Обработка данных в таблицах
MS Access предлагает эффективные средства поиска и замены, а также
сортировки и фильтрации данных в таблице.
7.1. Поиск и замена данных
Визуальный поиск информации в таблицах может занять много вре-
мени. Поэтому удобно осуществлять эту операции программными сред-
ствами Access, которые работают аналогично возможностям MS Word.
Поиск данных Выполнить команду меню ПРАВКА, НАЙТИ или
воспользоваться кнопкой "Найти" панели инст-
рументов.
Замена данных Выполнить команду меню ПРАВКА, ЗАМЕНИТЬ
7.2. Практическое задание №4
Цели: Освоение навыков быстрого поиска и замены данных.
Освоение навыков быстрой сортировки и фильтрации данных.
Подготовка к выполнению задания:
Открыть базу данных FIRMA со своего рабочего диска.
Задание 1. Найти записи, относящиеся к клиентам-москвичам.
1.2. Открыть таблицу "Клиенты" и установить курсор в первую позицию
первой записи поля ГОРОД.
1.3. Выполнить команду меню ПРАВКА, НАЙТИ.
1.4. В диалоговом окне "Поиск в поле Город":
⇒ Указать параметры поиска:
Рис. 13. Окно поиска
⇒ Нажать на кнопку "Найти".
⇒ Нажать кнопку "Найти далее" для продолжения поиска.
⇒ Нажать кнопку "Закрыть" после завершения поиска.
47
Задание 2. Найти записи, относящиеся к клиентам, имена которых
начинаются на букву "И".
Примечание: Для расширения возможностей поиска рекомендуется
применение шаблонов “*” и “?”.
2.1. В таблице "Клиенты" установить курсор в поле ИМЯ любой записи.
2.2. Нажать кнопку "Найти" на панели инструментов.
2.3. В диалоговом окне "Поиск в поле Имя" указать параметры поиска:
Рис. 14. Окно поиска
2.4. Выполнить поиск записей и закрыть окно поиска.
Задание 3. Заменить в записях название города Ленинград
на Санкт-Петербург.
3.1. В таблице "Клиенты" установить курсор в поле ГОРОД любой запи-
си.
3.2. Выполнить команду меню ПРАВКА, ЗАМЕНИТЬ.
3.3. В диалоговом окне "Замена в поле Город ":
⇒ Указать параметры замены:
Рис. 15. Окно замены
⇒ Выполнить глобальную замену данных кнопкой "Заменить все".
⇒ Закрыть диалоговое окно замены и закрыть окно таблицы "Кли-
енты".
48
Задание 4. Найти записи в таблице “Склад”, содержащие значения:
4.1. Раздвижная во всех полях, используя совпадение “С начала поля”.
4.2. Раздвижная во всех полях, используя совпадение “С любой частью
поля”.
4.3. Раздвижная во всех полях с учетом регистра символов, используя
совпадение “С любой частью поля”.
7.3. Сортировка и фильтрация данных
Сортировку и фильтрацию данных можно производить:
• быстрыми способами, если условия отбора достаточно просты;
• с помощью запросов для условий отбора любой сложности.
Быстрые способы сортировки
Способ 1 соответствующие команды меню:
• ЗАПИСИ, СОРТИРОВКА, ПО ВОЗРАСТАНИЮ
• ЗАПИСИ, СОРТИРОВКА, ПО УБЫВАНИЮ
Способ 2 соответствующие кнопки "Сортировка по возраста-
нию" и "Сортировка по убыванию" панели инстру-
ментов
Быстрые способы фильтрации
Способ 1 соответствующие команды меню:
• ЗАПИСИ, ФИЛЬТР, ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР
• ЗАПИСИ, ФИЛЬТР, ФИЛЬТР ПО ВЫДЕЛЕННОМУ
• ЗАПИСИ, ФИЛЬТР, РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР
Способ 2 соответствующие кнопки панели инструмен-
тов "Фильтр по выделенному", Изменить
фильтр" и "Удалить фильтр"
7.4. Практическое задание №4 (продолжение)
Задание 5. Отсортировать записи в алфавитном порядке фамилий в
таблице "Клиенты" базы данных FIRMA.
5.1. Открыть таблицу "Клиенты" базы данных FIRMA.
5.2. Выполнить сортировку данных. Для этого:
⇒ Установить курсор в столбец, в котором будет производиться
сортировка, т.е. в столбец ФАМИЛИЯ любой записи.
⇒ Выполнить команду меню ЗАПИСИ, СОРТИРОВКА, ПО
ВОЗРАСТАНИЮ или воспользоваться кнопкой "Сортиров-
ка по возрастанию" панели инструментов.
49
Задание 6. Отсортировать записи в алфавитном порядке названий
городов.
Задание 7. Восстановить первоначальный порядок следования запи-
сей, отсортировав их в порядке возрастания личного кода.
Задание 8. Сгруппировать записи по городам, упорядочив клиентов
каждого города в алфавитном порядке фамилий.
Примечания:
• При сортировке данных одновременно по нескольким полям про-
исходит группировка данных, так как записи сортируются по
первому из выделенных полей, затем внутри каждой полученной
группы - по второму из выделенных полей и т.д. в порядке следо-
вания полей.
• Возможно выполнить сортировку одновременно по нескольким
полям, если эти поля соседние. Причём первым должно стоять то
поле, по которому производится первичная сортировка (группи-
ровка).
8.1. Разместить рядом поля ГОРОД и ФАМИЛИЯ в таблице "Клиенты":
⇒ Выделить поле ГОРОД. Для этого:
1) Навести указатель мыши на заголовок поля так, чтобы он
принял форму черной стрелки, направленной вниз (!).
2) Щелкнуть левой кнопкой мыши.
⇒ Перетащить поле ГОРОД, разместив его перед полем
ФАМИЛИЯ. Для этого:
1) Указать мышью заголовок поля ГОРОД (указатель мыши
примет форму ").
2) Переместить поле, используя мышь.
8.2. Отсортировать записи одновременно по полям ГОРОД и
ФАМИЛИЯ. Для этого:
⇒ Выделить оба поля сортировки.
⇒ Выполнить сортировку по возрастанию.
Задание 9. Восстановить первоначальный порядок следования записей
таблицы "Клиенты".
9.1. Отсортировать записи в порядке возрастания личного кода.
9.2. Переместить поле ГОРОД в исходное место перед полем АДРЕС.
Задание 10. Вывести данные только о клиентах, проживающих в Мо-
скве.
Примечание: Выборка информации по заданному критерию осущест-
вляется путем применения фильтров.
50
10.1.Выделить текст Москва в поле ГОРОД любой записи таблицы "Кли-
енты" или установить курсор в поле ГОРОД любой из соответст-
вующих записей.
10.1.Выполнить команду меню ЗАПИСИ, ФИЛЬТР, ФИЛЬТР ПО
ВЫДЕЛЕННОМУ или воспользоваться кнопкой "Фильтр по вы-
деленному" панели инструментов.
Примечание: Должны получить 4 записи.
10.3.Отменить установленный фильтр кнопкой "Удалить
фильтр" панели инструментов.
10.4. Закрыть таблицу "Клиенты" без сохранения.
Задание 11. Вывести данные о тех моделях склада, на которых име-
ется автомагнитола и ручная коробка передач.
11.1.Открыть таблицу "Склад".
11.2.Выделить текст "Ручная" в поле КОРОБКА ПЕРЕДАЧ и выполнить
фильтрацию по выделенному.
Примечание: Получим 3 записи.
11.3.Выделить текст "Автомагнитола" в поле ПРОЧЕЕ ОСНАЩЕНИЕ и
выполнить фильтрацию по выделенному.
Примечание: Получим 2 записи.
11.4.Отменить установленный фильтр и закрыть таблицу "Склад"
без сохранения.
Задание 12. Вывести данные о клиентах, проживающих в Москве и
имеющих скидки 5% или 4%, а также о клиентах, прожи-
вающих в Санкт-Петербурге и имеющих скидку 2%.
12.1.Открыть таблицу "Клиенты".
12.2.Нажать кнопку "Изменить фильтр" панели инструментов.
12.3.В поле ГОРОД выбрать из списка значение Москва и в поле
СКИДКА выбрать из списка значение 0,05.
12.4.Выбрать вкладку "Или" в нижнем левом углу окна.
12.5.В поле ГОРОД выбрать из списка значение Москва и в поле
СКИДКА выбрать из списка значение 0,04.
12.6.Выбрать вкладку "Или" в нижнем левом углу окна.
12.1.В поле ГОРОД выбрать из списка значение Санкт-Петербург и в
поле СКИДКА выбрать из списка значение 0,02.
12.2.Нажать кнопку "Применить фильтр" панели инструментов.
Задание 13. Вывести данные о клиентах, имеющих скидку2%.
13.1.Нажать кнопку "Изменить фильтр" панели инструментов.
13.2.Нажать кнопку "Очистить бланк" панели инструментов.
13.3.Указать новые критерии фильтра и нажать кнопку "Приме-
нить фильтр".
51
13.4.Отменить установленный фильтр кнопкой "Удалить фильтр" пане-
ли инструментов.
Задание 14. Вывести данные о клиентах, проживающих в Москве и
имеющих процент скидки, равный 1% или больший 4%,
упорядочив их по возрастанию процента скидки.
Примечание: Для задания более сложных условий отбора необходимо
использовать расширенный фильтр.
14.1.Выполнить команду меню ЗАПИСИ, ФИЛЬТР, РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР.
14.2.В нижней части окна фильтра с помощью выпадающих списков и
набора на клавиатуре задать способ сортировки и следующие усло-
вия отбора:
Рис. 16. Образец задания условий отбора расширенного фильтра
Примечание: Поле СКИДКА имеет числовой тип данных процентного
формата (например, значение 1%), а при указании усло-
вий отбора следует использовать значения числового ти-
па основного формата (например, значение 0,01).
14.3.После задания условий фильтра нажать кнопку "Применить
фильтр" панели инструментов.
14.4.Отменить установленный фильтр кнопкой "Удалить фильтр" пане-
ли инструментов.
14.5. Закрыть таблицу "Клиенты" без сохранения.
Задание 15. Вывести данные о моделях на складе, имеющих ручную
коробку передач и цену меньше 4000$, упорядочив их по
убыванию цены моделей.
Задание 16. Подготовить отчет следующего содержания и закрыть
базу данных FIRMA:
7.1. Способы поиска и замены данных
7.2. Способы быстрой сортировки данных.
7.3. Приемы быстрой фильтрации данных с простыми критериями.
7.4. Приемы быстрой фильтрации данных со сложными критериями.
8. Запросы и выборки
Запросы используются для поиска и выбора из базы данных интере-
сующей пользователя информации, а также для сортировки данных.
Результатом выполнения запроса является таблица, которую принято
называть выборкой. Выборка содержит данные, удовлетворяющие крите-
52
риям запроса. С выборкой можно обращаться как с реальной таблицей,
например, редактировать ее записи. Внесенные изменения будут отраже-
ны в реальных таблицах, на основе которых была создана выборка.
Запросы используются в следующих целях:
• удобное представление информации (вывод осуществляется в задан-
ном порядке);
• связывание информации из нескольких таблиц;
• обеспечение условий целостности данных.
Различают следующие типы запросов:
• Запрос-выборка - задает вопрос о данных, хранящихся в таблицах, и
представляет полученный динамический набор в режиме формы или
таблицы без изменения данных. Если в таком запросе отсутствуют
критерии отбора, то запрос называется простым. Простой запрос по-
зволяет получить из базы данных нужные поля и в заданном порядке.
• Запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу
относятся запрос на добавление записей, запрос на удаление записей,
запрос на создание таблицы или запрос на обновление.
• Перекрёстный запрос предназначен для группирования данных и
представления их в компактном виде. Результат такого запроса подо-
бен таблице MS Excel.
• Запрос с параметрами позволяет определить одно или несколько усло-
вий отбора во время выполнения запроса.
• Запрос SQL может быть создан только с помощью инструкций SQL в
режиме SQL: запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий
запрос.
SQL - структурный язык запросов, подобный языкам программирова-
ния высокого уровня, разработан специально для формулировки за-
просов, является наиболее универсальным средством.
Запрос, созданный другими средствами, система автоматически запи-
сывает в виде предложений на языке SQL.
Допускается определение связей между запросами аналогично связям
между таблицами, но для запросов, в отличие от реальных таблиц, нельзя
задать условие целостности данных.
Создавать запросы можно двумя способами: самостоятельно, т.е. в
режиме Конструктора, или с помощью Мастера запросов.
8.1. Самостоятельное создание запросов
Необходимо открыть окно конструирования запросов. Для этого:
53
⇒ В окне базы данных выбрать вкладку "Запросы". Щелкнуть по
кнопке "Создать".
⇒ В диалоговом окне "Новый запрос" выбрать "Конструктор".
Щелкнуть по кнопке "ОК".
⇒ В диалоговом окне "Добавление таблицы" (рис. 9) выбрать базо-
вые таблицы и запросы, на основе которых строится новый за-
прос.
В результате открывается окно конструирования запроса (рис. 17):
• верхняя часть - окна таблиц, участвующих в запросе;
• нижняя часть - бланк запроса QBE для задания перечня полей и
критериев отбора.
8.2. Создание запросов с помощью Мастера
Для создания запроса с помощью Мастера необходимо:
⇒ Выбрать вкладку "Запросы" в окне базы данных.
Щелкнуть по кнопке "Создать".
⇒ В диалоговом окне "Новый запрос" выбрать нужного Мастера и
щелкнуть по кнопке "ОК".
MS Access предлагает следующий набор Мастеров:
• Простой запрос - создание запроса-выборки на основе заданных
полей.
• Перекрестный запрос - создание запроса для компактного пред-
ставления данных в формате электронной таблицы.
• Повторяющиеся записи - создание запроса на поиск записей с
повторяющимися значениями полей.
• Записи без подчиненных - создание запроса на поиск записей в
одной таблице, не имеющих подчиненных записей в другой
таблице.
54
8.3. Практическое задание №5
Цели: Освоение навыков самостоятельного создания запросов.
Освоение навыков создания запросов с помощью Мастера.
Подготовка к выполнению задания:
Открыть базу данных FIRMA со своего рабочего диска.
Задание 1. Создать самостоятельно запрос "Активность клиентов
1998" и получить выборку записей для анализа активно-
сти клиентов в 1998 году, содержащую следующую ин-
формацию: фамилию клиента, код заказываемой модели,
количество заказанных моделей, дату поставки заказа.
Примечание: Данные находятся в таблицах "Клиенты" и "Заказы":
• Фамилия (таблица "Клиенты")
• Код модели (таблица "Заказы")
• Количество (таблица "Заказы")
• Дата поставки (таблица "Заказы")
1.1. В окне базы данных выбрать вкладку "Запросы" и нажать кнопку
"Создать".
1.2. В диалоговом окне "Новый запрос" выбрать "Конструктор" и нажать
кнопку "ОК".
1.3. В диалоговом окне "Добавление таблицы" (рис. 9) выбрать таблицы
"Заказы" и “Клиенты".
1.4. В окне конструирования запроса в строке "Поле" бланка запроса
выбрать нужные поля с помощью раскрывающегося списка или пу-
тём перемещения мышью полей из таблиц, находящихся в верхней
части окна (рис. 17).
Примечание: В качестве условия отбора должен быть указан год
(1998), значение которого является частью значения поля
"Дата поставки". Поэтому критерий должен быть задан
выражением:
Year([Заказы]![Дата поставки])=1998
где:
Year(...) - функция, возвращающая год из указанной даты;
[Заказы] - имя таблицы;
[Дата поставки] - имя поля, содержащего искомую дату.
Для задания сложного условия отбора удобно использовать По-
строитель выражений. Для этого необходимо:
55
Рис. 17. Окно конструирования запроса "Активность клиентов 1998"
56
1.5. На бланке запроса в строке "Условие отбора" поля ДАТА
ПОСТАВКИ выполнить команду ПОСТРОИТЕЛЬ из контекстного ме-
ню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши. Открывается окно
"Построитель выражений" (рис. 18).
Рис. 18. Окно Построителя выражений
1.6. В нижнем левом окне Построителя раскрыть список "Функции"
двойным щелчком левой кнопки мыши и выделить "Встроенные
функции".
1.7. В нижнем среднем окне Построителя выделить "Дата/время".
1.8. В нижнем правом окне Построителя выбрать функцию "Year" двой-
ным щелчком левой кнопки мыши или выделить её одинарным
щелчком мыши и нажать кнопку "Вставить".
1.9. В верхнем окне Построителя появится выражение Year («number»).
Выделить двойным щелчком текст «number».
1.10.В нижнем левом окне Построителя раскрыть список "Таблицы"
двойным щелчком левой кнопки мыши и выделить "Заказы".
1.11.В нижнем среднем окне Построителя выбрать поле "Дата поставки"
двойным щелчком мыши.
1.12.В верхнем окне Построителя дописать условие и нажать кнопку
"ОК". Искомое выражение помещается в строку "Условие отбора"
поля ДАТА ПОСТАВКИ бланка запроса.
57
1.13.Сохранить запрос под именем "Активность клиентов 1998", выпол-
нив команду меню ФАЙЛ, СОХРАНИТЬ или воспользовавшись соот-
ветствующей кнопкой панели инструментов.
1.5. Выполнить запрос и просмотреть результат.
(Команда меню ЗАПРОС, ЗАПУСК или кнопка "Представление
запроса" панели инструментов).
1.15.Просмотреть текст запроса на языке SQL.
(Команда меню ВИД, РЕЖИМ SQL или команда из списка
кнопки "Представление запроса" панели инструментов).
1.16.Вернуться в режим таблицы запроса
(Команда меню ВИД, РЕЖИМ ТАБЛИЦЫ или команда из списка кнопки
"Представление запроса" панели инструментов).
1.17. Закрыть запрос с сохранением.
Задание 2. Создать с помощью Мастера запрос "Накладные" и полу-
чить выборку записей, содержащую информацию из трёх
таблиц:
• № заказа (таблица “Заказы”)
• Дата поставки (таблица “Заказы”)
• Код клиента (таблица “Заказы”)
• Фамилия (таблица “Клиенты”)
• Имя (таблица “Клиенты”)
• Телефон (таблица “Клиенты”)
• Код модели (таблица “Заказы”)
• Модель (таблица “Склад”)
• Количество (таблица “Заказы”)
• Цена модели (вычисляемое поле)
• Скидка (таблица “Клиенты”)
• Цена заказа (вычисляемое поле).
2.1. В окне базы данных выбрать вкладку "Запросы" и нажать кнопку
"Создать".
2.2. В диалоговом окне "Новый запрос" выбрать Мастера "Простой за-
прос" и нажать кнопку "ОК".
2.3. В диалоговом окне "Создание простых запросов" (рис. 19):
⇒ Выбрать нужные поля из соответствующих таблиц и нажать
кнопку "Далее":
из таблицы "Заказы" - все поля;
из таблицы "Клиенты" - ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ТЕЛЕФОН, СКИДКА;
из таблицы "Склад" - МОДЕЛЬ.
58
Рис. 19. Окно Мастера создания простых запросов
⇒ В следующем окне Мастера ввести имя запроса "Накладные",
выбрать режим "Изменение структуры запроса" и нажать кнопку
"Готово".
Примечания:
• Для ввода формул использовать Построитель выражений.
• Если необходимо создать новый столбец, значения которого
вычисляются, то в ячейку строки "Поле" пустого столбца нужно
ввести формулу следующего вида:
Имя выражения: Выражение
2.4. В окне конструирования запроса в ячейку строки "Поле" бланка за-
проса, в которой должна быть цена модели, ввести формулу, исполь-
зуя Построитель выражений:
Цена модели: [Склад]![Заводская цена] + [Склад]![Предпродаж
ные издержки]
Для этого:
⇒ В верхнем окне Построителя набрать имя выражения "Цена мо-
дели" и символ " : " (двоеточие).
⇒ В нижнем левом окне Построителя раскрыть список "Таблицы"
двойным щелчком левой кнопки мыши и выделить "Склад".
⇒ В нижнем среднем окне Построителя выбрать "Заводская цена"
двойным щелчком мыши.
⇒ В верхнем окне Построителя набрать знак " + ".
⇒ В нижнем среднем окне Построителя выбрать "Предпродажные
издержки" двойным щелчком мыши.
59
2.5. Нажать кнопку "ОК".
Примечание: Вычисляемое выражение помещается в строку "Поле"
пустого столбца
2.6. Сохранить запрос под именем "Накладные".
2.7. В ячейку строки "Поле" бланка запроса, в которой должна быть цена
заказа, ввести формулу, используя Построитель выражений:
Цена заказа: [Цена модели]*[Количество]*(1-[Скидка])
Для этого:
⇒ В верхнем окне Построителя ввести имя выражения "Цена зака-
за" и символ ":" (двоеточие).
⇒ В нижнем левом окне Построителя раскрыть список "Запросы"
двойным щелчком левой кнопки мыши и выделить "Наклад-
ные".
⇒ В нижнем среднем окне Построителя выбрать "Цена модели"
двойным щелчком мыши.
⇒ В верхнем окне Построителя набрать знак " * ".
⇒ В нижнем среднем окне Построителя выбрать "Количество"
двойным щелчком мыши.
⇒ В верхнем окне Построителя набрать текст " *(1- ".
⇒ В нижнем среднем окне Построителя выбрать "Скидка" двой-
ным щелчком мыши.
⇒ В верхнем окне Построителя набрать символ " ) ".
⇒ При необходимости отредактировать выражение и нажать
кнопку "ОК".
Примечание: Вычисляемое выражение помещается в строку "Поле"
пустого столбца
2.8. Расположить поля в нужном порядке путем перемещения их мышью.
2.9. Выполнить запрос.
2.10.Просмотреть текст запроса на языке SQL и закрыть запрос.
Задание 3. Отредактировать запрос "Накладные", упорядочив записи
по возрастанию даты поставки и отменив вывод на экран
полей: Код клиента, Код модели, Скидка.
Задание 4. Создать запрос "Клиенты-москвичи", содержащий полную
информацию о клиентах, проживающих в Москве. Упоря-
дочить записи в алфавитном порядке фамилий клиентов.
Задание 5. Подготовить отчет следующего содержания и закрыть
базу данных FIRMA:
4.1. Последовательность самостоятельного создания запроса.
4.2. Добавление таблиц в окне конструирования запросов.
4.3. Последовательность создания простого запроса с помощью Мастера.
60
8.4. Практическое задание №6
Цель: Освоение навыков создания запросов с помощью Мастера.
Подготовка к выполнению задания:
Открыть базу данных FIRMA со своего рабочего диска.
Задание 1. Создать с помощью Мастера перекрестный запрос
"Стоимость заказов по годам" и получить выборку запи-
сей:
• Заголовки строк – фамилии и имена клиентов,
• Заголовки столбцов - год поставок заказов,
• Содержание таблицы - суммарная стоимость заказов
каждого клиента, в том числе - с разбивкой по годам.
Перекрестный запрос представляет данные выборки в виде сводной
таблицы (или кросс-таблицы). Заголовками столбцов и строк такой таб-
лицы служат не имена полей, а значения выбранных полей или выраже-
ния. В ячейках такой таблицы расположены сводные результаты, относя-
щиеся к указанным в заголовках строк и столбцов значениям.
1.1. В окне базы данных выбрать вкладку "Запросы" и нажать кнопку
"Создать".
1.2. В диалоговом окне "Новый запрос" выбрать Мастера "Перекрестный
запрос" и нажать кнопку "ОК".
Примечание: При необходимости можно создавать запросы на основе
других запросов. Так, таблица “Заказы” не содержит фа-
милий и имен клиентов, а также стоимости сделанных
заказов. Следовательно, в качестве базового необходимо
использовать запрос с этой информацией.
1.3. В диалоговом окне "Создание перекрестных таблиц ":
⇒ Выбрать в качестве базового запрос "Накладные" и нажать кнопку
"Далее".
⇒ Выбрать поля ФАМИЛИЯ и ИМЯ, значения которых будут ис-
пользоваться для заголовков строк, и нажать кнопку "Далее".
⇒ Выбрать поле ДАТА ПОСТАВКИ для заголовков столбцов и на-
жать кнопку "Далее".
⇒ Выбрать интервал, в котором необходимо сгруппировать данные
столбца типа Дата/Время ("Год"), и нажать кнопку "Далее".
⇒ Выбрать функцию SUM для поля ЦЕНА ЗАКАЗА, отметить флаж-
ком режим вычисления для каждой строки итогового значения и
нажать кнопку "Далее".
61
Примечание: Назначение некоторых встроенных статистических
функций:
Avg Вычисляет среднее арифметическое набора чисел.
Count Вычисляет количество записей, возвращаемых запросом.
First
Last
Возвращают значение поля из первой или последней запи-
си.
Min
Max
Возвращают минимальное и максимальное значения из
набора значений.
StDev
StDevP
Возвращают смещенное и несмещенное значение средне-
квадратичного отклонения.
Sum Возвращает сумму набора значений.
Var
VarP
Возвращают значение смещенной и несмещенной диспер-
сии.
⇒ Ввести имя запроса "Стоимость заказов по годам", установить
флажок "Просмотр результатов запроса" и нажать кнопку "Гото-
во".
1.4. Просмотреть результат выполнения запроса (рис. 20).
Фамилия Имя Итоговое
значение
1997 1998 1999
Иванов Андрей 7959,600001 7959,60000
Орлова Елена 7624,400003 7624,40000
Павлов Павел 15940,99998 11456,99999 4483,9999
Романов Иван 7718,400007 7718,4000
Семенов Юрий 11553,30000 11553,3000
Юсупов Игорь 7624,400003 7624,4000
Яхина Ольга 9251,200004 9251,20000
Рис. 20. Результат выполнения запроса
"Стоимость заказов по годам"
1.5. Просмотреть запрос в режиме Конструктора и на языке SQL.
1.6. Закрыть запрос.
Задание 2. Создать с помощью Мастера запрос "Многократное об-
ращение" и получить выборку записей для поиска клиен-
тов, многократно обращавшихся в фирму. Вывести их
личный код, заказываемые модели, количество и дату по-
ставок.
2.1. В окне базы данных выбрать вкладку "Запросы" и нажать кнопку
"Создать".
62
2.2. В диалоговом окне "Новый запрос" выбрать Мастера "Повторяю-
щиеся записи" и нажать кнопку "ОК".
Примечание: Такой вид запроса используется, если необходимо найти
записи, в которых повторяются значения выбранных полей.
2.3. В диалоговом окне "Поиск повторяющихся записей ":
⇒ Выбрать таблицу “Заказы” и нажать кнопку "Далее".
⇒ Выбрать поле КОД КЛИЕНТА, совпадение значений которого бу-
дет служить критерием дублирования записей, и нажать кнопку
"Далее".
⇒ Выбрать дополнительные поля КОД МОДЕЛИ, КОЛИЧЕСТВО,
ДАТА ПОСТАВКИ, которые должны быть включены в выборку, и
нажать кнопку "Далее".
⇒ Сохранить запрос под именем “Многократное обращение" с по-
следующим переключением в режим просмотра результатов запро-
са и нажать кнопку "Готово".
2.4. Просмотреть результат выполнения запроса.
Код клиента Код модели Количество Дата поставки
1 12410 1 04.06.98
1 12580 3 20.12.97
Рис. 21. Результат выполнения запроса "Многократное обращение"
2.5. Просмотреть запрос в режиме Конструктора и на языке SQL.
2.6. Закрыть запрос.
Задание 3. Создать с помощью Мастера запрос "Несоответствие
моделей Заказы-Склад", проверяющий целостность таб-
лицы “Заказы”, т.е. всем ли заказам соответствуют
имеющиеся на складе модели.
Примечание: Иногда в одной из таблиц базы данных могут оказаться
записи, не имеющие связанных с ними записей из другой таблицы. В не-
которых случаях это является признаком нарушения целостности базы
данных, и следует безотлагательно принять меры к ее восстановлению.
Предположим, что в таблице “Заказы” используется код модели, отсутст-
вующий в таблице “Склад”. Это является нарушением целостности - нуж-
но либо исправить ошибочный код модели в таблице “Заказы”, либо по-
полнить таблицу моделей необходимой информацией.
3.1. В окне базы данных выбрать вкладку "Запросы" и нажать кнопку
"Создать".
3.2. В диалоговом окне "Новый запрос" выбрать Мастера "Записи без
подчиненных " и нажать кнопку "ОК".
63
3.3. В диалоговом окне "Поиск записей, не имеющих подчиненных":
⇒ Выбрать в качестве главной таблицу “Заказы” и нажать кнопку
"Далее".
⇒ Выбрать в качестве подчиненной таблицу “Склад" и нажать
кнопку "Далее".
⇒ Выбрать связующее поле КОД МОДЕЛИ и нажать кнопку "Да-
лее".
⇒ Выбрать в качестве отображаемых полей КОД МОДЕЛИ,
НОМЕР ЗАКАЗА, ДАТА ПОСТАВКИ и нажать кнопку "Далее".
⇒ Сохранить запрос под именем "Несоответствие моделей Заказы-
Склад" с последующим просмотром результатов и нажать кноп-
ку "Готово".
Код модели Номер заказа Дата поставки
Рис. 22. Результат выполнения запроса
"Несоответствие моделей Заказы-Склад"
Примечание: В выборку помещаются записи, нарушающие целост-
ность базы данных. Однако подобного рода запросы могут использовать-
ся не только для проверки целостности. Например, Вас интересуют това-
ры, на которые нет заказов. Таким образом, можно определить, какие
товары не пользуются спросом.
Задание 4. Создать с помощью Мастера запрос "Не пользующиеся
спросом модели" и получить выборку записей.
4.1. В окне базы данных выбрать вкладку "Запросы" и нажать кнопку
"Создать".
4.2. В диалоговом окне "Новый запрос" выбрать Мастера "Записи без
подчиненных " и нажать кнопку "ОК".
4.3. В диалоговом окне "Поиск записей, не имеющих подчиненных":
⇒ Выбрать в качестве главной таблицу “Склад” и нажать кнопку
"Далее".
⇒ Выбрать в качестве подчиненной таблицу “Заказы” и нажать
кнопку "Далее".
⇒ Для установления связей между таблицами выбрать поле
КОД МОДЕЛИ и нажать кнопку "Далее".
⇒ Выбрать в качестве отображаемых полей КОД МОДЕЛИ,
МОДЕЛЬ, КОЛИЧЕСТВО НА СКЛАДЕ и нажать кнопку "Да-
лее".
64
⇒ Сохранить запрос под именем "Не пользующиеся спросом моде-
ли" с последующим просмотром результатов и нажать кнопку
"Готово".
4.4. Просмотреть результат выполнения запроса.
Код модели Модель Количество на складе
12579 Classic Liftback XL 3
12653 Classic Compact GT 4
Рис. 23 Результат выполнения запроса
"Не пользующиеся спросом модели"
4.5. Просмотреть запрос в режиме Конструктора и на языке SQL.
4.6. Закрыть запрос.
Задание 5. Подготовить отчет следующего содержания и закрыть
базу FIRMA:
5.1. Определение перекрёстного запроса.
5.2. Последовательность создания перекрестного запроса.
5.3. Что является заголовками строк и заголовками столбцов в перекре-
стном запросе?
5.4. Области применения Мастера запросов "Записи без подчиненных"?
5.5. Примеры выражений для условия отбора записей.
8.5. Практическое задание №7
Цель: Освоение навыков конструирования сложных запросов.
Подготовка к выполнению задания:
Открыть базу данных BOREY со своего рабочего диска.
Задание 1. Создать запрос "Клиенты-запрос" на основе таблицы
"Клиенты" и получить выборку тех записей, в которых
названия клиентов начинаются на букву "G" или "C".
1.1. Создать простой запрос, включив в него все поля таблицы "Клиен-
ты".
1.2. Выполнить запрос, после чего перейти в режим конструирования
запроса.
1.3. Вызвать справочную систему Access и ознакомиться с применением
шаблонов в операторе Like. Для этого:
⇒ Выполнить команду меню ?, СОДЕРЖАНИЕ СПРАВКИ.
⇒ В диалоговом окне "Справочная система..." выбрать вкладку
"Предметный указатель".
⇒ Ввести слово "Like", выбрать раздел "Оператор-Like (SQL)".
⇒ Просмотреть примеры и закрыть справочную систему.
65
1.4. На бланке запроса ввести условие поиска для поля НАЗВАНИЕ:
Like (“G*”) or Like(“C*”)
1.5. Просмотреть текст запроса на языке SQL.
1.6. Выполнить запрос и закрыть его с сохранением.
Задание 2. Отредактировать запрос "Клиенты-запрос".
2.1. Для получения выборки тех записей, в которых названия клиен-
тов начинаются с любой буквы из диапазона с "F" по "M".
⇒ На бланке запроса изменить условие отбора на: Like (“[F-M]*”)
⇒ Выполнить запрос.
2.2. Для получения выборки тех записей, в которых названия клиен-
тов начинаются с любой буквы вне диапазона с "F" по "M".
⇒ На бланке запроса изменить условие отбора на: Like (“[!F-M]*”)
⇒ Выполнить запрос и закрыть его с сохранением.
Задание 3. Создать и выполнить запрос для удаления из таблицы
"Товары" тех записей, которые удовлетворяют условиям:
На складе = 0 и Поставки прекращены.
3.1. Оценить число записей, подлежащих удалению:
3.1.1. Создать простой запрос, включив в него все поля таблицы.
3.1.2. На бланке запроса QBE (в режиме конструктора) ввести первое
условие отбора: в строке "Условие отбора" поля НА СКЛАДЕ
ввести значение 0. Выполнить запрос, затем вернуться в режим
конструктора.
3.1.3. Ввести второе условие отбора:
⇒ Вызвать Построителя выражений в строке "Условие отбора"
поля ПОСТАВКИ ПРЕКРАЩЕНЫ.
⇒ В Построителе выражений щелкнуть по значку "Константы",
выбрать значение "Истина" и нажать на кнопку {ОК}.
3.1.4. Просмотреть текст запроса на языке SQL.
3.1.5. Выполнить запрос.
Примечание: Записи, которые появятся в таблице результатов
(Код товара= 3, 15, 54, 68), будут в будущем удалены при
открытии запроса.
3.2. Определить тип запроса:
⇒ Перейти в режим конструктора.
⇒ Выполнить команду меню ЗАПРОС, УДАЛЕНИЕ.
⇒ Закрыть запрос.
Примечание: В окне базы данных запрос помечается значком:
66
3.3. Попытаться выполнить запрос, открыв его в окне базы данных.
Примечание: Причиной неудачи может явиться связь между таблица-
ми.
Если базовая таблица связана с другими, то запрос - изменение, в ча-
стности запрос - удаление, может не выполниться. В этом случае открыть
схему связей и удалить связи данной таблицы с другими. После выполне-
ния запроса связи следует восстановить.
3.4. Удалить связи таблицы "Товары" с таблицами "Типы" и "Заказано".
3.5. Выполнить запрос и просмотреть таблицу "Товары" после удаления
записей.
3.6. Восстановить связи, удаленные при выполнении п.п. 3.4. (рис. 6).
Примечание: Можно создать связи с обеспечением целостности между
таблицами "Поставщики"-"Товары" и "Типы"-"Товары".
Но между таблицами "Товары"-"Заказано" можно соз-
дать связь только без обеспечения целостности, т.к. были
удалены некоторые заказанные товары.
Задание 4. Создать и выполнить запрос для внесения изменений в
таблицу "Заказы". Условие обновления: стоимость дос-
тавки товаров в Бразилию уменьшить на 10%.
4.1. Создать простой запрос, включив в него все поля базовой таблицы.
4.2. Сформулировать условие отбора:
⇒ На бланке запроса QBE для поля СТРАНА ПОЛУЧАТЕЛЯ вве-
сти слово "Бразилия".
4.3. Определить тип запроса, выполнив команду меню ЗАПРОС,
ОБНОВЛЕНИЕ.
4.4. Сформировать критерий обновления:
⇒ Вызвать Построителя выражений в строке "Обновление" поля
СТОИМОСТЬ ДОСТАВКИ.
⇒ В левом окне Построителя раскрыть список "Таблицы" двой-
ным щелчком левой кнопки мыши.
⇒ Выделить в списке таблицу "Заказы".
⇒ В среднем окне выбрать поле СТОИМОСТЬ ДОСТАВКИ, пол-
ное имя которого помещается в верхнее окно Построителя.
⇒ Установить курсор на последнюю позицию заготовки и ввести с
клавиатуры недостающую часть следующего выражения и на-
жать кнопку {ОК}:
[Заказы]![СтоимостьДоставки]*0,9
4.5. Просмотреть текст запроса на языке SQL.
67
4.6. Просмотреть запрос в режиме таблицы.
Примечание: 83 записи, которые появятся в таблице результатов, бу-
дут обновлены при выполнении запроса.
Рис. 24. Окно запроса на обновление
4.7. Закрыть запрос.
Примечание: В окне базы данных запрос помечается значком:
4.8. Попытаться выполнить запрос. Причиной неудачи, как и при выпол-
нении предыдущего задания, может явиться связь между таблицами.
4.9. Удалить связь между таблицами, если она мешает выполнению за-
проса.
4.10.Выполнить запрос.
4.11.Оценить результат выполнения запроса:
⇒ Открыть базовую таблицу "Заказы".
⇒ Установить фильтр по выделенному значению "Бразилия" в по-
ле СТРАНА ПОЛУЧАТЕЛЯ.
⇒ Визуально сравнить значения поля СТОИМОСТЬ ДОСТАВКИ
со значениями этого поля до обновления, представленными на
рис. 24.
⇒ Закрыть таблицу "Заказы" без изменения макета.
4.12.Восстановить связи, если они были удалены при выполнении п.п.
4.9. (рис. 6).
68
Задание 5. Создать и выполнить запрос "Анализ цен" для анализа цен
на товары, поставляемые различными фирмами. Базовая
таблица "Товары".
5.1. Создать простой запрос "Анализ цен", включив в него все поля таб-
лицы "Товары".
5.2. Открыть запрос в режиме конструктора и выполнить команду меню
ЗАПРОС, ПЕРЕКРЕСТНЫЙ. В бланке запроса QBE выводятся строки
"Групповая операция" и "Перекрестная таблица".
5.3. Объявить данные из поля КОД ТИПА заголовками столбцов, из поля
КОД ПОСТАВЩИКА - заголовками строк, а из поля ЦЕНА - значе-
ниями таблицы, используя открывающийся список в строке "Пере-
крестная таблица".
5.4. В строке "Групповая операция" для поля ЦЕНА выбрать из списка
функцию Sum.
5.5. Выполнить запрос и просмотреть его результаты.
Примечание: Таблица для анализа была бы наглядна, если в качестве
заголовков строк вывести не коды типов, а их названия.
5.6. В режиме конструктора:
⇒ Добавить таблицу "Типы".
⇒ На бланке запроса выбрать поле КАТЕГОРИЯ из таблицы "Ти-
пы" вместо поля КОД ТИПА из таблицы "Товары".
5.7. Выполнить запрос и просмотреть его результаты.
Примечание: Было бы удобно видеть итоговые суммы всех типов то-
варов по каждому поставщику, поэтому нужно создать
новый столбец, например, с именем ИТОГО.
Для этого:
⇒ В пустом столбце строки "Поле" набрать выражение вида:
Имя выражения : Имя поля
где Имя выражения - название нового столбца;
Имя поля - имя поля, значения которого будут
участвовать в вычислении.
Поэтому набрать на клавиатуре текст "Итого: Цена".
⇒ Указать имя таблицы "Товары", в которой находится поле
ЦЕНА.
⇒ Указать групповую операцию SUM, т.к. нужно выполнить сум-
мирование по строкам.
⇒ Указать, что значения этого столбца должны являться заголов-
ками строк.
69
Рис. 25. Фрагмент бланка запроса, показывающий
добавление в запрос столбца с вычисляемыми
суммарными значениями по строкам.
5.8. Выполнить запрос.
5.9. Просмотреть текст запроса на языке SQL и закрыть его.
Задание 6. Создать запрос "Десять самых дешевых товаров" на осно-
ве запроса "Десять самых дорогих товаров".
6.1. Открыть запрос "Десять самых дорогих товаров" в режиме Конст-
руктора.
6.2. На бланке запроса изменить направление сортировки.
6.3. Сохранить полученный запрос под новым именем, выполнив коман-
ду меню ФАЙЛ, СОХРАНИТЬ КАК/ЭКСПОРТ.
6.4. Выполнить запрос и закрыть его.
Задание 7. Подготовить отчет следующего содержания и закрыть
базу BOREY:
7.1. Условия выполнения запросов на обновление таблиц.
7.2. Порядок построения запросов удаления и замены, а также перекре-
стного запроса
7.3. Тексты всех запросов, построенных в данной работе, на языке SQL.
70
9. Создание и обработка форм
В Access существуют различные способы ввода, редактирования и
просмотра хранящейся в базе данных информации. Формы предназначе-
ны для более наглядного и легкого выполнения этих операций. В формах
можно выполнять быструю сортировку и фильтрацию данных.
Преимущество формы для ввода и редактирования данных состоит в
простоте и наглядности. В форме можно отобразить всю информацию
каждой записи, в то время как в режиме таблицы часть полей может вы-
ходить за границу экрана. Кроме того, в форме пользователь самостоя-
тельно определяет, сколько места должно быть отведено для представле-
ния конкретной информации.
Создание форм требует дополнительных усилий, что в дальнейшем
окупается легкостью работы с базой. Основой для формы являются су-
ществующие таблицы или запросы. Формы можно конструировать, как
самостоятельно, так и с использованием Мастеров.
9.1. Самостоятельная разработка форм
Создание элементов формы осуществляется в окне конструирования
форм. Для этого достаточно:
⇒ В окне базы данных выбрать вкладку "Формы". Щелкнуть по
кнопке "Создать".
⇒ В диалоговом окне "Новая форма":
• Выбрать "Конструктор".
• Указать имя таблицы или запроса, на основе которых создает-
ся новая форма.
• Щелкнуть по кнопке "ОК".
Открывается окно конструирования форм (рис. 26), где представлен
макет будущей формы.
Форма может содержать следующие разделы:
• Заголовок и примечание формы - выводятся командой меню
ВИД, ЗАГОЛОВОК/ПРИМЕЧАНИЕ ФОРМЫ.
• Область данных - имеется всегда.
• Верхний и нижний колонтитулы - выводятся командой меню
ВИД, КОЛОНТИТУЛЫ.
71
Рис. 26. Окно конструирования форм
Координатная
линейка
Сетка
Панель эле-
ментов
Окно
списка полей
72
Окно со списком полей формы выводится или удаляется ко-
мандой меню ВИД, СПИСОК ПОЛЕЙ или кнопкой "Список полей" на
панели инструментов. Для размещения полей в форме применяют
метод перемещения полей мышью из окна со списком полей на макет
формы.
Панель элементов выводится или удаляется командой меню
ВИД, ПАНЕЛЬ ЭЛЕМЕНТОВ или кнопкой "Панель элементов" на па-
нели инструментов. Предназначена для размещения элементов
управления в формах и отчётах. Назначение кнопок панели однозначно
определяется их названиями.
Координатная линейка выводится или удаляется командой меню
ВИД, ЛИНЕЙКА.
Сетка области данных выводится или удаляется командой меню
ВИД, СЕТКА.
9.2. Разработка форм с помощью Мастера
Access содержит большой набор инструментов для автоматического
создания стандартных элементов интерфейса в формах с помощью Мас-
тера. Для этого достаточно:
⇒ Выбрать вкладку "Формы" в окне базы данных.
Нажать кнопку "Создать".
⇒ В диалоговом окне "Новая форма" выбрать нужного Мастера, ука-
зать имя таблицы/запроса в качестве источника данных и нажать
кнопку "ОК".
Access предлагает следующих Мастеров для создания форм:
• Мастер форм - автоматическое создание формы на основе выбранных
полей, объединение в себе данных более одной таблицы (запроса) ба-
зы данных. Позволяет просмотреть и изменить данные в нескольких
таблицах одновременно.
• Автоформа: в столбец - автоматическое создание формы, поля кото-
рой выводятся на экран в виде последовательности строк.
• Автоформа: ленточная - автоматическое создание формы с полями,
расположенными друг за другом в виде ленты.
• Автоформа: табличная - автоматическое создание табличной формы.
Поля выводятся в виде строк и столбцов.
• Диаграмма - для её создания выбирается таблица с числовыми значе-
ниями, которые можно представить в графическом виде.
• Сводная таблица - создание формы со сводной таблицей Microsoft Excel.
Сводная таблица отображает итоговые данные в выбранном фор-
мате и с требуемыми результатами. После завершения создания фор-
мы можно перейти в Excel и редактировать сводную таблицу.
73
9.3. Практическое задание №8
Цели: Освоение навыков самостоятельного конструирования форм.
Освоение навыков создания форм с помощью Мастера и их ре-
дактирование.
Подготовка к выполнению задания:
Открыть базу данных FIRMA со своего рабочего диска.
Задание 1. Создать форму "Характеристики моделей" в соответст-
вии с образцом макета:
Рис. 27. Образец макета формы "Характеристики моделей"
1.1. В окне базы данных выбрать вкладку "Формы", нажать кнопку "Соз-
дать", в окне "Новая форма" выбрать "Конструктор" и указать в ка-
честве источника данных таблицу "Склад".
1.2. Установить размеры сетки окна формы до необходимой величины
(10 х 4 кв.см).
1.3. Добавить секцию "Заголовок формы", выполнив команду меню
ВИД, ЗАГОЛОВОК/ПРИМЕЧАНИЕ ФОРМЫ.
1.1. Ввести заголовок формы:
⇒ Выбрать инструмент "Надпись" панели элементов.
Примечание: При отсутствии панели элементов выполнить ко-
манду меню ВИД, ПАНЕЛЬ ЭЛЕМЕНТОВ.
⇒ Щелкнуть мышью в месте начала набора текста.
74
⇒ Набрать текст заголовка "Характеристики моделей" и нажать
клавишу {Enter} или щелкнуть мышью вне рамки надписи.
Примечание: Способы выделения надписи, изменения размера и
оформления шрифтами такие же, как при работе с над-
писью объекта MS Picture.
1.5. Изменить шрифт заголовка на Arial Cyr и установить размер 12.
1.6. Изменить размер рамки.
1.7. Уменьшить по высоте раздел "Заголовок формы".
1.4. Вывести на экран окно со списком полей:
⇒ Выполнить команду меню ВИД, СПИСОК ПОЛЕ или нажать
кнопку панели инструментов.
⇒ Переместить окно на удобное для использования место.
1.5. С помощью мыши переместить поля из окна списка полей в область
данных окна макета:
• Код модели.
• Модель.
• Мощность двигателя.
• Прочее оснащение.
Примечание: При переносе полей появляются два элемента (поля):
левый содержит название поля, правый - его значение.
Для изменения свойств элемента его нужно выделить щелчком мыши.
При этом углы и стороны рамки помечаются маленькими маркерами,
а сам элемент помечается большим маркером в верхнем левом углу.
Рис. 28. Выделенный элемент "Поле"
Для перемещения одного элемента:
⇒ Указать мышью на большой маркер (указатель мыши примет фор-
му "указательный палец").
⇒ Переместить мышь.
Для одновременного перемещения обоих элементов:
⇒ Указать мышью любой из них (указатель мыши примет форму "ла-
донь").
⇒ Переместить мышь.
1.10.Расположить элементы по образцу, изменить их размеры.
1.7. Нарисовать горизонтальную линию с помощью кнопки "Ли-
ния" панели элементов и изменить ее толщину (кнопка
"Ширина границы" панели инструментов).
75
1.8. Изменить цвет фона на белый для разделов макета "Область данных"
и "Заголовок формы":
⇒ Активизировать раздел щелчком мыши в свободном месте или на
строке заголовка.
⇒ Нажать кнопку "Цвет фона" панели инструментов.
1.7. Сохранить форму под именем "Характеристики моделей".
1.8. Перейти в режим представления формы.
1.9. Просмотреть модели, используя навигационные кнопки.
1.10. Закрыть форму.
Задание 2. Создать с помощью Мастера форму "Модели автомоби-
лей", расположив поля в столбец, по следующему образцу
макета:
Рис. 29. Образец макета формы "Модели автомобилей"
2.1. В окне базы данных выбрать вкладку "Формы", нажать кнопку "Соз-
дать".
2.2. В окне "Новая форма" выбрать "Автоформа: в столбец", указать в
качестве источника данных таблицу "Склад" и нажать кнопку "ОК".
2.3. Перейти в режим Конструктора.
2.4. Для поля КОРОБКА ПЕРЕДАЧ задать свойство - поле со списком:
⇒ Выполнить команду ПРЕОБРАЗОВАТЬ ЭЛЕМЕНТ, В ПОЛЕ СО
СПИСКОМ из контекстного меню, вызываемого щелчком правой
кнопки мыши на этом поле.
76
⇒ Выполнив команду СВОЙСТВА контекстного меню, выбрать
вкладку "Данные" и изменить свойства согласно рис. 30.
Рис. 30. Окно свойств рамки значений
поля КОРОБКА ПЕРЕДАЧ
2.5. Сохранить форму под именем "Модели автомобилей".
2.6. Создать вычисляемое поле ЦЕНА МОДЕЛИ:
⇒ Выбрать инструмент "Поле" панели элементов.
⇒ Указать местоположение поля щелчком мыши.
⇒ Переместить появившийся элемент в нужное место.
⇒ В поле названия ввести текст "Цена модели:"
⇒ В поле, содержащее значение, ввести формулу вычисления, ис-
пользуя Построитель выражений. Для этого:
⇒ Выполнить команду СВОЙСТВА контекстного меню.
⇒ В окне свойств выбрать вкладку "Данные". В строке
"Данные" нажать кнопку вызова Построителя.
⇒ Ввести формулу, используя возможность вставки на-
званий полей из формы "Модели автомобилей".
= [Заводская цена]+[Предпродажные издержки]
2.7. Создать кнопку для перехода на предыдущую запись.
⇒ Нажать инструмент "Кнопка" панели элементов и ука-
зать местоположение создаваемой кнопки щелком мы-
ши.
77
⇒ В диалоговом окне "Создание кнопок" выбрать из категории
"Переходы по записям" действие - "Предыдущая запись" и на-
жать кнопку "Далее".
⇒ В следующем окне выбрать рисунок для кнопки и нажать кноп-
ку "Далее".
⇒ Имя кнопки можно оставить без изменения и нажать кнопку
"Готово".
2.7. Создать кнопку для перехода на следующую запись.
2.8. Перейти в режим формы и воспользоваться созданными кнопками.
2.9. Закрыть форму с сохранением.
Задание 3. Создать с помощью Мастера форму "Заказы", расположив
поля друг за другом в строку.
3.1. В окне базы данных выбрать вкладку "Формы", нажать кнопку "Соз-
дать".
3.2. В окне "Новая форма" выбрать "Автоформа: ленточная", указать в
качестве источника данных таблицу "Заказы" и нажать кнопку "ОК".
3.3. Просмотреть форму в режиме Конструктора.
3.4. Закрыть форму с сохранением.
Задание 4. Создать с помощью Мастера форму "Клиенты", распо-
ложив поля в виде таблицы.
4.1. В окне базы данных выбрать вкладку "Формы", нажать кнопку "Соз-
дать".
4.2. В окне "Новая форма" выбрать "Автоформа: табличная", указать в
качестве источника данных таблицу "Клиенты" и нажать кнопку
"ОК".
Примечание: Не путать табличную форму со стандартным представ-
лением таблицы базы данных, которая лежит в основе
этой формы. Табличная форма более гибкая, т.к. облада-
ет рядом дополнительных возможностей настройки.
4.3. Просмотреть форму в режиме Конструктора.
4.4. Закрыть форму с сохранением.
Задание 5. Подготовить отчет следующего содержания и закрыть
базу данных FIRMA:
5.1. Добавление полей таблицы/запроса в форму.
5.2. Технология создания вычисляемого поля в форме.
5.3. Технология создания поля со списком в форме.
5.4. Добавление кнопок в форму.
78
9.4. Практическое задание №9
Цель: Освоение навыков создания форм с помощью Мастеров.
Подготовка к выполнению задания:
Открыть базу данных FIRMA со своего рабочего диска.
Задание 1. Создать с помощью Мастера составную форму "Модели и
заказы" по образцу на рис. 31.
Примечание: Для отображения информации сразу из двух таблиц соз-
даётся составная форма, которая содержит основную фор-
му и находящуюся внутри неё подчинённую форму. Это
позволяет объединять информацию, не переключаясь на
другие таблицы и формы. В базе данных подчинённая
форма сохраняется как отдельная форма.
Рис. 31. Образец формы "Модели и заказы",
содержащей подчиненную форму
1.1. В окне базы данных выбрать вкладку "Формы", нажать кнопку "Соз-
дать".
1.2. В окне "Новая форма" запустить Мастер форм, указать в качестве
источника данных таблицу "Склад" и нажать кнопку "ОК".
Основная форма Подчинённая форма
79
1.3. В диалоговом окне "Создание форм":
⇒ Выбрать нужные поля из таблиц "Склад" и "Заказы" (рис. 31) и
нажать кнопку "Далее".
⇒ В следующем окне Мастера указать основную форму - "Склад",
выбрав тип представления данных "по Склад", включить пере-
ключатель "Подчиненные формы" и нажать кнопку "Далее".
⇒ В следующих окнах Мастера для подчиненной формы "Заказы"
выбрать внешний вид "Табличный", стиль оформления "Обыч-
ный", задать имя формы "Модели и заказы" и нажать кнопку
"Готово".
1.4. В режиме формы увеличить ширину столбцов подчиненной формы.
1.5. Просмотреть макет формы в режиме конструктора.
Примечание: Переход к макету подчиненной формы выполняется
двойным щелчком мыши на ней в режиме Конструктора.
1.6. Закрыть форму "Модели и заказы" с сохранением.
Задание 2. Создать с помощью Мастера сводную форму "Итоги по
заказам" по образу на рис. 32.
Примечание: Мастер сводных таблиц создаёт форму MS Access со
сводной таблицей MS Excel для отображения итоговых
данных.
Рис. 32. Образец формы сводной таблицы "Итоги по заказам
2.1. В окне базы данных выбрать вкладку "Формы", нажать кнопку "Соз-
дать".
2.2. В окне "Новая форма" выбрать "Сводная таблица", указать в качест-
ве источника данных таблицу "Заказы" и нажать кнопку "ОК".
80
2.3. В диалоговом окне "Создание сводных таблиц":
⇒ Выбрать поля КОД КЛИЕНТА, КОД МОДЕЛИ И
КОЛИЧЕСТВО, нажать кнопку "Далее".
⇒ В качестве заголовков строк указать поле КОД КЛИЕНТА, в ка-
честве заголовков столбцов - КОД МОДЕЛИ. Данными будут яв-
ляться значения поля КОЛИЧЕСТВО. Нажать кнопку "Далее".
⇒ В последнем окне Мастера указать параметры:
• Общие итоги по столбцам.
• Общие итоги по строкам.
• Автоматически форматировать таблицу
и нажать кнопку "Готово".
Примечание: Созданная таблица является листом MS Excel. Для её
изменения следует нажать в форме кнопку "Изменить
сводную таблицу". При этом откроется окно MS Excel.
2.4. Просмотреть результат и закрыть форму с сохранением под именем
"Итоги по заказам".
Задание 3. Создать с помощью Мастера форму "Диаграмма" с дан-
ными о самых популярных моделях (рис. 33).
Рис. 33. Образец формы "Диаграмма"
3.1. В окне базы данных выбрать вкладку "Формы", нажать кнопку "Соз-
дать".
3.2. В окне "Новая форма" запустить Мастер диаграмм, указать в качест-
ве источника данных таблицу "Заказы" и нажать кнопку "ОК".
3.3. В диалоговом окне "Создание диаграмм":
⇒ Выбрать нужные поля КОД МОДЕЛИ, КОЛИЧЕСТВО и нажать
кнопку "Далее".
81
⇒ Определить вид диаграммы, которая отображает изменения за
период времени или демонстрирует относительные соотношения
элементов - "Гистограмма". Нажать кнопку "Далее".
⇒ Указать тип отображения данных на диаграмме: метками оси Х
являются значения поля КОД МОДЕЛИ и нажать кнопку "Да-
лее".
⇒ Ввести название диаграммы "Популярные модели" и нажать
кнопку "Готово".
3.4. Отредактировать диаграмму в режиме Конструктора форм, выпол-
нив на ней двойной щелчок:
• Удалить легенду.
• Исправить название диаграммы на "Популярные модели по
заказанному количеству".
• Увеличить размер области построения.
• Завершить работу с MS Graph.
⇒ Перейти в режим Конструктора формы.
⇒ Выполнить на диаграмме двойной щелчок мышью.
⇒ Внести коррективы и закрыть окно MS Graph.
3.5. Закрыть форму с сохранением под именем "Диаграмма".
Задание 4. Создать Главную кнопочную форму по образцу на рис. 34.
Примечание: Главная кнопочная форма является панелью управления
и предназначена для быстрого перемещения по формам и
отчётам базы данных. Кнопочная форма содержит кноп-
ки, при нажатии которых открываются соответствующие
формы.
Рис. 34. Образец окна Главной кнопочной формы
82
4.1. Создать пустой макет формы. Для этого:
⇒ В окне базы данных выбрать вкладку "Формы", нажать кнопку
"Создать".
⇒ В окне "Новая форма" выбрать "Конструктор" и нажать кнопку
"ОК".
4.2. Увеличить размер макета.
4.1. Вставить рисунок из файла R:\Document\Car.bmp, используя
кнопку "Рисунок" панели элементов.
4.2. Создать кнопки для открытия форм в соответствии с образцом
(рис. 34).
4.3. Нарисовать прямоугольники вокруг некоторых групп кнопок.
4.4. Создать кнопку для выхода из базы данных.
4.5. Перейти в режим просмотра для анализа созданной формы.
4.6. Изменить свойства формы. Для этого:
⇒ В режиме Конструктора выполнить команду "Свойства" из кон-
текстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши за
пределами макета формы.
⇒ В диалоговом окне свойств выбрать вкладку "Макет" и задать
свойства:
• Полосы прокрутки - отсутствуют.
• Область выделения - нет.
• Поле номера записи - нет.
• Разделительные линии - нет.
4.7. Сохранить форму под именем "Главная кнопочная форма".
4.8. Перейти в режим просмотра, проанализировать форму и закрыть её.
4.9. Установить режим запуска базы данных, при котором автоматически
открывается Главная кнопочная форма.
Для этого необходимо:
⇒ В окне базы данных выделить Главную кнопочную форму и вы-
полнить команду меню СЕРВИС, ПАРАМЕТРЫ ЗАПУСКА.
⇒ В диалоговом окне "Параметры запуска" (рис. 35) установить
указанные параметры и нажать кнопку "ОК".
83
Рис. 35. Диалоговое окно "Параметры запуска"
4.12. Закрыть базу данных FIRMA и открыть её заново. Проанализировать
особенности запуска.
4.13.Отменить для Главной кнопочной формы параметры запуска при
открытии базы данных FIRMA и затем удалить Главную кнопочную
форму. Для этого:
⇒ В окне базы данных выполнить команду меню
СЕРВИС, ПАРАМЕТРЫ ЗАПУСКА.
⇒ В диалоговом окне "Параметры запуска" в поле "Форма" выбрать
из списка пункт (ОТСУТСТВУЕТ) и нажать кнопку "ОК".
⇒ В окне базы данных выделить Главную кнопочную форму и на-
жать клавишу клавиатуры {Delete} или выполнить команду меню
ПРАВКА, УДАЛИТЬ.
Задание 5. Создать Главную кнопочную форму с помощью Диспетче-
ра кнопочных форм по образцу (рис. 34).
Примечания:
• Кнопки форм открывают одноименные формы в режиме редак-
тирования.
• Кнопка "Выход из базы данных" осуществляет выход из при-
ложения.
5.1. В окне базы данных выполнить команду меню СЕРВИС, НАДСТРОЙКИ,
ДИСПЕТЧЕР КНОПОЧНЫХ ФОРМ.
5.2. В окне "Диспетчер кнопочных форм" подтвердить создание кнопоч-
ной формы, нажав кнопку "Да".
5.3. В следующем окне Диспетчера нажать кнопку "Изменить".
84
5.4. В окне "Изменение страницы кнопочной формы" оставить название
"Главная кнопочная форма" (присваивается по умолчанию) для соз-
даваемой кнопочной формы и нажать кнопку "Создать".
5.5. В диалоговом окне "Изменение элемента кнопочной формы":
⇒ Ввести текст подписи "Модули автомобилей" первого элемента
создаваемой формы.
⇒ Выбрать команду "Открытие формы в режиме редактирования".
⇒ Указать имя открываемой формы "Модели автомобилей".
⇒ Нажать кнопку "ОК".
Рис. 36. Образец окна "Изменение страницы кнопочной фор-
мы" для создания кнопки "Модели автомобилей"
5.6. Повторить шаги, описанные в п.п. 5.4 - 5.5. для создания остальных
кнопок формы.
Примечания:
• Для исправления ошибок отметить соответствующий элемент и
использовать кнопку "Изменить" или "Удалить" в диалоговом
окне "Изменение страницы кнопочной формы".
• Изменения порядка следования элементов выполняют кнопки
"Вверх" или "Вниз" в диалоговом окне "Изменение страницы
кнопочной формы".
5.7. Завершить создание кнопочной формы, нажав кнопку "Закрыть"
нужное количество раз.
Примечание: При создании кнопочной формы с помощью Диспетчера
кнопочных форм Microsoft Access создает таблицу "Эле-
менты кнопочной формы", содержащую описания кно-
пок в форме и выполняемых ими действий. Редактируя
эту таблицу, можно откорректировать элементы кнопоч-
ной формы.
5.8. Просмотреть таблицу "Элементы кнопочной формы".
5.9. В окне базы данных просмотреть список форм и обратить внимание
на форму "Кнопочная форма".
85
5.10.Переименовать форму "Кнопочная форма" в "Главная кнопочная
форма".
5.11.Открыть Главную кнопочную форму и воспользоваться кнопками
открытия форм.
5.12.Добавить в форму рисунок из файла R:\Document\Car.bmp.
5.13. Задать для Главной кнопочной формы параметры ее открытия при
запуске базы данных.
5.14. Закрыть базу данных FIRMA и открыть её заново. Проанализировать
особенности запуска.
Задание 6. Подготовить отчет следующего содержания и закрыть
базу данных FIRMA:
6.1. Технология создания составных форм.
6.2. Технология создания сводных форм.
6.3. Технология создания кнопочных форм.
6.4. Использование графических средств в формах.
6.5. Возможности Мастеров для создания форм.
10. Вывод информации из базы данных
Любая СУБД позволяет вывести на экран и принтер информацию, со-
держащуюся в базе данных, из режимов таблицы или формы в виде отчё-
тов.
В отчете пользователь имеет возможность наглядно представить из-
влеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами ана-
лиза и вычислений. Все виды отчётов подразделяются на три категории:
• Простая распечатка содержимого базы данных из режимов таблицы
или формы для построения быстрого чернового варианта отчёта.
• Детальные отчёты - вывод только нужной информации в требуемой
форме.
• Специальные отчёты - подготовка почтовых наклеек и форм писем.
Макет отчета аналогично форме может состоять из нескольких разде-
лов:
• Заголовок - обычно содержит название отчета и дату.
• Верхний и нижний колонтитулы - выводятся на каждой странице.
Верхний колонтитул содержит имена полей (названия столбцов). В
нижнем колонтитуле размещается номер страницы, вычисляемый
функцией =СТРАНИЦА()
• Заголовок группы - выводится в начале каждой новой группы.
• Область данных - содержит все записи группы. Это главный и обяза-
тельный раздел отчёта. Здесь находятся как данные, так и текст.
• Примечание группы - располагается в конце каждой группы и, как
правило, содержит вычисленные суммы по соответствующей группе.
86
• Примечание отчета - выводится в конце отчета. В нём обычно распо-
лагаются вычисленные общие итоги.
Разделы макета отчета, окно со списком полей, панель элементов, ко-
ординатная линейка и сетка области данных выводятся/удаляются соот-
ветствующими командами меню ВИД.
Так как отчёты предназначены только для вывода данных на печать,
для них нельзя установить режим таблицы или формы. Для отчёта можно
выбрать только режим Конструктора и предварительного просмотра.
Способы просмотра отчета
Способ 1: В окне базы данных нажать кнопку "Просмотр"
Способ 2: В режиме конструирования отчета нажать кнопку
"Предварительный просмотр" панели инструмен-
тов. Выводится постранично весь отчет.
Способ 3: В режиме конструирования отчета открыть список
кнопкой "Представление отчета" панели инстру-
ментов:
• "Предварительный просмотр" - выводит постранично
весь отчет.
• "Образец" - выводит первые две страницы в качестве об-
разца.
Способы печати отчета
Способ 1: Выполнить команду меню ФАЙЛ, ПЕЧАТЬ
Предоставляет возможность задать параметры печати.
Способ 2: Нажать кнопку "Печать" панели инструментов.
Выводит на печать по умолчанию весь отчет.
10.1. Самостоятельное создание отчета
Необходимо открыть окно конструирования отчетов. Для этого:
⇒ В окне базы данных выбрать вкладку "Отчеты". Щелкнуть по
кнопке "Создать".
⇒ В диалоговом окне "Новый отчет":
• Выбрать режим Конструктора.
• Указать имя таблицы или запроса, на основе которых создает-
ся новый отчёт.
• Щелкнуть по кнопке "ОК".
Открывается окно конструктора отчета. Принцип создания макета от-
чета аналогичен созданию макета формы.
При переносе поля в область данных появляются два элемента. Один
содержит название поля, второй - его значение. Если создается таблич-
87
ный отчет, то элемент с названием нужно переместить в верхний колон-
титул, используя команды работы с буфером обмена.
Однако между формами и отчётами имеется существенное различие -
отчёты предназначены исключительно для вывода данных на экран или
печать. В них отсутствует необходимость наличия управляющих элемен-
тов для ввода данных. Поэтому в отчётах можно отказаться от использо-
вания списков, полей со списком и флажков.
10.2. Создание отчета с помощью Мастера
Для создания отчёта с помощью Мастера следует:
⇒ Выбрать вкладку "Отчеты" в окне базы данных.
Щелкнуть по кнопке "Создать".
⇒ В диалоговом окне "Новый отчет" запустить нужный Мастер, ука-
зать имя таблицы/запроса в качестве источника данных и нажать
кнопку "ОК".
MS Access предлагает следующих Мастеров:
"Мастер" Назначение
Простой отчёт В отчёт включается содержимое всех полей базо-
вой таблицы. Мастер создаёт отчёт автоматически,
сразу же после запуска.
В один столбец Вывод содержимого не всех полей таблицы. Изме-
нение порядка следования данных.
Табличный отчёт Данные из выбранных полей располагаются в виде
таблицы. Заголовками столбцов могут являться
названия полей.
Групповые вычис-
ления
Табличный отчет, но в конце каждой колонки таб-
лицы помещаются итоги (сумма, среднее,
макс/мин).
Группировка дан-
ных и вычисление
итогов
Табличный отчёт, но данные группируются по ука-
занным признакам с одинаковыми значениями и
итоги вычисляются по каждой группе, а также в
целом.
Почтовые наклейки Использование информации из базы данных (на-
пример, названий и адресов фирм) для подготовки
к печати почтовых наклеек для рассылки рекламы.
Диаграмма Создание отчёта с диаграммой.
Слияние с MS Word Создание составного документа средствами Access
и Word.
88
10.3. Практическое задание №10
Цель: Освоение приемов конструирования и обработки отчетов.
Подготовка к выполнению задания:
Открыть базу данных FIRMA со своего рабочего диска.
Задание 1. Создать с помощью Мастера простой отчет в один стол-
бец с полной информацией о моделях на складе.
1.1. Создать автоотчет в столбец:
⇒ Выбрать вкладку "Отчеты" в окне базы данных и нажать кнопку
"Создать".
⇒ В диалоговом окне "Новый отчет" выбрать "Автоотчет: в столбец",
указать в качестве источника данных таблицу "Склад" и нажать
кнопку "ОК".
1.2. Просмотреть все страницы отчета с помощью навигационных кно-
пок.
1.3. Отредактировать макет отчета, добавив в нижний колонтитул фами-
лию и имя создателя отчета. Для этого:
⇒ Увеличить размер области нижнего колонтитула, переместив
мышью заголовок следующей области.
⇒ Ввести текст колонтитула "Отчет составил студент Фами-
лия Имя", используя кнопку "Надпись" панели элементов.
⇒ Оформить введенную надпись курсивом.
1.3. Просмотреть отчет.
1.4. Закрыть отчет с сохранением под именем "Модели склада- в стол-
бец".
Задание 2. Создать с помощью Мастера простой отчет "Модели
склада- в строку" с полной информацией о моделях на
складе.
Примечание: Отчет создавать Мастером "Автоотчет: ленточный" на
основе базовой таблицы "Склад".
Задание 3. Подготовить отчет "Запасы на складе" с помощью Мас-
тера, содержащий информацию о моделях и их количест-
ве на складе. Информацию сгруппировать по названиям
коробок передач, выполнив сортировку по убыванию кода
модели внутри каждой группы. Получить итоговую сумму
общего количества моделей на складе.
3.1. Запустить Мастер отчетов, указав в качестве источника данных таб-
лицу "Склад".
3.2. В диалоговом окне "Создание отчетов" выбрать поля:
89
• Код модели
• Коробка передач
• Количество на складе
и нажать кнопку "Далее":
3.3. Выбрать группировку по полю КОРОБКА ПЕРЕДАЧ и нажать кноп-
ку "Далее".
3.1. В следующем окне Мастера:
⇒ Выполнить сортировку, выбрав с помощью кнопки ее на-
правление и указав поле КОД МОДЕЛИ.
⇒ Нажать кнопку "Итоги", установить флажки у всех функций для
поля КОЛИЧЕСТВО НА СКЛАДЕ и нажать кнопку "ОК".
⇒ Нажать кнопку "Далее".
3.2. Выбрать ступенчатый макет отчета, книжную ориентацию и нажать
кнопку "Далее".
3.3. Выбрать черно-белый стиль оформления и нажать кнопку "Далее".
3.4. Ввести название отчета "Запасы на складе" и нажать кнопку "Гото-
во".
3.5. При просмотре отчета обратить внимание на вычисленные с помо-
щью функций значения.
3.6. Отредактировать макет отчета:
• Удалить в области примечаний группы "Коробка передач"
лишние поля с функциями AVG, MIN, MAX.
• Изменить размер отредактированной области макета.
3.7. Просмотреть отчет и закрыть его с сохранением.
Задание 4. Отредактировать отчет "Запасы на складе" по образцу
на рис. 37:
• Создать колонку, в которой вычисляется стоимость
запаса по каждой модели.
• В конце отчета получить итоговую сумму стоимости
запаса на складе.
4.1. Открыть отчет в режиме Конструктора.
4.1. Создать вычисляемое поле в области данных, используя
кнопку "Поле" панели элементов.
4.2. В поле надписи ввести название "Стоимость запаса".
90
Рис.37. Макет отчета "Запасы на складе"
91
4.4. Переместить поле с названием из области данных в область верхнего
колонтитула:
⇒ Выделить поле с названием и удалить его в буфер.
⇒ Активизировать область верхнего колонтитула щелчком мыши в
его области или на строке его заголовка.
⇒ Вставить элемент из буфера и переместить в нужное место.
4.5. В поле со значением ввести формулу, используя Построитель выра-
жений:
⇒ Выполнить команду СВОЙСТВА из контекстного меню.
⇒ Выбрать вкладку "Данные", в строке "Данные" нажать
кнопку Построителя и ввести формулу.
=([Склад]![Заводская цена]+[Склад]![Предпродажные издержки])*
[Склад]![Количество на складе]
4.6. Увеличить размер области примечания отчета.
4.7. В области примечания отчета создать вычисляемое по формуле поле
=SUM(([Склад]![Заводская цена]+[Склад]![Предпродажные издерж
ки])* [Склад]![Количество на складе])
Примечание: Можно скопировать вычисляемое поле из области дан-
ных в область примечаний отчета и отредактировать его,
а подпись к нему создать отдельно кнопкой "Надпись"
панели элементов.
4.8. Начертить горизонтальную разделительную линию.
4.9. Просмотреть отчет и закрыть его с сохранением.
Задание 5. Подготовить почтовые наклейки на конверты для рассыл-
ки информации клиентам по образцу на рис. 38.
Наклейки имеют размер 38,10 х 99,06 мм, расположены в две
колонки на листе, отсортированы в алфавитном порядке по
городам и фамилиям.
Примечание: В результате наклейки будут сгруппированы по городам,
а внутри группы фамилии расположены в алфавитном
порядке.
Куда:
Москва, ул. Профсоюзная, 56-22
Кому:
Романов Иван Иванович
Рис. 38. Образец почтовой наклейки
5.1. Запустить Мастер отчетов "Почтовые наклейки", указав в качестве
источника данных таблицу "Клиенты".
92
5.2. В диалоговом окне "Создание почтовых наклеек" выбрать размер
наклейки и нажать кнопку "Далее".
5.3. Выбрать шрифт (Arial Cyr, 10, наклонный) и нажать кнопку "Далее".
5.4. В следующем окне Мастера (рис. 39) создать текст макета по образ-
цу на рис. 38 и нажать кнопку "Далее".
Примечание: Надписи ("Куда:" и "Кому:") набрать на клавиатуре.
Выбирать поля двойным щелчком мыши или соответствующей
кнопкой, ставя символ "пробел" между ними.
Рис. 39. Диалоговое окно Мастера "Почтовые наклейки"
5.5. Выбрать поля ГОРОД и ФАМИЛИЯ для сортировки и нажать кноп-
ку "Далее".
5.6. Оставить предложенное имя отчета и нажать кнопку "Готово".
5.7. Просмотреть наклейки и закрыть отчет.
Задание 6. Создать составной документ средствами Access и Word
для рассылки писем по адресам, которые хранятся в таб-
лице "Клиенты" базы данных FIRMA, используя DDE-
связь.
Примечание: Пользователь прибегает к помощи Мастера "Слияние с
MS Word" программы Access, чтобы создать DDE-связь
для печати информации с помощью MS Word.
В результате данные Access-таблиц будут связаны с тек-
стовым документом MS Word, в котором они могут ис-
пользоваться для печати писем.
93
6.1. В окне базы данных выделить таблицу "Клиенты" и запустить Мас-
тер слияния с MS Word, выполнив команду меню СЕРВИС, СВЯЗИ С
OFFICE, СЛИЯНИЕ С MS WORD.
6.2. В диалоговом окне "Слияние с документами Microsoft Word" отме-
тить позицию переключателя "Создание нового документа и уста-
новка связи с этим документом" и нажать кнопку "ОК".
6.3. В открывшемся окне MS Word создать деловое письмо по образцу
на рис. 40.
Примечание: Добавить поля, выделенные кавычками, используя кноп-
ку "Поля слияния" панели инструментов.
«Город»
«Адрес»
«Фамилия» «Имя» «Отчество»
Уважаемый клиент «Имя» «Фамилия»!
Приглашаем Вас посетить презентацию новых моделей автомобилей, ко-
торая состоится 10.08.99 по адресу Москва, Тверская ул., дом 23.
Генеральный директор фирмы FIRMA.
Рис. 40. Образец письма для рассылки
6.4. Сохранить текст письма на рабочем диске под именем Letter.
6.5. Запустить Мастер Слияние с MS Word, нажав кнопку "Окно
диалога "Слияние". (При необходимости распахнуть окно
MS Word.)
6.6. В диалоговом окне "Слияние":
⇒ Нажать кнопку "Объединить".
⇒ Определить назначение "Новый документ" и нажать кнопку
"Объединить".
Примечание: В результате будет получено столько экземпляров пись-
ма, сколько записей имеется в базовой таблице. В поля
слияния будут подставлены значения из таблицы Access.
6.7. Просмотреть полученные письма.
6.8. Закрыть окно Microsoft Word без сохранения.
Задание 7. Подготовить отчет следующего содержания и закрыть
базу данных FIRMA:
7.1. Отличие между двумя типами автоотчетов.
7.2. Порядок задания сортировки и группировки в отчетах.
7.3. Создание почтовых наклеек.
7.4. Создание составного документа средствами MS Access и MS Word.
94
11. Макросы и модули
11.1. Основные понятия о макросах
Макрос представляет собой набор из одной или нескольких макроко-
манд, каждая из которых выполняет определенное действие - например,
открывает форму или печатает отчет. Макросы позволяют автоматизиро-
вать выполнение повторяющихся действий и расширять функциональные
возможности базы данных. Каждый макрос имеет имя, которое использу-
ется для его запуска. При запуске макроса макрокоманды выполняются в
порядке их следования и осуществляют определенные действия над раз-
личными объектами базы данных: над таблицами, запросами, формами,
отчетами. Имена этих объектов указываются в аргументах макрокоманд.
Примеры макрокоманд
Макро-
команда
Аргументы Пояснение
Открыть
Таблицу
Имя таблицы,
Режим, Режим
данных
Открывает таблицу в режиме таблицы, в
режиме конструктора или в режиме
предварительного просмотра.
Применить
Фильтр
Имя фильтра,
Условие отбо-
ра
Применяет фильтр, запрос или предло-
жение WHERE (SQL) к таблице, форме
или отчету для отбора и сортировки за-
писей в таблице, а также в базовой таб-
лице или базовом запросе формы или
отчета.
Показать
ВсеЗаписи
Нет Удаляет любой фильтр, примененный к
активной таблице, форме или результи-
рующему набору записей запроса.
В русифицированной версии СУБД Access имена макрокоманд пере-
ведены на русский язык, например, макрокоманде OpenForm оригиналь-
ной версии соответствует "ОткрытьФорму". Это следует иметь в виду при
использовании программы, не подвергшейся русификации.
Для создания относительно несложных макросов нет необходимости
изучать язык макрокоманд.
95
11.2. Разработка макросов
11.2.1. Разработка простых макросов
Для разработки простых макросов не требуются знания программиро-
вания. Достаточно выполнить следующую последовательность шагов:
1. В окне базы данных выбрать вкладку "Макрос" и нажать кнопку
"Создать".
Примечание: Открывается окно Конструктора макросов (рис. 41), со-
стоящее из трех полей: поле макрокоманды, поле примечания и
поле аргументов. В дальнейшем, как и при конструировании
других объектов, можно переходить из режима Конструктора в
режим Выполнения (Запуска макроса).
Рис. 41.Окно Конструктора макросов
2. В поле "Макрокоманда" выбрать из списка нужную макрокоманду,
например: ОткрытьФорму, Восстановить, Выход, ДобавитьМеню и
т.д.
3. В поле "Примечание" можно при желании ввести комментарий, опи-
сывающий результат выполнения макрокоманды: например, "От-
крыть форму "Сотрудники".
4. В поле аргументов указать значения аргументов макрокоманды. Об-
ратить внимание на пояснения, которые появляются в правой части
окна.
5. Для добавления в макрос других макрокоманд перейти на следую-
щую строку и повторить шаги 2÷4.
Существуют упрощенные приемы описания некоторых макрокоманд и
их аргументов. Например, для включения в макрос макрокоманды "От-
96
крытьФорму" (OpenForm), достаточно переместить с помощью мыши
значок формы из окна базы данных в строку макрокоманды.
Рекомендация: Для перевода курсора из одной части окна в другую
можно использовать мышь, или клавишу F6.
При запуске макроса макрокоманды выполняются в порядке их следо-
вания в бланке, если в них не заданы условия.
11.2.2. Условия в макросах
Макроязык предоставляет возможность управления ходом выполне-
ния команд в зависимости от логических условий. Это средство языка
выполняет те же функции, что и условные операторы (If) процедурных
языков программирования, например, Паскаля.
Для задания условия в макросах необходимо открыть соответствую-
щее поле в окне Конструктора макросов, выполнив команду меню
ВИД, УСЛОВИЕ. Тексты условий можно вводить с клавиатуры, или конст-
руировать с помощью Построителя выражений.
11.3. Практическое задание №11
Цели: Освоение навыков разработки макросов.
Знакомство с понятием модуля.
Подготовка к выполнению задания:
Открыть базу данных BOREY со своего рабочего диска.
Задание 1. Создать макрос для открытия формы "Поставщики".
(Разработка макросов без программирования)
1.1. Открыть окно создания макроса.:
⇒ В окне базы данных выбрать вкладку "Макросы" и нажать кнопку
"Создать".
1.2. Создать макрокоманду открытия формы "Поставщики".
⇒ В окне базы данных выбрать вкладку "Формы".
⇒ Переместить значок формы "Поставщики" в поле "Макрокоман-
да" верхней строки окна Конструктора макроса.
1.3. Закрыть макрос с сохранением под именем "Поставщик".
1.4. Запустить макрос:
⇒ В окне базы данных выделить макрос "Поставщик".
⇒ Нажать кнопку "Запуск".
1.5. Закрыть форму.
Задание 2. Создать кнопку для выполнения макроса "Поставщик".
(Управление макросами)
2.1. Создать пустую форму "Открытие форм":
97
⇒ В окне базы данных выбрать вкладку "Формы", нажать кнопку
"Конструктор", затем кнопку "ОК".
⇒ Сохранить форму под именем "Открытие форм".
2.2. Создать кнопку для запуска макроса:
⇒ Переместить мышью значок макроса "Поставщик" в окно пус-
той формы "Открытие форм".
⇒ Отредактировать текст, выводимый на данной кнопке, заменив
его названием открываемой формы - "Поставщики".
2.3. Перейти в режим формы и убедиться в правильном функционирова-
нии кнопки.
Задание 3. Создать макрос для обработки события "Нажатие кноп-
ки", обеспечивающий появление в поле ТЕКУЩАЯ ДАТА
сегодняшнего числа.
(Конструирование макросов и их связывание с событиями)
Рис. 42. Образец формы "Открытие форм"
3.1. Добавить в форму "Открытие форм" кнопку без описания действия:
⇒ В режиме Конструктора выбрать элемент "Кнопка" панели эле-
ментов и указать его местоположение в форме.
⇒ Закрыть появившееся окно Мастера кнопкой "Отмена".
3.2. Переименовать новую кнопку, присвоив ей имя "Сегодня":
⇒ Выполнить команду СВОЙСТВА контекстного меню кнопки.
⇒ Выбрать вкладку "Другие" или "Все", и ввести новое имя.
3.2. Добавить в форму "Открытие форм" вычисляемое поле, ис-
пользуя элемент "Поле" панели элементов.
3.3. Переименовать поле, присвоив ему имя ТЕКУЩАЯ ДАТА, восполь-
зовавшись командой СВОЙСТВА контекстного меню.
3.4. Сконструировать макрос в соответствии с заданием:
⇒ Для кнопки "Сегодня" выполнить команду ОБРАБОТКА
СОБЫТИЙ.
⇒ В появившемся окне Построителя выбрать позицию "Макро-
сы", нажать кнопку "ОК" и присвоить макросу имя "Сегодня".
3.5. В окне макроса выбрать макрокоманду "ЗадатьЗначение" и указать
аргументы макрокоманды, используя кнопку Построителя:
• Элемент (его значение задается при нажатии на кнопку):
98
[Forms]![Открытие форм]![Текущая дата]
• Выражение (определяет это значение): Date( )
3.6. Сохранить макрос и закрыть его.
3.7. В режиме просмотра формы "Открытие форм" нажать на кнопку
"Сегодня", убедиться, что макрос выполняет ожидаемое действие.
3.8. Отредактировать форму, удалив надпись поля ТЕКУЩАЯ ДАТА и
изменив текст на более выразительный.
3.9. Закрыть форму "Открытие форм".
Задание 4. Создать макрос, обеспечивающий автоматическое от-
крытие формы "Главная кнопочная форма" при загрузке
базы данных.
(Автоматический запуск макросов)
Примечание: Если в базе данных имеется макрос Autoexec, то СУБД
Access автоматически запускает его при загрузке базы данных.
4.1. Создать макрос Autoexec:
⇒ Открыть окно создания макроса.
⇒ Выбрать макрокоманду "Открыть Форму".
⇒ Указать в качестве аргумента макрокоманды имя загружаемой
формы "Главная кнопочная форма".
⇒ Закрыть окно макроса с сохранением под именем "Autoexec".
4.2. Закрыть базу данных.
4.3. Открыть базу данных и оценить эффект создания макроса.
Задание 5. Изменить условия макроса.
5.1. Открыть отчет "Итоги продаж по объему" в режиме просмотра, про-
смотреть несколько страниц.
Примечание: Данный отчет связан с макросом "Итоги продаж", кото-
рый управляет форматированием страниц отчета таким обра-
зом, что первая страница содержит не более 10 строк.
5.2. Открыть макрос "Итоги продаж по объемы" в режиме Конструктора.
Ознакомиться с текстом условий данного макроса и с примечаниями,
поясняющими эти условия.
5.3. Изменить условия в макросе таким образом, чтобы каждая страница
отчета "Итоги продаж по объему" содержала не более 10 строк:
[Счетчик] Mod 10 = 0
5.4. Закрыть макрос с сохранением.
5.5. Вновь выполнить п. 5.1 и убедиться, что задание выполнено.
99
11.4. Основные понятия о модулях
Модуль представляет собой собрание описаний, инструкций и проце-
дур, написанных на языке программирования Visual Basic Application
(VBA). Модуль может состоять из одной или нескольких связанных меж-
ду собой процедур. В свою очередь, база данных включает несколько
модулей, в том числе общие модули, модули форм и модули отчетов.
• Общий или Глобальный модуль содержит процедуры, которые могут
использоваться в любом объекте базы данных.
• Модуль формы и модуль отчета состоят из инструкций и процедур,
связанных с конкретной формой или отчетом. При создании формы
(отчета) личная форма генерируется автоматически и содержит описа-
ние самой формы (отчета) и ее (его) объектов, а также свойства и ме-
тоды обработки событий для формы (отчета). В процессе проектиро-
вания и изменения формы (отчета) меняется и содержание связанного
с ней (с ним) модуля. При открытии формы (отчета) автоматически
загружается в память и связанный с ней (с ним) модуль.
Макросы и модули представляют собой программные средства СУБД
Access и в ряде случаев рекомендуется их применение даже при отсутст-
вии у пользователя опыта в программировании.
11.5. Практическое задание №11 (продолжение)
Задание 6. Ознакомиться с текстом модуля для кнопки "Окно базы
данных" в Главной кнопочной форме базы данных BOREY.
6.1. Открыть в режиме Конструктора Главную кнопочную форму базы
данных BOREY.
6.2. Узнать имя кнопки с подписью "Окно базы данных", открыв окно
свойств командой СВОЙСТВА контекстного меню кнопки.
6.3. Открыть окно модуля этой кнопки:
⇒ Выполнить команду ОБРАБОТКА СОБЫТИЙ контекстного меню.
⇒ В появившемся окне Построителя выбрать позицию "Програм-
мы" и нажать на кнопку "ОК".
6.4. Ознакомиться с текстом модуля.
100
Задание 7. Создать процедуру, которая задает пользователю вопрос и
реагирует на полученный ответ ("Да"/"Нет").
Рис. 43. Окно с вопросом
Рис. 44. Окно для выбора
ответа "Да"
Рис. 45. Окно для выбора
ответа "Нет"
7.1. В форму "Открытие форм " базы данных BOREY добавить кнопку
без описания действия.
Примечание: Закрыть окно Мастера кнопок, нажав кнопку "Отмена".
7.2. Изменить подпись кнопки на текст "Пример" и имя кнопки на "Example".
Для этого:
⇒ Выполнить команду СВОЙСТВА контекстного меню кнопки.
⇒ Выбрать вкладку "Все" и изменить свойства "Имя" и "Подпись".
⇒ Закрыть окно описания свойств.
7.3. Создать модуль, который при нажатии на кнопку с именем
"Example" обеспечивает появление окна с вопросом (рис. 43) и соот-
ветствующих окон после ответов пользователя (рис. 44, рис. 45).
⇒ Выполнить команду ОБРАБОТКА СОБЫТИЙ контекстного меню
кнопки с именем "Example".
⇒ В появившемся окне Построителя выбрать позицию "Программы"
и нажать кнопку "ОК".
Примечание: Появится окно Построителя модуля с заготовкой проце-
дуры, содержащей две строки:
Private Sub Example_Click()
End Sub
⇒ Ввести текст модуля, приведенный в образце на рис. 46.
101
Примечание: В языке Basic тексты комментариев начинаются со знака
' (апостроф). При вводе данного текста комментарии
можно опустить.
Private Sub Example_Click()
Dim Res ' Объявление переменной Res по умолчанию типа Variant,
' т.е. тип зависит от самих данных
Res = vbNo ' Начальное значение переменной Res
' VBA имеет встроенные константы:
' vbNo - код кнопки "Нет"
' vbRetryCancel - код кнопок "Повторить", "Отменить"
' vbOKOnly - код кнопки "ОК"
' vbYesNo - код кнопок "Да", "Нет"
While Res = vbNo 'Цикл выполняется, пока не будет нажата кнопка "Да"
Res = MsgBox("To be or Not to be?", vbYesNo, "That is a Question!")
' MsgBox( ) - встроенная функция для создания диалоговых окон
' сообщений с командной кнопкой. Общий формат оператора:
' MsgBox("строка сообщений", кнопка, заголовок окна)
If Res = vbNo Then MsgBox ("Ошибка! Попробуйте еще раз!")
' Текст появится, если нажата кнопка "Нет"
' После нажатия на кнопку цикл повторяется.
Wend
MsgBox ("Правильно!")
End Sub
Рис. 46. Образец процедуры, которая задает пользователю вопрос
и реагирует на полученный ответ ("Да"/"Нет")
7.4. Сохранить модуль.
7.5. Перейти в режим формы и воспользоваться кнопкой "Пример".
7.6. Проанализировать результат.
7.7. Закрыть базу данных BOREY.
11.6. Практическое задание № 12
Цель: Изучение средств VBA для запуска макрокоманд из СУБД
MS Access.
102
Для выполнения макрокоманд непосредственно из СУБД Microsoft
Access используется конструкция (объект) DoCmd (выполнить команду).
Примеры
Команда (объект) Пояснение
DoCmd.OpenForm "Сотрудники",
acNormal
Открывает форму "Сотрудники"
в окне стандартного размера.
DoCmd.OpenForm "Сотрудники", , ,
"[Должность] = 'Торговый агент'"
Та же команда, но размер окна не
указан. Третий аргумент задает
значение фильтра.
DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Создает новую запись в активной
таблице.
DoCmd.Quit Выход из Microsoft Access.
DoCmd.Close Закрытие активного объекта
(таблицы, формы, или отчета).
Подготовка к выполнению задания:
Открыть базу данных FIRMA со своего рабочего диска.
Задание 8. В Главной кнопочной форме создать кнопку для закрытия
данной формы и открытия окна базы данных средствами VBA.
8.1. Открыть Главную кнопочную форму в режиме Конструктора.
8.2. Создать новую кнопку без описания действия.
8.3. Присвоить новой кнопке имя "Закрыть" и подпись "Закрыть форму"
8.4. Вызвать Конструктор программ на VBA:
⇒ Выполнить команду ОБРАБОТКА СОБЫТИЙ контекстного меню
кнопки.
⇒ В открывшемся окне Построителя выбрать позицию "Програм-
мы" и нажать кнопку "ОК".
8.5. Изменить появившуюся заготовку программы так, чтобы получить
следующий текст:
Private Sub Закрыть_Click()
DoCmd.Close
End Sub
8.6. Воспользоваться кнопкой "Закрыть форму".
Задание 9. Подготовить отчёт следующего содержания и закрыть
базу данных FIRMA:
9.1. Назначение и технология создания макроса.
9.2. Назначение и технология создания модуля.
9.3. Способы создания кнопок для выполнения макросов.
103
12. Тематические контрольные задания
по курсу
12.1. Темы: Самостоятельное создание баз данных. Са-
мостоятельное конструирование таблиц и их за-
полнение. Создание межтабличных связей
Задание 1. Создать фактографическую базу данных PERSONS для
кадрового подразделения фирмы, содержащую таблицы
следующих структур:
Примечание: Каждое числовое поле описывать как длинное целое
Таблица 1 - "Отделы"
Имя поля Тип данных Свойства
Отдел Числовой
Название отдела Текстовый
Начальник Числовой Индексированное поле (совпаде-
ния не допускаются)
Офис Числовой Индексированное поле (совпаде-
ния не допускаются)
Телефон Текстовый
Таблица 2 - "Сотрудники"
Имя поля Тип данных Свойства
Сотрудник Числовой
Отдел Числовой
ФИО Текстовый
Оклад Денежный
Год рождения Дата/время формат поля - YYYY
Город Текстовый по умолчанию - "Москва"
Адрес Текстовый
Телефон Текстовый
Год поступления Дата/время формат поля - YYYY
Должность Числовой
Таблица 3 - "Задания"
Имя поля Тип данных Свойства
Задание Числовой
Содержание поле МЕМО
Срок окончания Дата/время
Ответственный Числовой Индексированное поле (совпа-
дения не допускаются)
Выполнено Логический
104
Задание 2. Создать межтабличные связи.
Главная
таблица
Подчиненная
таблица
Поля
связи
Тип
связи
Отделы Сотрудники Отдел - Отдел 1 : N
Отделы Сотрудники Начальник - Сотрудник 1 : 1
Сотрудники Задания Сотрудник - Ответствен-
ный
1 : N
Задание 3. Заполнить базу следующими данными:
Ограничения целостности:
• Возраст сотрудника не менее 19 лет.
• Начальник является сотрудником своего отдела.
• Срок окончания задания не раньше текущей даты.
Примечание: Продумать последовательность заполнения таблиц!!!
Таблица "Отделы"
Отдел Название отде-
ла
Начальник Офис Телефон
51 Бухгалтерия 1 100 111-00-51
52 Технический 2 200 111-00-52
53 Программный 3 300 111-00-53
54 Снабжение 4 400 111-00-54
Таблица "Задания"
Задание Содержание Срок
окончания
Ответст
венный
Выпол-
нено
101 Баланс 1 Да
102 Инвентаризация 2 Нет
103 Ремонт принтера 7 Нет
104 Покупка сканера 4 Нет
105 Сдача программы №123 3 Нет
106 Покупка канц. товаров 4 Нет
107 Профилактика ТС 5 Нет
108 Написание программы №124 6 Нет
109 Ремонт компьютера 8 Нет
110 Отладка программы №124 6 Нет
Примечание: Срок окончания задания продумать и ввести самостоя-
тельно.
105
Таблица "Сотрудники"
Сотруд-
ник
Отдел ФИО Оклад Год рож-
дения
Город Адрес Телефон Год по-
ступле-
ния
Долж
ность
1 51 Иванов 3 000р. 1970 Москва Каховка 11 111-11-11 1.1.1990 1
2 52 Петров 3 000р. 1977 Москва Петровка 38 222-22-22 1.1.1998 1
3 53 Смирнов 3 000р. 1945 Москва Тверская 33 333-33-33 1.1.1998 1
4 54 Зайцев 3 000р. 1956 Москва Зеленая 11 444-44-44 1.1.1996 1
5 51 Алексеев 2 000р. 1955 Москва Голубая 33 555-55-55 1.1.1997 2
6 52 Евдокимов 2 000р. 1975 Москва Розовая 22 666-66-66 1.1.1995 2
7 53 Пугачев 1 500р. 1960 Москва Серая 11 777-77-77 1.1.1996 3
8 54 Киркоров 1 500р. 1950 Москва Желтая 33 888-88-88 1.1.1997 3
9 52 Бурков 2 000р. 1945 Москва Фруктовая 12 999-99-99 1.1.1994 2
10 53 Тузов 1 500р. 1956 Москва Малиновая 15 123-12-12 1.1.1995 3
Примечание: При вводе данных в поле ГОД РОЖДЕНИЯ придумать и ввести полную дату.
106
Задание 4. Создать фактографическую базу данных Compon для фир-
мы, занимающейся модернизацией компьютеров.
База содержит таблицы следующих структур:
Таблица 1 - "Компоненты"
Имя поля Тип данных
Тип Текстовый
Наименование Текстовый
Поставщик Числовой
Дата поставки Дата/время
Цена Денежный
Таблица 2 - "Поставщики"
Имя поля Тип данных
Поставщик Числовой
Фирма Текстовый
Город Текстовый
Год основания Дата/время
Годовой оборот Денежный
Задание 5. Отредактировать структуру таблицы "Компоненты",
вставив поле ОПТОВАЯ ЦЕНА перед полем ЦЕНА.
Задание 6. Создать межтабличные связи.
Задание 7. Заполнить базу, используя буфер обмена, следующими дан-
ными:
Таблица "Поставщики"
Поставщики Фирма Город Год основа-
ния
Годовой
оборот
1 Рога и Копы-
та
Черноморск 1995 19000
2 Intel New York 1974 100000
3 Triton New York 1976 250000
4 American
Megatrends
Cansas City 1979 30000
107
Таблица "Компоненты"
Тип Наименова
ние
Постав-
щик
Дата по-
ставки
Оптовая
цена
Цена
CD Drive CD-ReWrite 4 02-фев-97 455 470
CD Drive CD-ROM 4 02-фев-97 65 68
CD Drive DVD ROM 4 02-фев-97 217 222
Винчестер HDD 2.1 gb 1 12-мар-98 139 141
Винчестер HDD 9.1 gb 2 24-сен-97 369 390
Материнская
плата
Intel Celeron
PGA
1 14-май-97 81 83
Материнская
плата
Zida Pentium
II
1 14-май-97 78 82
Монитор Philips 14 2 09-фев-98 123 132
Монитор Philips 15 2 09-фев-98 154 161
Монитор Sumsung 14 4 02-фев-97 115 125
Монитор Sumsung 15 4 02-фев-97 184 186
Процессор Intel Celeron
366
3 20-май-98 76 78
Процессор Intel Celeron
400
3 20-май-98 112 116
Процессор Intel Pentium
II 266
3 26-май-96 105 111
Процессор Intel Pentium
II 350
1 01-апр-98 175 182
Процессор Intel Pentium
II 400
2 19-апр-98 251 258
Процессор Intel Pentium
III 450
3 26-май-98 410 427
108
12.2. Темы: Создание баз данных с помощью Мастера.
Редактирование структуры таблиц.
Ведение баз данных
Задание 1. Создать с помощью Мастера базу данных FOND на основе
шаблона "Основные фонды", включив образцы данных.
Примечание: При создании базы выполнить следующие изменения в
типовых таблицах, создаваемых Мастером:
Таблица Добавить
Сведения об основных
фондах
Код отдела, Код продавца
Сведения о сотрудниках Номер паспорта, Табельный но-
мер
Задание 2. Отредактировать структуру таблицы "Компоненты"
базы данных FOND, добавив поле ГОД РОЖДЕНИЯ вслед
за полем ФАМИЛИЯ.
Примечание: Указать для поля ГОД РОЖДЕНИЯ формат YYYY, а
также значение по умолчанию: Date()-20*365
Это означает, что фирма принимает на работу, как пра-
вило, сотрудников в возрасте 20 лет.
Задание 3. Ввести соответствующую информацию в базу данных
FOND.
3.1. На фирму поступило новое оборудование: копировальное устройст-
во фирмы Ксерокс.
3.2. Новиков Павел назначен ответственным за лазерный принтер.
3.3. Компьютер сдан в ремонт.
Задание 4. Создать с помощью Мастера базу данных на основе шаб-
лона "Личное имущество", включив образцы данных.
Задание 5. Ввести данные в базу "Личное имущество".
5.1. В таблицу "Помещения" добавить запись "Оранжерея".
5.2. В таблицу "Типы" ввести две записи: "Движимое" и "Недвижимое".
5.3. Используя буфер обмена, добавить в таблицу "Личное имущество"
не менее 10 записей о квартире, гараже, автомобиле, компьютере и
даче. Каждая запись должна отличаться от остальных содержанием
по крайней мере одного поля.
109
12.3. Темы: Поиск, быстрая сортировка и быстрая
фильтрация данных
Задание 1. В базе данных BOREY:
1.1. Найти товар марки Flotemysost.
1.2. Сгруппировать данные по типу и упорядочить их в алфавитном по-
рядке марок в каждой группе.
1.3. Отсортировать данные в порядке возрастания кодов товаров.
1.4. Определить количество заказов, которое было сделано клиентом
Hanari Carnes.
1.5. Определить количество заказов, доставленных почтой в 1995 году.
1.6. Определить количество заказанного товара со скидкой 15% и ценой
более 10 000,00$.
1.7. Определить количество заказанного товара со скидкой 0% и 5% и
количеством более 20.
1.8. Определить количество заказов, принятых после 1993 года.
1.9. Определить количество заказов, сделанных клиентами из США в
1993 и 1994 годах.
1.10.Определить количество заказов, сделанных клиентами из США в
1993 и 1994 годах.
1.11.Найти клиентов из Венесуэллы, которых обслуживал Кротов Анд-
рей.
1.12.Определить страну-поставщик фирмы Leka Trading.
1.13.Определить поставщиков, которые общаются с фирмой через своих
главных менеджеров.
1.14.Определить марки кондитерских товаров, не имеющих минимально-
го запаса.
Задание 2. В базе данных COMPON:
2.1. В таблице "Компоненты" выполнить вложенную сортировку по по-
лям ТИП, НАИМЕНОВАНИЕ, ПОСТАВЩИК.
2.2. В таблице "Компоненты" сгруппировать данные по поставщикам,
упорядочив их по возрастанию значений поля ОПТОВАЯ ЦЕНА.
2.3. В таблице "Компоненты" определить наименование самого дорогого
компонента.
2.4. В таблице "Компоненты" для всех мониторов заменить цену, увели-
чив ее на 10.
2.5. В таблице "Компоненты" для всех компонентов типа "Материнская
плата" установить цену, равную 80.
2.6. Определить город, из которого фирма сделала поставки 20 мая 1998
года.
2.7. Определить поставщиков, поставляющих один тип компонентов.
110
12.4. Тема: Запросы и выборки
Задание 1. В базе данных FIRMA:
1.1. Создать запрос "Клиенты-москвичи", содержащий полную инфор-
мацию о клиентах, проживающих в Москве. Упорядочить записи в
алфавитном порядке фамилий клиентов.
1.2. Создать перекрестный запрос для получения информации о перспек-
тивных клиентах. Заголовки строк - фамилии и имена клиентов, за-
головки столбцов - модели, содержимое ячеек таблицы -количество
заказанных моделей. Вычислить для каждого клиента общее количе-
ство заказанных моделей.
Задание 2. В базе данных PERSONS:
2.1. Создать простой запрос "Отделы1" для вывода содержимого первых
трех полей таблицы "Отделы", упорядочив записи по возрастанию
номера офиса.
2.2. Создать запрос обновления (замены) для замены номера телефона в
таблице "Отделы" так, чтобы включить в этот номер код города
(095), Например, вместо номера 123-4567 должен появиться номер
(095) 123-4567.
2.3. Создать запрос замены для пересчета оклада всех сотрудников отде-
лов 51 и 52, работающих более 3 лет, на 10% в сторону увеличения.
2.4. Создать запрос-выборку "Список1" для вывода списка сотрудников,
фамилии которых начинаются на буквы в интервале А...С и которые
поступили на работу после 1995 года.
2.5. Отдел 51 ликвидирован. Подготовить и выполнить запрос удаления
записей из всех таблиц базы данных.
2.6. Создать перекрестный запрос "xQ1" к таблицам "Задания" и "Со-
трудники". Заголовки строк - ФИО сотрудников, заголовки столбцов
- номера отделов, в которых они работают, содержимое ячеек табли-
цы - номера заданий.
2.7. Создать запрос "xQ2", подсчитывающий количество заданий по ка-
ждому отделу.
Задание 3. В базе данных BOREY:
3.1. Создать запрос для поиска в таблице "Клиенты" записей, в которых
названия городов начинаются с буквы "Л".
3.2. Создать запрос "Поставщики1" для выборки из таблиц "Поставщи-
ки" и "Товары" значений следующих полей: КОД ПОСТАВЩИКА,
НАЗВАНИЕ, МАРКА и ЦЕНА.
3.3. С помощью Мастера создать перекрестный запрос для анализа сум-
марных значений цен на товары, поставляемые различными фирма-
ми. Базовый запрос - "Поставщики1".
111
12.5. Тема: Формы
Задание 1. В базе данных FIRMA создать форму "Складской учет" по образцу:
Примечания: • Для создания формы использовать запрос "Склад".
• При создании поля со списком КОРОБКА ПЕРЕДАЧ использовать подстановку одного из
двух значений: "Автоматическая" или "Ручная".
• Для кнопок задать действия перехода на предыдущую и следующую записи.
112
Задание 2. В базе данных FIRMA создать форму "Накладные расходы" по образцу:
Примечания: • Для создания формы использовать запрос "Накладные".
• При создании поля со списком КОД КЛИЕНТА использовать подстановку значений из пер-
вого столбца таблицы "Клиенты”.
• При создании поля со списком КОД МОДЕЛИ использовать подстановку значений из перво-
го столбца таблицы "Склад”.
113
Задание 3. В базе данных FIRMA создать составную форму по образ-
цу:
Примечания: • В качестве базовой таблицы для основной формы
указать таблицу "Склад".
• Для подчиненной формы использовать таблицы
"Клиенты" и "Заказы".
Задание 4. В базе данных FIRMA отредактировать Главную кнопоч-
ную форму, добавив следующие кнопки:
• Просмотр отчета "Запасы на складе".
• Печать отчета "Запасы на складе".
• Печать наклеек.
Задание 5. В базе данных FIRMA отредактировать Главную кнопоч-
ную форму, добавив во все ее формы кнопки для закрытия
этих форм.
Задание 6. В базе данных BOREY создать форму "Десять самых деше-
вых товаров".
Задание 7. В базе данных BOREY отредактировать форму "Постав-
щики", добавив поле со списком, обеспечивающее удобный
ввод информации в поле СТРАНА путем выбора из списка
одного из значений или набора нового значения.
114
12.6. Тема: Отчеты
Задание. В базе данных BOREY создать следующие отчеты:
1. Автоотчет в столбец для вывода информации о всех сотрудниках
фирмы.
2. Отчет, содержащий следующую информацию о поставщиках: назва-
ние, полный адрес с указанием индекса, страны. Информация долж-
на быть сгруппирована по странам и отсортирована по названиям.
3. Отчет с информацией о товарах: код товара и его цена. Информация
должна быть сгруппирована по коду товара и отсортирована по цене
в порядке ее увеличения. Кроме того, должны быть определены наи-
большие, наименьшие и средние цены на товары в группах.
4. Отчет о заказанных товарах: код заказа, название товара, его цена и
заказанное количество. Информация должна быть сгруппирована по
коду заказа и отсортирована в алфавитном порядке названий това-
ров. Кроме того, предусмотреть кнопку, содержащую значение
стоимости заказанного товара, стоимости всего заказа и общей
стоимости всех сделанных заказов.
5. Почтовые наклейки для рассылки сотрудникам.
6. Составной документ для рассылки писем по адресам следующего
образца (средствами Access и Word):
Фирма "Борей"
«Город», «Область»
«Название»
Уважаемый «ОбращатьсяК»!
Фирма «Борей» благодарит Вас за своевременное выполнение обяза-
тельств за прошлый год. Надеемся на дальнейшее плодотворное со-
трудничество.
Искренне Ваш,
М. Михайлов
Генеральный директор фирмы "Борей"
7. Отчет с диаграммой, иллюстрирующей самые ходовые модели.
8. Отчет с диаграммой о самых перспективных клиентах.
115
12.7. Темы: Макросы и модули
Задание. Создать в Главной кнопочной форме базы данных FIRMA
кнопку, позволяющую переходить в окно базы данных.
1. Открыть в режиме Конструктора Главную кнопочную форму базы
данных FIRMA.
2. Создать кнопку без описания действия.
3. Переименовать новую кнопку, присвоив ей имя "ОкноБазыДанных",
и изменить текст ее подписи на "Окно базы данных":
4. Открыть окно модуля кнопки:
⇒ Выполнить команду ОБРАБОТКА СОБЫТИЙ контекстного меню.
⇒ В появившемся окне Построителя выбрать позицию "Програм-
мы" и нажать на кнопку "ОК".
Примечание: Появится окно Построителя модуля с заготовкой проце-
дуры, содержащей две строки.
5. Заменить текст в окне модуля на текст из буфера обмена.
6. Отредактировать текст модуля по образцу:
Sub ОкноБазыДанных_Click( )
' Программа, частично созданная мастером кнопок
On Error GoTo Err_ОкноБазыДанных_Click
Dim strDocName As String
strDocName = "Заказы"
' Закрытие главной кнопочной формы
DoCmd.Close
' Передача фокуса окну базы данных; выбор таблицы "Заказы"
DoCmd.SelectObject acTable, strDocName, True
Exit_ОкноБазыДанных_Click:
Exit Sub
Err_ОкноБазыДанных_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_ОкноБазыДанных_Click
End Sub
7. Воспользоваться кнопкой для перехода в окно базы данных.
116
13. Программа курса
Данная дисциплина базируется на знаниях и навыках, полученных
студентами при изучении учебного курса Информатика: Технические
средства, Программные средства, Алгоритмические средства. Предпола-
гается, что студент имеет навыки работы на персональном компьютере в
среде MS Windows и знаком с основами программирования.
13.1. Цели и задачи
Целью курса является изучение принципов использования компью-
терных технологий в управлении предприятием, а также основ построе-
ния автоматизированных информационных систем. Знания и навыки,
приобретаемые студентами, необходимы им при изучении специальных
курсов: "Информационные технологии в маркетинге", "Информацион-
ные технологии в рекламе", "Автоматизированные информационные
технологии в экономике" и способствуют решению многих практических
задач в различных сферах управления.
Студент, прослушавший данный курс, должен:
⇒ иметь представление:
• об организационных и математических основах построения информа-
ционных систем, ориентированных на использование в управлении;
• о принципах построения современных компьютерных информацион-
ных систем, сферах их применения, и их возможностях;
• о классификации информационных систем, отличиях фактографиче-
ских систем от документальных;
• о возможных аномалиях, возникающих при непродуманном построе-
нии информационных систем, и о нормализации баз данных как сред-
стве устранения аномалий;
• о возможностях систем управления базами данных, их архитектуре и
функциях;
• о последовательности проектирования и разработки базы данных;
• о построении информационного запроса как основного средства полу-
чения систематизированной информации из информационной систе-
мы;
• о типичных информационных запросах к системам различных клас-
сов;
• о проектировании и построении экранной формы как основы для по-
строения визуальных объектов;
• о методике построения и генерации отчетов;
• о макропрограммировании в прикладных программах, входящих в
состав пакета Microsoft Office;
117
• о проблемах представления знаний в компьютерных системах и об-
щем подходе к их решению;
• об основах построения сети Internet и методах доступа к ней;
• о построении и использовании информационных систем с удаленным
доступом;
• о технологии "клиент-сервер";
• об основных проблемах и методике защиты информации;
⇒ знать и уметь использовать:
• программные продукты, работающие в операционной среде Windows,
для построения информационных систем;
• систему управления базой данных Access на уровне квалифицирован-
ного пользователя;
• технологию связывания и внедрения объектов (OLE) в приложениях
Windows;
⇒ иметь опыт:
• работы с программами, входящими в пакет Microsoft Office;
• проектирования и разработки учебной информационной системы;
• работы с таблицами, запросами, экранными формами, отчетами и
макросами.
13.2. Программное обеспечение курса
• Операционная система Windows 95;
• Пакет MS Office;
• Компьютерная сеть кафедры, поддерживающая технологию "Клиент-
Сервер";
• Доступ к глобальной сети Internet;
• Программа тестирования знаний;
• СУБД Access 7.0 и выше.
Методика преподавания базируется на дифференцированном подходе
к обучаемым. Во время практических занятий студенты получают инди-
видуальные задания различного уровня сложности. Подбор заданий про-
водится на основе анализа начальной подготовки студентов в области
компьютерных технологий. В процессе обучения используется рубежный
контроль: изучение каждой темы завершается выполнением контрольного
практического задания. Анализ результатов рубежного контроля позволя-
ет повысить эффективность преподавания на последующих этапах изуче-
ния курса.
118
13.3. Литература
13.3.1. Основная литература
1. Информатика под ред. Н.В. Макаровой (учебник).- М.: Финансы и
статистика, 1997
2. Когаловский М.Р. Технология баз данных на персональных ЭВМ.- М.:
Финансы и статистика, 1992
3. Каратыгин С., Тихонов А., Долголаптев В.- Базы данных. В 2-х т.- М.:
ABF, 1995
4. Л.В. Зайцева, Е.И. Константинова, Ю.М. Носков. Информационные
технологии в управлении (уч. пособие).- М.: НГУ, 1999
13.3.2. Дополнительная литература
1. Microsoft Access 97. Справочник - Питер, 1998
2. Дейт К. Введение в системы баз данных.- М.: Наука, 1980
3. Диго С.М. Проектирование и использование баз данных.- М.: Финан-
сы и статистика, 1995
4. П. Грэй. Логика, алгебра и базы данных. М.: Машиностроение, 1989
5. Ф. Цикритзис, Лоховски. Модели данных. М.: Финансы и статистика,
1992
13.4. Программа лекционных занятий
Тема 1. Введение
Основные понятия теории информации. Представление информации в
виде знаков и в виде символов. Понятие об информационном процессе.
Виды информационных процессов: хранение, обработка и передача ин-
формации.
Автоматизированные информационные системы (АИС) в экономике и
управлении. Основные понятия. АИС документальные и фактографиче-
ские. Область применения АИС. Понятие об информационном запросе.
Особенности запросов в АИС обоих типов.
Интегрированный программный пакет Microsoft Office как средство
для построения информационных систем. Состав пакета и функции от-
дельных программ. Унифицированная система меню и приемы работы
пользователя, характерные для любой из программ. Обмен данными ме-
жду программами. Технология связывания и вставки объектов (OLE).
СУБД Access в составе пакета.
119
Тема 2. Информационные системы и СУБД
Предметная область информационной системы и ее анализ. Выявле-
ние зависимостей между атрибутами. Функциональные зависимости. База
данных как компьютеризованная информационная система.
Системы управления базами данных и их функции. Концептуальный
и физический уровни управления. Логическая и физическая целостность
базы данных. Понятие модели данных. Связь модели данных с предмет-
ной областью. Классические модели данных: реляционная, сетевая и ие-
рархическая. Сравнение моделей. Недостатки реляционной модели. По-
стреляционные модели данных.
Основные положения реляционной базы данных. Атрибуты и корте-
жи. Двумерная таблица как n-арное отношение на множестве атрибутов.
Понятие о домене. Функциональные связи между атрибутами. Анома-
лии избыточности, исключения и обновления. Декомпозиция отношения
как способ устранения аномалий. Понятие о ключе отношения. Норма-
лизация отношений. Первая, вторая и третья нормальные формы отно-
шений.
Разработка простой однотабличной базы данных средствами СУБД
Access. Проектирование таблицы. Ввод данных и редактирование.
Тема 3.Система управления базой данных
Архитектура СУБД и ее основные функции. Интерфейс между уров-
нями управления. Интерфейсы пользователей различной квалификации.
Построение модели базы данных. Организация связи между таблицами.
Связи типов 1:1 и 1:N. Средства ввода и редактирования данных. Сорти-
ровка и поиск. Поддержание целостности базы данных.
Организация баз данных в компьютерных сетях. Типы компьютерных
сетей. Проблема поддержания целостности распределенных баз данных
и сосредоточенных баз данных с распределенным доступом. Механизм
транзакций.
Сравнительная характеристика некоторых современных СУБД: dBase,
FoxPro, Access, Paradox, Oracle.
Постановка задачи проектирования информационной системы. Харак-
теристики и параметры системы.
Проектирование базы данных из нескольких связанных таблиц сред-
ствами СУБД Access. Использование конструктора таблиц. Поиск данных
в таблице и в базе данных.
Тема 4. Информационные запросы
Анализ базы данных. Способы проектирования запросов: реляцион-
ный запрос по образцу (RQBE), Мастер запросов и стандартный язык
120
запросов SQL. Простые и сложные запросы. Запрос к базам данных, со-
стоящим из нескольких таблиц. Выполнение запросов.
Проектирование и выполнение запросов средствами СУБД Access.
Сортировка записей таблицы. Запросы с критериями поиска. Запросы с
параметрами. Вычисляемые поля в запросах. Итоговые запросы. Запрос к
связанным таблицам. Запросы удаления. Запросы замены. Перекрестные
запросы.
Практические приемы построения запросов для решения конкретных
задач.
Тема 5 Экранные формы
Экранная форма как основной объект визуального программирования.
Программа в среде Windows как последовательность экранных форм.
Стандартные элементы управления, ввода и вывода информации в систе-
ме Windows. Установка и использование этих элементов в экранной
форме. Элемент управления как визуальный объект. Понятие о свойствах
объектов и событиях, связанных с объектами. Элементы программирова-
ния: описание свойств и событий. Построитель выражений как средство
создания фрагментов кода программы. Экранные формы для связанных
таблиц.
Тема 6. Отчеты и макросы
Основные понятия об отчете. Виды отчетов: одноколонный, почтовая
наклейка, сложный отчет. Иерархическая структура отчета. Средства ав-
томатизации проектирования и построения отчета. Конструктор отчетов.
Основные понятия макропрограммирования: макроопределение и
макровызов. Макрос как вид программы. Построение макроса. Автома-
тическая запись макроса в различных программах, работающих в среде
Windows. Макрорекордер. Просмотр и редактирование текста макроса.
Язык программирования Visual Basic Application (VBA) как универсаль-
ное средство записи макросов.
Тема 7. Администрирование информационными
системами
Импорт и экспорт данных. Поддержание логической и физической це-
лостности базы данных. Защита и восстановление базы данных. Средства
современных СУБД для поддержания логической и физической целост-
ности базы данных. Сжатие базы данных. Защита от несанкционирован-
ного доступа. Шифрование базы данных. Средства предотвращения на-
рушений защиты и раннего обнаружения нарушителей.
Перспективы развития информационных систем и СУБД. Понятия
данных и знаний. Характерные черты базы знаний. Проблемы искусст-
121
венного интеллекта. Способы представления знаний. Дедуктивная и ин-
дуктивная модели знаний.
Тема 8. Информационные системы
с удаленным доступом
Понятие об удаленном доступе к информационным и программным
ресурсам. Технология "Клиент-сервер". Преимущества информационных
систем с удаленным доступом по сравнению с локальными системами.
Виды распределенных баз данных. Требования к программным и аппа-
ратным средствам удаленного доступа. Возможности современных СУБД
в организации удаленного доступа.
Тема 9. Построение сети Internet
Основные понятия о вычислительных сетях. Локальные, корпоратив-
ные, региональные и глобальные вычислительные сети. Процессы и про-
токолы в вычислительных сетях. Передача данных: пакетный способ.
Аппаратные средства передачи данных. Маршрутизаторы, скоростные
линии и каналы связи. Понятие об удаленном подключении компьютеров.
Особенности информационного обмена между удаленными компьютера-
ми. Модемы, их типы и основные параметры
Построение сети Internet. Обеспечение надежной и скоростной пере-
дачи данных. Протокол TCP/IP. Доменная система имен. Способы под-
ключения к Internet: по выделенной линии; по выделенному телефонному
каналу; по коммутируемой линии. Основные виды работы в Internet: элек-
тронная почта, группы новостей, списки рассылки, World Wide Web
(Всемирная паутина). Программные средства работы в Internet. Почтовые
программы и браузеры. Понятие о гипертекстовых ссылках и языке
HTML. Программа ICQ и работа с ней.
Тема 10. Основы защиты информации
в информационных системах
Проблема защиты информации и общий подход к ее решению. Клас-
сификация хакеров: любители и профессионалы. Последовательность
вторжения в удаленную систему. Методы подготовки и действия после
успешного вторжения. Методы чтения закрытой информации, в частно-
сти, паролей. Программы экранной имитации. Вирусные средства втор-
жения. Вирусы типов "Троянский конь" и "Баба-Яга". Вирусы-мутанты.
Профилактика, раннее обнаружение и защита от вторжения хакеров.
Признаки начала атаки хакера на удаленную систему.
Аппаратные и программные средства защиты информации и их харак-
теристика. Средства собственной защиты программы и данных. Кодиро-
122
вание и шифрование данных. Стандарты шифрования. Средства защиты
магнитных дисков. Защита программных средств.
13.5. Программа компьютерного практикума
Тема 1. Освоение СУБД Access
Запуск Access. Выбор команд меню. Открытие базы данных примеров.
Панель инструментов. Окна в Access. Вызов справочной системы. Про-
смотр и редактирование базы данных.
Тема 2. Многотабличная база данных
Создание базы данных с помощью Мастера. Ввод схемы данных. Кон-
структор таблиц. Обработка таблицы. Связывание таблиц. Ввод, редакти-
рование и удаление записей. Поиск данных. Ведение базы данных. Соз-
дание базы данных с помощью конструктора. Практика работы с много-
табличной базой данных.
Тема 3. Проектирование и обработка запросов
Сортировка записей таблицы. Запросы с критериями поиска. Запросы
с параметрами. Вычисляемые поля в запросах. Итоговые запросы. Запрос
к связанным таблицам. Запросы удаления. Запросы замены. Перекрест-
ные запросы.
Тема 4. Проектирование и обработка форм
Проектирование и разработка простой формы. Использование Масте-
ров. Редактирование данных с помощью форм. Фильтры. Режим Конст-
руктора. Создание элементов формы. Диаграммы и их вставка в форму.
Вычисляемые элементы управления. Использование Построителя выра-
жений.
Построение формы для связанных таблиц. Отображение результатов
запроса с помощью формы.
Тема 5. Проектирование и разработка отчетов
Проектирование и разработка одноколонного отчета. Почтовая на-
клейка. Отчет с группировкой данных. Использование конструктора отче-
тов. Отчеты для связанных таблиц. Главные и подчиненные отчеты.
Тема 6. Макросы
Создание макроса с помощью Построителя макросов. Автоматический
запуск макроса. Макросы в качестве заменителей команд меню. Регист-
рация дат создания и изменения. Условное выполнение макроса. Исполь-
зование Построителя меню.
123
Импорт и экспорт данных. Присоединение таблиц, созданных средст-
вами других СУБД.
Тема 7. Модули
Разработка модуля, содержащего процедуру для обработки нажатия
кнопки. Освоение приемов переноса текста из системы помощи.
13.6. Вопросы для оценки качества знаний студентов
А. Теоретические вопросы
1. Основные понятия теории информации. Представление информации
в виде знаков и в виде символов. Понятие об информационном про-
цессе. Виды информационных процессов: хранение, обработка и пе-
редача информации.
2. Автоматизированные информационные системы (АИС) в экономике
и управлении. Основные понятия. АИС документальные и фактогра-
фические. Область применения АИС. Понятие об информационном
запросе. Особенности запросов в документальных и в фактографи-
ческих АИС .
3. Интегрированный программный пакет Microsoft Office как средство
для построения информационных систем. Состав пакета и функции
отдельных программ.
4. Унифицированная система меню и приемы работы пользователя, ха-
рактерные для любой из программ пакета Microsoft Office.
5. Обмен данными между программами пакета Microsoft Office. Техно-
логия связывания и вставки объектов (OLE). СУБД Access7.0 в соста-
ве пакета.
6. Предметная область информационной системы и ее анализ. Выявле-
ние зависимостей между атрибутами. Функциональные зависимости.
База данных как компьютеризованная информационная система.
7. Системы управления базами данных и их функции. Концептуальный
и физический уровни управления. Логическая и физическая целост-
ность базы данных.
8. Понятие модели данных. Связь модели данных с предметной обла-
стью. Классические модели данных: реляционная, сетевая и иерархи-
ческая. Сравнение моделей.
9. Основные положения реляционной базы данных. Атрибуты и корте-
жи. Двумерная таблица как N-арное отношение на множестве атри-
бутов. Понятие о домене.
124
10. Функциональные связи между атрибутами. Аномалии избыточности,
исключения и обновления. Декомпозиция отношения как способ уст-
ранения аномалий.
11. Понятие о ключе отношения. Нормализация отношений. Первая, вто-
рая и третья нормальные формы отношений.
12. Разработка простой однотабличной базы данных средствами СУБД
Access7.0. Проектирование таблицы. Ввод данных и редактирование.
13. Архитектура СУБД и ее основные функции. Интерфейс между уров-
нями управления. Интерфейсы пользователей различной квалифика-
ции.
14. Построение модели базы данных. Организация связи между таблица-
ми. Связи типов 1:1 и 1:N. Средства ввода и редактирования данных.
Сортировка и поиск. Поддержание целостности базы данных.
15. Организация баз данных в компьютерных сетях. Типы компьютерных
сетей. Проблема поддержания целостности распределенных баз дан-
ных и сосредоточенных баз данных с распределенным доступом. Ме-
ханизм транзакций.
16. Сравнительная характеристика современных СУБД: dBase, FoxPro,
Access, Paradox, Oracle.
17. Постановка задачи проектирования информационной системы. Ха-
рактеристики и параметры системы.
18. Проектирование базы данных из нескольких связанных таблиц сред-
ствами СУБД Access. Использование Конструктора таблиц. Поиск
данных в таблице и в базе данных.
19. Анализ базы данных. Способы проектирования запросов: реляцион-
ный запрос по образцу (RQBE), Мастер запросов и стандартный язык
запросов SQL.
20. Простые и сложные запросы. Запрос к базам данных, состоящим из
нескольких таблиц. Выполнение запросов.
21. Проектирование и выполнение запросов средствами СУБД Access
7.0. Сортировка записей таблицы. Запросы с критериями поиска. За-
просы с параметрами. Вычисляемые поля в запросах.
22. Итоговые запросы в СУБД Access 7.0. Запрос к связанным таблицам.
Запросы удаления. Запросы замены. Перекрестные запросы.
23. Экранная форма как основной объект визуального программирова-
ния. Программа в среде Windows как последовательность экранных
форм.
24. Стандартные элементы управления, ввода и вывода информации в
системе Windows. Установка и использование этих элементов в эк-
ранной форме.
125
25. Элемент управления как визуальный объект. Понятие о свойствах
объектов и событиях, связанных с объектами. Элементы программи-
рования: описание свойств и событий.
26. Построитель выражений как средство создания фрагментов кода про-
граммы. Экранные формы для связанных таблиц.
27. Основные понятия об отчете. Виды отчетов: одноколонный, почтовая
наклейка, сложный отчет. Иерархическая структура отчета.
28. Средства автоматизации проектирования и построения отчета. Ис-
пользование Конструктора отчетов.
29. Основные понятия макропрограммирования: макроопределение и
макровызов. Макрос как вид программы. Построение макроса. Авто-
матическая запись макроса в различных программах, работающих в
среде Windows.
30. Макрорекордер. Просмотр и редактирование текста макроса. Язык
программирования Visual Basic как универсальное средство записи
макросов.
31. Администрирование информационными системами. Импорт и экс-
порт данных. Поддержание логической и физической целостности ба-
зы данных.
32. Защита и восстановление базы данных. Средства современных СУБД
для поддержания логической и физической целостности базы данных.
33. Сжатие базы данных. Защита от несанкционированного доступа.
Шифрование базы данных.
34. Средства предотвращения нарушений защиты и раннего обнаружения
нарушителей.
35. Перспективы развития информационных систем и СУБД.
В. Задания для выполнения на компьютере
1. Создать однотабличную базу данных средствами СУБД Access 7.0 и
заполнить данными 5-10 записей. Схема и содержание базы данных
даются студентам при получении задания.
2. Для совокупности таблиц, имеющих общие атрибуты, определить
ключ и выполнить связывание таблиц, обеспечивая логическую цело-
стность данных. Заполнить таблицы данными по указанию препода-
вателя.
3. В имеющейся базе данных выполнить сортировку записей таблицы
по ключу. Сформировать и выполнить запрос с критериями поиска,
сформулированными преподавателем.
4. В базе данных сформулировать и выполнить запрос с параметрами, с
использованием вычисляемых полей.
5. В базе данных сформулировать и выполнить итоговый запрос и за-
прос к связанным таблицам.
126
6. В базе данных сформулировать и выполнить запрос удаления и за-
прос замены. В базе данных сформулировать и выполнить перекрест-
ный запрос.
7. Разработать простую форму для ввода и редактирования информации
в имеющейся базе данных. Отредактировать данные с помощью
формы.
8. В имеющейся форме установить фильтры для выборки данных по
указанию преподавателя. Добавить несколько новых элементов в
форму.
9. Вставить в форму диаграмму, подготовленную средствами програм-
мы Excel.
10. Построить форму для связанных таблиц. Сформулировать запрос к
базе данных и отобразить результаты запроса с помощью формы.
11. Для имеющейся базы данных спроектировать и разработать одноко-
лонный отчет.
12. Разработать почтовую наклейку средствами Конструктора отчетов.
13. Разработать отчет с группировкой данных по указанию преподавате-
ля.
14. В базе данных, состоящей из нескольких связанных таблиц, создать
главный и подчиненные отчеты по указанию преподавателя
15. Создать макрос с помощью Построителя макросов. Определить для
него совокупность горячих клавишей. Выполнить запуск макроса.
16. Выполнить импорт и экспорт данных, подготовленных средствами
различных СУБД.
17. Выполнить присоединение таблиц, созданных средствами других
СУБД, к базе данных Access.
14. Вопросы для тестирования по курсу
14.1. Информационные системы. Основные понятия
1. Наиболее распространенной является модель данных...
а) Сетевая.
б) Иерархическая.
в) Реляционная.
г) Никакая из перечисленных.
2. Наиболее эффективный поиск выполняет алгоритм...
а) Логарифмический.
б) Линейный.
в) Их эффективность одинакова.
3. Для поиска информации с помощью логарифмического алгоритма
файл нужно...
127
а) Сортировать.
б) Индексировать.
в) Сортировать или индексировать.
г) Можно оставить в исходном виде.
4. Для поиска информации с помощью линейного алгоритма файл...
а) Необходимо сортировать.
б) Необходимо индексировать.
в) Необходимо сортировать или индексировать.
г) Можно оставить в исходном виде.
5. Информационная система, обслуживающая кадровое подразделение
фирмы, - это пример системы...
а) Документальной.
б) Фактографической.
в) Не относится ни к какой из перечисленных.
г) Возможно, той и другой.
6. Информационная система "Консультант-плюс", предназначенная для
хранения законодательных актов и выдачи юридических справок, - это
пример системы...
а) Документальной.
б) Фактографической.
в) Не относится ни к какой из перечисленных.
г) Имеет признаки систем обоих типов.
7. Любое отношение...
а) Всегда имеет ключ и только один.
б) Всегда имеет ключ и может иметь несколько ключей.
в) Может не иметь ключа.
г) Всегда имеет несколько ключей.
8. При удалении из ключа одного из атрибутов...
а) Ключ разрушается.
б) Ключ сохраняется.
в) Ключ может сохраниться или разрушиться.
г) Удаленный атрибут становится ключевым.
9. Рассмотрим отношение со схемой: {Фамилия, Имя, Отчество, ГодРо-
ждения}. Атрибут "Фамилия"...
а) Будет ключевым в любом случае.
б) Можно назначить ключевым до ввода информации.
в) Не может быть ключевым.
128
г) Является ключом, если и только если в данном отношении не будут
записываться данные об однофамильцах.
10. СУБД Access поддерживает модель данных...
а) Сетевую.
б) Иерархическую.
в) Реляционную.
г) Все перечисленные.
д) Ни одну из перечисленных.
11. Условие логической целостности - это...
а) Неравенство. которое проверяется при вводе информации в табли-
цу.
б) Условие, которое проверяет пользователь самостоятельно.
в) Условие, получаемое системой автоматически при анализе базы
данных.
12. Если студент университета может учиться только в одной группе, то
связь "Студент-Группа" - это пример связи типа...
а) Один к одному.
б) Один ко многим.
в) Многие ко многим.
г) Тип связи не определен.
13. Если в отделе не более одного начальника и ни один служащий не
является начальником нескольких отделов, то связь "Начальники - Отде-
лы" - это пример связи типа...
а) Один к одному.
б) Один ко многим.
в) Многие ко многим.
г) Тип связи не определен.
14. Если атрибут является ключевым, то он...
а) Может быть частью другого ключа, но только одного.
б) Может быть частью одного или нескольких ключей.
в) Не может быть частью другого ключа.
14.2. Таблицы в базах данных
1. Ключ таблицы может состоять...
а) Только из одного поля.
б) Только из нескольких полей.
129
в) Из одного или нескольких полей.
2. Индексирование таблицы позволяет...
а) Ускорить поиск информации в таблице.
б) Ускорить ввод информации в таблицу.
в) Связывать таблицы.
г) Уменьшать объем информации, хранимой в таблицах.
3. Если тип связи между таблицами 1:1, то запись первой таблицы может
соответствовать...
а) Нескольким записям второй таблицы.
б) Только одной записи второй таблицы.
в) Возможны оба варианта.
г) Оба варианта невозможны.
4. Если тип связи между таблицами 1:N, то запись первой таблицы мо-
жет соответствовать...
а) Нескольким записям второй таблицы.
б) Только одной записи второй таблицы.
в) Возможны оба варианта.
г) Оба варианта невозможны.
5. Если тип связи между таблицами M:N, то любое количество записей
первой таблицы может соответствовать...
а) Одной или нескольким записям второй таблицы.
б) Только одной записи второй таблицы.
в) Только нескольким записям второй таблицы.
6. Правильно выполненное разбиение отношения на несколько связан-
ных между собой таблиц позволяет уменьшить влияние...
а) Аномалии избыточности.
б) Аномалии включения.
в) Аномалии исключения.
г) Всех перечисленных аномалий.
д) Никакой из перечисленных аномалий.
7. Источником данных для таблицы может служить...
а) Другая таблица.
б) Запрос.
в) Оба типа объектов(таблица, запрос).
г) Ни один из перечисленных типов объектов.
8. Ввод условий логической целостности можно выполнить...
а) Непосредственно с клавиатуры в соответствующее поле.
б) С помощью Построителя выражений.
130
в) Любым из перечисленных способов.
9. СУБД проверяет условия логической целостности...
а) При вводе информации.
б) Сразу после ввода, при переходе к следующей записи таблицы.
в) При выполнении запроса.
г) При выполнении специальных команд пользователя.
10. Предположим, что в один из столбцов таблицы нужно часто вводить
одинаковые значения. Для автоматического ввода можно использовать...
а) Условия логической целостности.
б) Конструктор выражений.
в) Список значений.
г) Значение по умолчанию.
11. Какой кнопкой следует воспользоваться для перехода из режима таб-
лицы в режим конструктора таблиц?
а) б) в) г)
12. С помощью какой кнопки можно отсортировать записи по возраста-
нию?
а) б) в) г)
13. С помощью какой кнопки можно отсортировать записи по убыва-
нию?
а) б) в) г)
14. Найдите кнопку фильтра по выделенному...
а) б) в) г)
15. При связывании таблиц тип поля связи должен быть...
а) Одинаковым для обеих таблиц.
б) Одинаковым для обеих таблиц, но допускается одно исключение:
поле типа "Счетчик" можно связывать с полем типа "Числовой"
(Длинное целое).
в) Различным для обеих таблиц.
г) Любым.
16. Для переноса содержимого поля из одной записи в другую необхо-
димо...
а) Выделить только текст данного поля и записать его в буфер обмена.
131
б) Выделить целиком данное поле и записать его в буфер обмена.
в) Выделить нужную запись и записать ее в буфер обмена.
г) Можно использовать любой из этих способов.
д) Ни один из этих способов не приводит к успеху.
17. Перед копированием одной записи в буфер обмена следует...
а) Выделить текст одного поля этой записи.
б) Выделить целиком одно из полей этой записи.
в) Выделить целиком нужную запись, используя кнопку слева от нее.
г) Можно использовать любой из этих способов.
д) Ни один из этих способов не приводит к успеху.
18. Какую комбинацию клавишей можно использовать для копирования
выделенного фрагмента в буфер обмена?
а) Ctrl+C
б) Ctrl+Insert
в) Обе перечисленные.
г) Ни одна из перечисленных не дает нужного результата.
19. Какую комбинацию клавишей можно использовать для вставки ин-
формации из буфера обмена?
а) Ctrl+V
б) Shift+Insert
в) Ни одна из перечисленных не дает нужного результата.
г) Обе перечисленные.
20. После вставки записи из буфера обмена получено сообщение о не-
возможности выполнения операции. Причиной этого может быть...
а) Нарушение целостности ключа.
б) Нарушение условий логической целостности.
в) Попытка записи в подчиненную таблицу информации, для которой
нет соответствующей записи в главной таблице.
г) Любое из перечисленных обстоятельств.
д) Другая причина.
21. Данные какого из перечисленных типов пользователь базы данных не
может изменить?
а) Числовые.
б) Текстовые.
в) Счетчик.
г) Дата/время.
22. Поле с каким типом данных ВСЕГДА можно использовать в качестве
ключевого?
132
а) Текстовое.
б) Числовое.
в) Денежное.
г) Счетчик.
д) Дата/время.
23. Какой тип связи можно установить между сущностями: "Группа" и
"Студент" ?
а) Один-к-одному.
б) Один-ко-многим.
в) Многие-ко-многим.
г) Ни один из перечисленных.
24. Поле ДАТА ПРИОБРЕТЕНИЯ имеет условие на значение:
<=Date( )-10. Предположим, что сегодня 1 сентября 1999 г. Какое из при-
водимых значений вызовет сообщение об ошибке...
а) 20.12.98
б) 30.01.99
в) 30.08.99
г) 1.05.99
25. Поле ЦЕНА имеет условие на значение: >100 and <=1000. Какое из
приведенных значений удовлетворяет условию?
а) 100
б) 1000
в) Оба значения.
г) Ни одно из значений.
26. Анализ предметной области показал, что связь между таблицами
должна быть типа "1:N". Однако, система Access не дает возможности
установить данный тип связи. Выбрать наилучший путь решения:
а) Уничтожить первую таблицу и заново создать новую с теми же дан-
ными.
б) Изменить форматы данных.
в) Изменить типы данных.
г) Поле связи первой таблицы индексировать без повторений, второй -
индексировать, допуская повторения.
14.3. Запросы в базах данных
1. Какое средство создания запросов является наиболее универсальным:
а) Конструктор запросов.
б) Язык SQL.
в) Мастер запросов.
133
2. Какое средство создания запросов является наиболее простым для
пользователя?
а) Конструктор запросов.
б) Язык SQL.
в) Мастер запросов.
3. Запрос позволяет отобразить...
а) Только информацию, находящуюся в таблицах.
б) Информацию, находящуюся в таблицах, или связанную с ней с по-
мощью выражений.
в) Информацию из таблиц или других запросов.
г) Любую информацию из таблиц или других запросов, а также свя-
занную с ней с помощью выражений.
4. Пусть поле ГОРОД содержит информацию о названиях городов. Ка-
кое из перечисленных ниже условий в бланке запроса для этого поля по-
зволяет отобрать из таблицы все названия городов, начинающиеся на бу-
кву М?
а) Like(M)
б) Like(M*)
в) =Like(M*)
г) =Like(M)
5. Пусть поле ГОД РОЖДЕНИЯ содержит информацию о годе рождения
сотрудников фирмы. Какое из перечисленных условий, введенных в это
поле в бланке запроса, позволяет отобрать из таблицы информацию обо
всех сотрудниках старше 20 лет?
а) [ГодРождения] > 20
б) >Date( ) - 365 * 20
в) (Date( ) - [ГодРождения]) > 20
г) (Date( ) - [ГодРождения]} > 20*365
6. Какая из изображенных кнопок соответствует переносу ВСЕХ назва-
ний полей базовой таблицы в конструируемый запрос?
а) б) в) г)
7. Какая из изображенных кнопок соответствует переносу ТОЛЬКО
ОДНОГО из названий полей базовой таблицы в конструируемый запрос?
а) б) в) г)
8. Если одно из полей запроса нужно сделать невидимым при просмотре,
то нужно...
а) Исключить это поле из бланка запроса.
б) Создать другой запрос, в котором нет этого поля.
134
в) Создать запрос на основе другой базовой таблицы.
г) Снять пометку с флажка "Вывод на экран" в соответствующем поле
бланка запроса.
9. Для записи сложных условий, содержащих операцию ИЛИ, следует...
а) Поместить соответствующие простые условия на одной и той же
строке бланка запроса.
б) Поместить соответствующие простые условия на разных строках
бланка запроса.
в) Разделить соответствующие простые условия словом OR.
г) Разделить соответствующие простые условия словом AND.
10. Для записи сложных условий, содержащих операцию И, нужно...
а) Поместить соответствующие простые условия на одной и той же
строке бланка запроса.
б) Поместить соответствующие простые условия на разных строках
бланка запроса.
в) Разделить соответствующие простые условия словом OR.
г) Разделить соответствующие простые условия словом AND.
11. Какой из перечисленных типов запросов предназначен для отображе-
ния данных в виде электронной таблицы?
а) Выборка.
б) Перекрестный.
в) Создание таблицы.
г) Обновление.
д) Удаление.
е) Добавление.
12. Предположим, что стоимость продовольственных товаров из Герма-
нии уменьшилась на 10%. Для внесения необходимых изменений в таб-
лицу нужно построить и выполнить запрос...
а) Удаления.
б) Обновления.
в) Замены.
г) Перекрестный.
13. Ненужные записи лучше удалять из таблиц, используя запрос удале-
ния, поскольку это...
а) Упрощает работу.
б) Ускоряет обработку записей.
в) Снижает вероятность случайного удаления записей.
г) Упрощает работу, ускоряет обработку записей и снижает вероят-
ность случайного удаления записей.
135
14. Нужно создать таблицу "Ветераны", переписав в нее из таблицы "Со-
трудники" только те записи, которые относятся к лицам старше 50 лет.
Выбрать наилучший способ выполнения этой операции...
а) Создать таблицу "Ветераны", распечатать таблицу "Сотрудники" и
ввести нужную информацию в новую таблицу.
б) Создать и выполнить запрос-выборку с соответствующим условием
отбора и перенести всю информацию в новую таблицу через буфер
обмена.
в) Создать и выполнить запрос на создание таблицы.
15. Какая из приводимых функций позволяет вычислить среднее значе-
ние?
а) Avg
б) Sum
в) StDev
г) Var
16. Какая из приводимых функций позволяет вычислить стандартное
отклонение?
а) Avg
б) Sum
в) StDev
г) Var
17. Задача. Поле "ГОДВЫПУСКА" таблицы "Оборудование" содержит
информацию о годе выпуска оборудования. Пользователю необходимо
выбирать из этой таблицы данные, соответствующие различным годам
выпуска. Какой путь решения предпочтителен?
а) Создать столько запросов, сколько записано различных значений
года выпуска.
б) Создать один запрос с параметром "ГодВыпуска".
в) Создать столько таблиц, сколько записано различных значений года
выпуска.
г) Использовать фильтр по выделенному.
18. С полем ГОД ВЫПУСКА таблицы "Оборудование" связано поле
СРОК ЭКСПЛУАТАЦИИ. Какого типа запрос нужно использовать для
внесения данных в это поле в начале каждого года?
а) Запрос-выборка.
б) Запрос удаления.
в) Перекрестный запрос.
г) Запрос замены.
136
19. Какой из перечисленных типов запросов можно создать ТОЛЬКО
средствами языка SQL?
а) Перекрестный.
б) Замены.
в) Удаления.
г) К серверу.
20. Нужно подготовить письма сотрудникам, стаж работы которых на
фирме больше 10 лет. Тексты писем отличаются между собой только
именем и фамилией адресата. Информация обо всех сотрудниках хранит-
ся в базе данных "Кадры". Выбрать оптимальный путь решения задачи...
а) Распечатать содержимое соответствующей таблицы, отметить нуж-
ные строки и вставить необходимые данные в текст письма.
б) Отобрать нужную информацию с помощью запроса, размножить
текст письма с помощью Word и вставить необходимые данные че-
рез буфер обмена.
в) Отобрать нужную информацию с помощью запроса, подготовить
текст письма в Word и выполнить слияние документов.
14.4. Формы в базах данных СУБД ACCESS
1. Форма используется для...
а) Отображения информации из таблиц.
б) Отображения информации из таблиц и запросов.
в) Отображения информации из таблиц и запросов и ввода информа-
ции в базу данных.
г) Только для ввода информации в таблицы.
2. Для ввода информации с помощью формы можно использовать...
а) Любые элементы управления Windows, допускающие ввод инфор-
мации с помощью мыши или клавиатуры.
б) Поля ввода.
в) Поля ввода и поля со списком.
г) Поля ввода, флажки и переключатели.
3. Флажки и переключатели удобно использовать для ввода и отображе-
ния информации в полях...
а) Любого типа.
б) Числовых.
в) Текстовых.
г) Логических.
4. Свободный элемент формы - это...
137
а) Элемент, размеры и расположение которого можно свободно изме-
нять.
б) Элемент, не связанный ни с каким полем таблицы или запроса.
в) Элемент, не установленный на форму.
г) Элемент, отображающий произвольную информацию.
5. Для связывания элемента с полем таблицы или запроса нужно...
а) Использовать инструмент Мастер форм.
б) Использовать инструмент Построитель выражений.
в) Любым способом изменить свойство данного элемента.
г) Задать способ обработки событий элемента.
6. Событие "Нажатие кнопки" вызывает...
а) Запуск макроса.
б) Запуск модуля.
в) Запуск макроса или модуля.
г) Непосредственный вызов другой формы.
д) Закрытие формы.
7. Подчиненная форма удобна для вывода данных из таблиц или запро-
сов, связанных с отношением...
а) "Один-к-одному (1:1)".
б) "Один-ко-многим (1:N)".
в) "Многие-ко-многим (M:N)".
г) Любого типа.
8. Если форма находится в режиме конструктора, то можно...
а) Изменять данные из соответствующей таблицы или запроса.
б) Изменять свойства имеющихся элементов.
в) Добавлять новые элементы и изменять свойства любых элементов.
г) Изменять любое из перечисленных.
9. В режиме формы можно...
а) Изменять данные из соответствующей таблицы или запроса, а также
добавлять записи в базовую таблицу или запрос.
б) Изменять свойства имеющихся элементов.
в) Добавлять новые элементы и изменять свойства любых элементов.
г) Изменять любое из перечисленных.
138
10. Если в форму введена новая информация, то она...
а) Сразу отображается в соответствующей таблице или запросе.
б) Отображается в соответствующей таблице или запросе только после
перехода к другой записи и проверки условий логической целост-
ности.
в) Отображается в таблице или запросе только после закрытия формы
и проверки условий логической целостности.
г) Отображается в таблице или запросе после закрытия базы данных.
д) Не отображается ни в таблице, ни в запросе.
11. Геометрические размеры и расположение формы на экране можно
изменять...
а) Только, если форма находится в режиме конструктора.
б) Только, если форма находится в режиме формы.
в) В обоих случаях.
г) Ни в том, ни в другом случае.
12. Геометрические размеры и расположение ЭЛЕМЕНТОВ формы
можно изменять...
а) Только, если форма находится в режиме конструктора.
б) Только, если форма находится в режиме формы.
в) В обоих случаях.
г) Ни в том, ни в другом случае.
13. Пусть в базовую таблицу формы добавлено новое поле. Элемент, свя-
занный с этим полем...
а) Автоматически появится в форме.
б) Не может быть установлен на форме.
в) Для его появления нужно удалить старую форму и создать новую с
помощью Мастера форм.
г) Может быть установлен пользователем вначале как свободный, а
затем связан с нужным полем.
14. Пусть из базовой таблицы некоторой формы удалено одно из полей.
Элемент, связанный с этим полем...
а) Будет удален из формы автоматически.
б) Останется на форме, но не будет отображать данные. Пользователь
может удалить его вручную.
в) Для его удаления нужно удалить старую форму и создать новую с
помощью Мастера форм.
139
15. Имя новому объекту...
а) Всегда присваивается автоматически.
б) Всегда присваивается пользователем.
в) Присваивается автоматически и может быть изменено пользовате-
лем.
г) Присваивается автоматически и НЕ может быть изменено пользова-
телем.
14.5. Отчеты в базах данных
1. Колонтитул - это...
а) Фирменный знак на первой странице отчета.
б) Верхняя часть каждой страницы отчета.
в) Нижняя часть каждой страницы отчета.
г) Одинаковые данные, выводимые в начале и (или) в конце каждой
страницы отчета.
2. Основное отличие формы от отчета - это...
а) Объем отображаемой информации.
б) Возможность выполнения вычислений.
в) Возможность ввода информации в базовую таблицу или запрос.
г) Возможность подведения итогов.
3. Access сохраняет параметры страницы вместе с формой и отчетом,
поэтому для каждой формы или отчета эти параметры достаточно задать
один раз...
а) Это утверждение неверно.
б) Это верно, если специально задать соответствующие параметры на-
стройки.
в) Это утверждение верно.
4. Вычисляемые поля - это объекты, применяемые...
а) Только в формах.
б) В формах и отчетах.
в) Только в отчетах.
г) В любых объектах СУБД Access.
5. Предположим, что базовая таблица отчета переименована. Возможно
ли использование отчета?
а) Невозможно.
б) Возможно, если информация в таблице не изменилась.
в) Возможно, если изменить имя источника записей отчета.
г) Возможно всегда.
140
6. Найдите кнопку вызова конструктора выражений:
а) б) в) г)
7. Если в таблице или запросе задан фильтр или порядок сортировки, то
в соответствующей форме или отчете они...
а) Применяются автоматически.
б) Не применяются.
в) Применяются, если указаны соответствующие параметры настрой-
ки.
14.6. Макросы и модули
1. Для запуска макроса сразу после загрузки базы данных ему необходи-
мо присвоить имя...
а) Автозагрузка.
б) Autoexec.
в) Любое имя.
г) Имя должно совпадать с именем базы данных.
2. Макрокоманда "ОткрытьФорму" (OpenForm) открывает форму...
а) В режиме формы.
б) В режиме Конструктора формы.
в) В режиме предварительного просмотра.
г) В режиме таблицы.
д) В любом из перечисленных режимов, в зависимости от значения
параметров.
3. Какой из способов программирования стандартных действий является
наиболее универсальным?
а) Выражения.
б) Макросы.
в) Модули.
г) Их возможности одинаковы.
4. Ошибка при выполнении макроса или модуля приводит к...
а) Выдаче сообщения на экран.
б) Подаче звукового сигнала через системный динамик.
в) Закрытию базы данных.
г) Остановке выполнения макроса или модуля и выдаче сообщения на
экран.
5. Если переместить значок таблицы или запроса в окно Конструктора
макроса, то...
141
а) СУБД. Access откроет таблицу или выполнит запрос.
б) Будет добавлена макрокоманда "ОткрытьФорму", соответствующая
таблице или запросу.
в) Будет добавлена макрокоманда "ОткрытьТаблицу", или "Открыть-
Запрос".
г) Будет получено сообщение об ошибке.
6. Можно ли опускать параметры макрокоманд?
а) Нельзя.
б) Можно.
в) Можно, если это необязательные параметры.
г) Можно, если значения параметров несущественны для данной зада-
чи.
7. Параметры макрокоманд являются...
а) Позиционными.
б) Именованными.
в) Могут быть теми и другими.
8. Возможен ли рекурсивный вызов макросов и модулей (вызов макроса
или модуля из самого макроса или модуля)?
а) Невозможен.
б) Возможен, если заданы соответствующие параметры настройки.
в) Возможен всегда.
г) Синтаксически возможен, но нужно избегать бесконечной рекурсии
(зацикливания).
9. Какое из следующих утверждений наиболее точно?
а) Каждой макрокоманде соответствует команда языка VBA.
б) Каждой команде языка VBA соответствует макрокоманда.
в) Верны оба утверждения.
г) Оба утверждения неверны.
10. Свойства формы или отчета описываются...
а) В специальной таблице или запросе.
б) В модуле формы или отчета.
в) В макросе формы или отчета.
г) Непосредственно в самой форме или отчете.
11. При закрытии окна Конструктора макроса или модуля записанный в
нем текст...
а) Сохраняется после выдачи предупреждающего сообщения.
б) Сохраняется автоматически.
в) Может не сохраниться. Пользователь должен сам позаботиться о
его сохранении (например, меню "Файл" - Сохранить как).
142
14.7. Основы защиты информации
1. Основным путем проникновения хакера в защищенный компьютер
является:
а) Выделенный телефонный канал.
б) Коммутируемый телефонный канал.
в) Линия связи.
г) Специальные устройства, подключаемые к компьютерам.
2. Целью атаки хакера-профессионала обычно является:
а) Получение материальной выгоды.
б) Достижение политической цели.
в) Ни то, ни другое.
3. Целью атаки хакера-любителя обычно является:
а) Получение материальной выгоды.
б) Достижение политической цели.
в) Ни то , ни другое.
4. Элементы защиты, которые присущи самому защищаемому ресурсу,
являются средствами...
а) Собственной защиты.
б) Защиты в составе вычислительной системы.
в) Защиты с запросом информации.
г) Активной защиты.
д) Пассивной защиты.
5. Защита дисков и аппаратуры, замки защиты, изменение функций
штатных устройств относятся к средствам...
а) Собственной защиты.
б) Защиты в составе вычислительной системы.
в) Защиты с запросом информации.
г) Активной защиты.
д) Пассивной защиты.
6. Использование паролей, шифрование и сигнатура являются средства-
ми...
а) Собственной защиты.
б) Защиты в составе вычислительной системы.
в) Защиты с запросом информации.
г) Активной защиты.
д) Пассивной защиты.
143
7. Использование замков защиты, искажение данных, сигналы тревоги,
запуск по ключам являются средствами...
а) Собственной защиты.
б) Защиты в составе вычислительной системы.
в) Защиты с запросом информации.
г) Активной защиты.
д) Пассивной защиты.
8. Предупреждения, контроль, а также методы, направленные на поиск
улик и доказательство копирования, являются средствами...
а) Собственной защиты.
б) Защиты в составе вычислительной системы.
в) Защиты с запросом информации.
г) Активной защиты.
д) Пассивной защиты.
9. Стандарт шифрования данных является...
а) Секретным документом.
б) Несекретным документом.
в) В одних случаях секретным, в других - несекретным документом.
10. Наиболее надежным из ниже перечисленных является метод шифро-
вания...
а) С закрытым ключом.
б) С открытым ключом.
в) Их надежность примерно одинакова.
11. Сигнатурой называется...
а) Уникальная характеристика компьютера или других устройств сис-
темы.
б) Характерная для защищаемого продукта последовательность кодов.
в) Электронная подпись под документом.
г) Специальная аппаратура защиты информации.
12. При передаче электронной подписи рекомендуется использовать ме-
тод...
а) Открытого ключа.
б) Закрытого ключа.
в) Любой из перечисленных методов.
144
14.8. Администрирование информационных систем.
Системы с удаленным доступом
1. Локальная сеть содержит в своем составе сервер...
а) Обязательно.
б) Не обязательно.
в) Только, если сеть содержит более 5 компьютеров.
2. Расстояние между наиболее удаленными компьютерами в локальной
сети составляет...
а) 10 метров.
б) 1000 метров.
в) 5000 метров.
г) Может быть любым.
3. Рабочие станции локальной сети могут получить доступ в сеть Интер-
нет:
а) Только непосредственно.
б) Только через сервер.
в) Через сервер или любую рабочую станцию, подключенную к сети.
г) Доступ невозможен.
4. Гипертекстовый язык, применяемый для описания Web-страниц, на-
зывается...
а) http
б) HTML
в) Java
г) Basic
5. Сосредоточенные информационные системы с удаленным доступом -
это системы, в которых информационная компонента размещена...
а) Только на сервере.
б) Только на рабочих станциях.
в) Может быть размещена как на сервере, так и на рабочих станциях.
6. Транзакция - это...
а) Любой информационный процесс в информационных системах с
удаленным доступом.
б) Процесс передачи данных через сетевые средства.
в) Информационный процесс в информационных системах с удален-
ным доступом, который может привести к изменению информации.
г) Запрет на использование данных, расположенных на сервере.
145
7. Если обработка пользовательских запросов ведется на рабочих стан-
циях, то интенсивность обмена через сеть ...
а) Максимальна.
б) Минимальна.
в) Примерно одинакова в обоих случаях.
8. Если обработка пользовательских запросов ведется на сервере, то ин-
тенсивность обмена через сеть ...
а) Максимальна.
б) Минимальна.
в) Примерно одинакова в обоих случаях.
9. Наиболее простой и наименее удобный для пользователя способ бло-
кирования ресурсов - это блокирование...
а) На уровне файла.
б) На уровне записи.
в) На уровне отдельного поля.
10. Самый сложный и самый удобный для пользователя способ блоки-
рования ресурсов - это...
а) Блокирование на уровне файла.
б) Блокирование на уровне записи.
в) Блокирование на уровне отдельного поля.
11. Сетевой доступ возможен...
а) Только к информационным ресурсам.
б) Только к программным ресурсам.
в) Только к аппаратным ресурсам.
г) К ресурсам всех типов.
12. Наиболее дешевым средством подключения к сети Интернет являет-
ся...
а) Выделенная линия.
б) Выделенный телефонный канал.
в) Коммутируемый телефонный канал.
13. Наиболее быстродействующим из перечисленных ниже средств под-
ключения к сети Интернет является...
а) Выделенная линия.
б) Выделенный телефонный канал.
в) Коммутируемый телефонный канал.
г) Их быстродействие примерно одинаково.
146
14. Администратор вычислительной сети...
а) Имеет доступ ко всем ресурсам сети.
б) Может не иметь доступа к некоторым программным и информаци-
онным ресурсам сети.
в) Имеет доступ только к программным и аппаратным средствам сети.
г) Возможны все перечисленные варианты.
15. Новый пользователь сети перед первым сеансом работы...
а) Записывается в системном журнале и сам выбирает личный код
(login) и пароль.
б) Регистрируется у администратора сети и получает личный код
(login) и пароль.
в) Получает разрешение у администратора сети и работает без лично-
го кода и без пароля.
147
15. Контрольные задания по курсу
Задание №1
1. Создание базы данных
1.1. Создать базу данных FOND на рабочем диске, содержащую табли-
цы "Типы изделий", "Фирмы", "Изделия".
1.1.1. Сформировать таблицу "Типы изделий" следующей структуры:
Имя поля Тип данных
Код типа Счетчик
Тип изделия Текстовый
1.1.2. Сформировать таблицу "Фирмы" следующей структуры:
Имя поля Тип данных
Код Фирмы Счетчик
Фирма Текстовый
1.1.3. Сформировать таблицу "Изделия" следующей структуры:
Имя поля Тип данных
Код изделия Счетчик
Тип изделия Текстовый
Фирма Текстовый
Цена Денежный
1.2. Ввести в таблицу "Типы изделий" текстовые данные: Телевизор,
Утюг, Кухонный комбайн, Радиоприемник, Автомобиль, Магнито-
фон.
1.3. Ввести в таблицу "Фирмы" текстовые данные: Sony, Panasonic,
Honda, IBM, Ford, Fiat.
1.4. Связать сформированные таблицы "Тип изделий" и "Фирмы" по
одноименным полям. Установить тип связей 1:N. Определить са-
мостоятельно направление каждой связи.
1.5. Ввести в таблицу "Изделия" не менее 15 записей.
1.6. Отсортировать записи таблицы "Изделия" по возрастанию цены.
2. Создание запросов в базе данных BOREY
2.1. Создать запрос "Низкая цена" для поиска изделия, имеющего наи-
меньшее значение цены.
2.2. Создать запрос "Низкие цены" для поиска изделий, имеющих наи-
меньшее значение цены для каждого типа изделия.
2.3. Создать запрос "Низкие цены по фирмам" для поиска изделий,
имеющих наименьшее значение цены для каждой фирмы.
2.4. Открыть запрос “Десять самых дешевых товаров”.
148
Примечание Если такой запрос отсутствует в базе данных, то создать
его на основе имеющегося в базе данных запроса “Десять
самых дорогих товаров”. Для этого нужно открыть за-
прос, заменить в нем направление сортировки и сохра-
нить запрос под новым именем.
2.5. Добавить в запрос поле КОД ПОСТАВЩИКА.
2.6. Включить в запрос поле НАЗВАНИЕ из таблицы "Поставщики".
Примечание: При выполнении запроса появятся названия поставщи-
ков.
2.7. Удалить из запроса поле КОД ПОСТАВЩИКА.
2.8. Просмотреть результаты и сохранить запрос.
2.9. Создать запрос "Тип-Цена", на основе данных из связанных таблиц
"Типы" и "Товары".
2.10. Включить в запрос данные из полей КОД ТИПА, КОД ТОВАРА и
ЦЕНА.
2.11. Просмотреть запрос в режиме таблицы.
3. Построение форм в базе данных BOREY
3.1. Добавить к каждой из форм "Дешевые Товары" и "Дорогие Това-
ры" кнопку, нажатие на которую приведет к закрытию формы.
3.2. Используя Конструктор форм, построить пустую форму и присво-
ить ей имя "Вызов форм".
3.3. Добавить к форме две кнопки: "Дорогие Товары" и "Дешевые То-
вары".
3.4. С помощью Мастера связать событие "Нажатие кнопки" с вызовом
соответствующих форм.
3.5. Изменить структуру таблицы "Сотрудники": ввести в нее новое
поле ЗАРАБОТОК денежного формата.
3.6. Задать значение поля ЗАРАБОТОК по умолчанию 500р.
3.7. Определить интервал значений для этого поля от 400 до 2000.
3.8. Ввести текст сообщения о нарушении условий.
3.9. Добавить в форму "Сотрудники" поле ЗАРАБОТОК с соответст-
вующим текстом.
3.10. Связать поле ЗАРАБОТОК с одноименным полем таблицы.
3.11. Ввести значения заработка для каждого сотрудника, используя
форму. Попытаться ввести данные, не соответствующие условиям,
и проанализировать реакцию системы.
3.12. В форме "Клиенты" установить фильтр для отбора клиентов из
США.
3.13. Отменить фильтр, установленный при выполнении п. 3.12.
149
3.14. В форме "Клиенты" установить фильтр для отбора записей из го-
родов с названиями, начинающимися на буквы Л, М, или Н.
Примечание: Для конструирования фильтра использовать, если необ-
ходимо, систему помощи и соответствующие примеры.
3.15. В форму "Клиенты" ввести дополнительное поле для отображения
текущей даты.
3.16. Убедиться, что текущая дата отображается в новом поле.
3.14. Вставить в форму "Поставщики" точечный рисунок. Если нет под-
ходящего рисунка, использовать программу Paint.
3.17. В Главную кнопочную форму включить кнопку для вызова формы
"Товары1".
3.18. Сохранить изменения в формах и таблицах.
4. Построение отчетов в базе данных BOREY
4.1. Подготовить табличный отчет на основе данных из таблицы "По-
ставщики".
4.2. Подготовить отчет с групповыми вычислениями на основе данных
из таблицы "Заказы".
4.3. На основе запроса "Тип-Цена", созданного при выполнении п. 2,
подготовить отчет с группировкой данных по типам товаров. В
конце каждого раздела отчета должна появляться сумма цен това-
ров данного типа и ее процент от общей суммы. Сохранить отчет
под именем "Цены".
4.4. Изменить отчет "Заказы":
4.4.1. Изменить заголовок так, чтобы в нем появлялся текст: "Заказы
на <Текущая дата>", например, "Заказы на 01.12.1999".
4.4.2. Вставить примечание к отчету: "Отчет составил <Имя сотруд-
ника>".
4.4.3. Добавить верхний и нижний колонтитулы. В верхнем колонти-
туле предусмотреть вывод названия фирмы "Борей" и номер
страницы отчета. В нижнем - текст "Конфиденциально".
4.4.4. Просмотреть результаты и сохранить отчет под именем "Кон-
трольные заказы".
Задание №2
1. Создание базы данных
1.1. С помощью Мастера создать на рабочем диске базу данных
БИБЛИОТЕКА Имя файла - BOOKS. Включить образцы данных в
таблицы.
150
2. Изменение структуры таблиц и связей
2.1. Добавить новую таблицу "Издательства" со следующей структу-
рой:
Имя поля Тип данных
Издательство Текстовый
Город Текстовый
Год основания Дата/время
Годовой оборот Денежный
2.2. Объявить значения по умолчанию, условия на значения и сообще-
ния об ошибках:
Имя поля Значение
по умолчанию
Условие
на значения
Сообщение
об ошибке
Город Москва - -
Годовой обо-
рот
500000 От 100 000 до
1000 000
Ошибка данных в
поле "Годовой
оборот".
Год основания 1.1.85 Не больше
текущей даты
Ошибочное значе-
ние для поля "Год
основания".
2.3. Из таблицы "Книги" удалить всю информацию, находящуюся в
поле ИЗДАТЕЛЬСТВО.
2.4. Связать таблицы "Издательства" и "Книги" по полю
ИЗДАТЕЛЬСТВО. Тип связи: 1:N. Обеспечить проверку условий
логической целостности данных, каскадное обновление и каскад-
ное удаление данных.
2.5. Ввести в таблицу "Издательства" следующую информацию:
Издательство Город Год основа-
ния
Годовой оборот
Слово Москва 1973 300000
Мысль Москва 1985 400000
Курьер СПБ 1985 500000
Дело СПБ 1985 100000
Дрель Москва 1969 200000
2.6. Ввести в поле ИЗДАТЕЛЬСТВО таблицы "Книги" названия изда-
тельств, перечисленные в таблице "Издательства".
2.7. Используя технику копирования через буфер обмена, довести ко-
личество записей в таблице "Книги" до 15, из них не менее 5 запи-
сей должны содержать слово "Дрель" в поле ИЗДАТЕЛЬСТВО.
3. Разработка информационных запросов
151
3.1. Определить суммарную стоимость книг, представленных в таблице
"Книги".
3.2. Подготовить и выполнить запрос замены для пересчета цены на
книги издательства Дело на 10% в сторону увеличения.
3.3. Издательство Курьер поменяло название на Тритон. Подготовить и
выполнить запрос замены для отображения этого в таблицах "Из-
дательства" и "Книги".
3.4. Издательства Слово и Дело объединились в концерн Слово и Дело.
3.4.1. Ввести название нового концерна в таблицу "Издательства".
3.4.2. Построить и выполнить запрос для изменения информации в
поле ИЗДАТЕЛЬСТВО таблицы "Книги" для книг, изданных
после 01.01.85 года.
3.5. Подготовить и проверить (но не выполнять) запрос удаления для
всех книг издательства Дрель, а также соответствующей записи из
таблицы "Издательства".
3.6. Подготовить и выполнить запрос замены для пересчета цены на
книги издательства Дело на 10% в сторону увеличения.
4. Работа с экранными формами
4.1. Создать автоформу в столбец для таблицы "Издательства". Сохра-
нить форму под именем "Издательства00".
4.2. Добавить к каждой форме кнопку, при нажатии на которую дан-
ная форма закрывается.
4.3. Добавить к форме "Издательства00" кнопку для установки фильт-
ра. Проверить работу кнопки.
152
Задание №3
1. Создание базы данных
1.1. С помощью Мастера создать на рабочем диске базу данных
СТУДЕНТЫ И ЗАНЯТИЯ. Имя файла - STUDENTS. Включить образцы
данных в таблицы.
1.2. Переименовать таблицу "Отделы", присвоив ей имя "Кафедры".
2. Изменение структуры таблиц и связей
2.1. В таблице "Кафедры" переименовать поля::
• КодОтдела в КодКафедры
• НазваниеОтдела в НазваниеКафедры
• НомерОтдела в НомерКафедры
2.2. Удалить из таблицы "Кафедры" поле ДЕКАН.
2.3. Добавить к таблице "Кафедры" числовое поле ФАКУЛЬТЕТ.
2.4. Создать таблицу "Факультеты" со следующей структурой:
Имя поля Тип данных
Код факультета Числовой
Название Текстовый
Декан Числовой
Количество групп Числовой
Количество студентов Числовой
2.5. Объявить значения по умолчанию, условия на значения и сообще-
ния об ошибках:
Имя поля Значение
по умолчанию
Условие
на значения
Сообщение об ошибке
Количество
групп
3 >0 Количество групп -
положительное число
Количество
студентов
25 >10 Количество студентов -
больше 10
2.6. Связать таблицы "Факультеты" и "Кафедры" по полям: КОД
ФАКУЛЬТЕТА. Тип связи: 1:N. Обеспечить проверку условий ло-
гической целостности данных.
153
2.7. В таблице "Студенты" в поле ГОРОД для первых трех записей таб-
лицы ввести следующие названия городов: Тула, Ижевск и Мор-
шанск.
2.8. Ввести в таблицу "Факультеты" следующую информацию:
Код Фа-
культета
Название Декан Количест-
во групп
Количество
студентов
1 Гуманитарный 3 2 25
2 Технический 5 3 48
2.9. В структуру таблицы "Студенты" добавить числовое поле КОД
ФАКУЛЬТЕТА после поля КОД СТУДЕНТА.
2.10. Связать таблицы "Студенты" и "Факультеты" по полю КОД
ФАКУЛЬТЕТА. Тип связи 1:N.
2.11. Три первых по списку студента обучаются на гуманитарном фа-
культете, остальные - на техническом. Ввести соответствующую
информацию в поле КОД ФАКУЛЬТЕТА таблицы "Студенты".
3. Разработка информационных запросов
3.1. Создать запрос для вывода на экран названий факультетов и фами-
лий деканов. Присвоить запросу имя "Деканы".
3.2. Подготовить и выполнить запрос для вывода на экран всей инфор-
мации о студентах, живущих не в Москве. Сохранить запрос под
именем "Не являются москвичами"
3.3. Подготовить и выполнить запрос для вывода на экран фамилий,
имен и адресов студентов, имена которых начинаются на букву
"М". Использовать функцию "Like".
3.4. Подготовить и выполнить запрос для вывода на экран фамилий,
имен, адресов и названий факультетов для всех студентов.
3.5. Подготовить и выполнить запрос для замены номера телефона сту-
дентов, живущих не в Москве, на пустую строку. Использовать
константу "Пустая строка".
4. Работа с экранными формами
4.1. Создать автоформу в столбец для таблицы "Факультеты". Сохра-
нить форму под именем "Факультеты00".
4.2. Добавить к каждой форме кнопку, при нажатии на которую данная
форма закрывается.
4.3. Добавить к форме "Факультеты00" кнопку для установки фильтра.
Проверить работу кнопки.
154
Задание №4
1. Создание базы данных
1.1. С помощью Мастера создать на рабочем диске базу данных СБОР
СРЕДСТВ. Имя файла - MONEY. Включить образцы данных в
таблицы.
2. Изменение структуры таблиц и связей
2.1. Удалить из структуры таблицы "Взносы" поле
ИМЯ ВЛАДЕЛЬЦА КАРТОЧКИ.
2.2. Переименовать таблицу "Кампания сбора средств". Новое имя таб-
лицы - "Средства".
2.3. Установить ограничения целостности для таблицы "Средства":
Имя поля Дата начала Цель
Ограничения
целостности ⇒
Не ранее текущей
даты
от 1000 до 10 000 р.
2.4. Добавить в таблицу "Средства" следующую строку:
Кампания Опи-
сание
Руково-
дитель
За-
мет-
ки
Дата на-
чала
Дата
завер-
шения
Цель
Юбилей
Пушкина
Иван
Тургенев
10.01.98 12.12.99 10 000 р.
2.5. Используя технику копирования через буфер обмена, довести ко-
личество записей в таблице "Средства" до 16. Копировать обе за-
писи.
2.6. В строках таблицы "Средства", относящихся к выборам мэра, до-
бавить названия городов, например: Выборы мэра Москвы, Выбо-
ры мэра Тулы и т.д.
2.7. В строках таблицы "Средства", относящихся к юбилеям, изменить
фамилии писателей, например: Юбилей Некрасова, Юбилей Булга-
кова и т.д.
2.8. Заполнить столбец ЦЕЛЬ произвольными числами в диапазоне,
указанном в п. 2.3.
3. Разработка информационных запросов
3.1. Подготовить и выполнить запрос "Взносы31" к связанным табли-
цам "Взносы" и "Вкладчики". Включить в запрос все поля таблицы
"Взносы" и поле ИМЯ ВКЛАДЧИКА из таблицы "Вкладчики".
3.2. Подготовить и выполнить запрос "Проценты32" для начисления
процентов по вкладам. Начислить 10% на оплаченные вклады, где
сумма взноса больше 100 р.
155
3.3. Подготовить и выполнить запрос "Сумма взносов" для вычисления
суммарного вклада каждого вкладчика. Предусмотреть сортировку
результатов в порядке убывания.
4. Работа с экранными формами
4.1. Создать автоформу в столбец для таблицы "Взносы". Сохранить
форму под именем "Взносы00".
4.2. Добавить к каждой форме кнопку, при нажатии на которую данная
форма закрывается.
4.3. Добавить к форме "Взносы00" кнопку для установки фильтра.
Проверить работу кнопки.
5. Подготовка отчетов
5.1. Подготовить отчет "Взносы51" на основе запроса "Взносы31".
Включить в отчет следующие поля: ИМЯ ВКЛАДЧИКА, СУММА
ВЗНОСА и ДАТА ОПЛАТЫ. Предусмотреть подведение итогов по
суммарному взносу для каждого вкладчика.
5.2. Создать ленточный автоотчет "Сумма взносов52" на основе запро-
са "Сумма взносов".
5.3. Подготовить отчет "Наклейки" типа "Почтовые наклейки" на осно-
ве таблицы "Вкладчики". Включить в него поля: СТРАНА,
ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС, ГОРОД, АДРЕС, ИМЯ ВКЛАДЧИКА.
Задание № 5
1. Создание базы данных
1.1. С помощью Мастера создать базу данных РЕСУРСЫ. Имя файла -
RES. Включить образцы данных в таблицы.
1.2. Открыть таблицу "Ресурсы" в режиме конструктора.
Примечание: Поле КОД ТИПА РЕСУРСОВ имеет числовой формат.
Перейти в режим таблицы. Данные в этом поле отобра-
жаются в виде текста. Иметь это в виду при выполнении
остальных пунктов задания.
2. Изменение структуры таблиц и связей
2.1. Изменить тип связи между таблицами "Типы ресурсов" и "Ресур-
сы" так, чтобы получить связь "Один ко многим".
2.2. Добавить к таблице "Ресурсы" новое поле СТОИМОСТЬ с форма-
том данных денежного типа.
2.3. Задать для поля СТОИМОСТЬ: значение по умолчанию 1000; ус-
ловие на значение: от 100 до 100 000; текст сообщения об ошибке:
"Неправильное значение стоимости".
156
2.4. Ввести в таблицу "Типы ресурсов" информацию о новом типе ре-
сурса Программы.
2.5. Ввести в таблицу "Ресурсы" три строки, относящиеся к програм-
мам Windows 95, Word, и Access. Тип ресурса выбирать из списка.
2.6. Заполнить столбец СТОИМОСТЬ таблицы "Ресурсы" произволь-
ными числами в диапазоне, указанном в п. 2.3.
2.7. Используя технику копирования через буфер обмена, довести ко-
личество записей в таблице "Клиенты" до 10. Копировать только
запись, в которой название города Загорск.
3. Разработка информационных запросов
3.1. Определить с помощью запроса "Стоимость31" суммарную стои-
мость программ.
3.2. Подготовить, но не выполнять запрос замены "Клиенты32" для
изменения названия города Загорск в таблице "Клиенты" на Серги-
ев Посад.
3.3. Подготовить, но не выполнять запрос замены "Амортизация" для
уменьшения стоимости всех ресурсов, кроме программ, на 20%.
3.4. Подготовить, но не выполнять запрос удаления из таблицы "Дан-
ные" всех записей, в которых поле УТВЕРЖДЕНО содержит зна-
чение "Нет".
4. Работа с экранными формами
4.1. Добавить к каждой форме кнопку, при нажатии которой данная
форма закрывается.
4.2. Добавить к заголовку формы "Ресурсы" объект типа "Поле". Обес-
печить отображение в этом объекте значения текущей даты. Ввести
подпись поля "Сегодня:".
5. Подготовка отчетов
5.1. Создать ленточный автоотчет "Клиенты 51" на основе таблицы
"Клиенты".
5.2. Подготовить отчет "Наклейки" типа "Почтовые наклейки" на осно-
ве таблицы "Клиенты". Включить в него поля: СТРАНА,
ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС, ГОРОД, АДРЕС ВЫСТАВЛЕНИЯ
СЧЕТА, ИМЯ КОНТАКТА, ФАМИЛИЯ КОНТАКТА.
6. Подготовка документа средствами двух программ MS Office
6.1. Создать составной документ средствами Access и Word для рас-
сылки писем по адресам, которые хранятся в таблице «Клиенты».
Создать DDE-связь.
Текст письма:
157
«Город» «АдресВыставленияСчета»
«ОрганизацияИлиОтдел»
Уважаемый г-н «ФамилияКонтакта»
Приглашаем Вас на ежегодное собрание клиентов нашей фирмы.
_____________________________Б. Елкин
Генеральный директор
Примечание: В данном тексте поля слияния заключены в кавычки.
Задание №6
1. Создание базы данных
1.1. С помощью Мастера создать базу данных УЧАСТНИКИ. Имя
файла - PART. Включить образцы данных в таблицы. Сохранить
файл базы данных на рабочем диске.
2. Изменение структуры таблиц и связей.
2.1. Открыть таблицу "Участники" в режиме конструктора.
Примечание: Поле КОД ТИПА УЧАСТИЯ имеет числовой формат.
Перейти в режим таблицы. Данные в этом поле отобра-
жаются в виде текста. Иметь это в виду при выполнении
остальных пунктов задания.
2.2. Установить тип связи между таблицами "Методы оплаты" и "Оп-
лата": 1:N.
2.3. Используя технику копирования через буфер обмена, довести ко-
личество записей в таблице "Участники" до 20. В новых записях
изменить имена участников.
3. Разработка информационных запросов
3.1. Изменить имеющийся "Запрос по сумме оплаты" так, чтобы при
его выполнении отображались также фамилия и имя участника.
3.2. Подготовить и выполнить запрос "Не москвичи" для вывода ин-
формации об участниках, которые работают не в Москве.
3.3. Подготовить и выполнить запрос "Постоянные участники" для вы-
вода фамилии, имени, должности, времени вступления и членских
взносов участников, оформленных до 1 января 1995 года. Преду-
смотреть сортировку по возрастанию в поле ДАТА
ВСТУПЛЕНИЯ.
3.4. Подготовить и проверить (но не выполнять) запрос для удаления из
таблицы "Участники" записей, в которых поле СТРАНА РАБОТЫ
содержит значение Украина и сумма взноса меньше 25 рублей.
158
3.5. Подготовить и выполнить запрос замены "Уменьшение взносов"
для пересчета членских взносов участников, оформленных до
1 января 1995 года на 25%.
4. Работа с экранными формами
4.1. Создать автоформу в столбец для запроса "Не москвичи". Сохра-
нить форму под именем "Не Москвичи 41".
4.2. Добавить к форме "Не Москвичи 41" кнопку для установки фильт-
ра. Проверить работу кнопки.
4.3. Добавить к каждой форме кнопку, при нажатии которой данная
форма закрывается.
5. Подготовка отчетов
5.1. Подготовить автоотчет "Ветераны" на основе запроса "Постоянные
участники".
5.2. Подготовить почтовые наклейки для рассылки писем участникам
на основе таблицы "Участники". Включить данные из полей:
СТРАНА РАБОТЫ, ГОРОД ПРОЖИВАНИЯ, ПОЧТОВЫЙ
ИНДЕКС ПРОЖИВАНИЯ, ДОМАШНИЙ АДРЕС, ФАМИЛИЯ и
ИМЯ.
6. Подготовка документа средствами двух программ MS Office
6.1. Создать составной документ средствами Access и Word для рас-
сылки писем по адресам, которые хранятся в таблице "Участники".
Создать DDE-связь.
Текст письма:
«СтранаПроживания»
«РегионПроживания»
«ГородПроживания»
Уважаемый «Имя» «Фамилия»
Приглашаем Вас на ежегодное собрание участников.
Генеральный директор
____________________П. Палкин
Примечание: В данном тексте поля слияния заключены в кавычки.
159
Задание№7. Обработка данных на примере инфор-
мационной системы "Консультант Плюс"
Подготовка к выполнению задания:
⇒ Запустить систему "Консультант Плюс", используя ярлык на
рабочем столе системы Windows.
⇒ В главном окне выбрать вкладку "Установленные" и нажать
кнопку "Открыть базу".
1. Поиск документа по его номеру
Найти действующую редакцию Закона РФ № 1992-1
"О налоге на добавленную стоимость".
1.1. Открыть вкладку "Поиск".
1.2. Дважды щелкнуть мышью на поле "Номер", чтобы перейти в словарь
этого поля. В окне словаря будут отображаться номера документов.
1.3. Ввести с клавиатуры требуемый номер для его занесения в карточку
реквизитов и нажать на кнопку "Выбрать" в данном окне.
1.4. В окне вкладки "Поиск" дважды щелкнуть по строке "Поиск по ста-
тусу" для обеспечения поиска действующей редакции Закона.
1.5. В окне словаря выбрать строку "Все акты, кроме недействующих ре-
дакций и утративших силу" и затем по кнопке "Выбрать".
1.6. В окне вкладки "Поиск" нажать на кнопку "Поиск" для формирова-
ния списка документов. Результаты запроса будут отображаться в ок-
не "Текущая папка".
1.7. Для получения текста документа дважды щелкнуть мышью по его
названию.
1.8. Просмотреть текст найденного Закона в появившемся окне. Закрыть
окно с текстом документа и окно "Текущая папка".
1.1. Очистить карточку реквизитов, щелкнув мышью по кнопке
"Удалить все" панели инструментов.
Примечание: Карточку реквизитов необходимо очищать каждый раз,
когда начинается новый поиск.
Х !
160
2. Поиск документа по его названию
Примечание: Один и тот же документ можно искать различными спо-
собами в зависимости от того, какими сведениями о нем
Вы располагаете.
Найти действующую редакцию Закона РФ "О налоге на добав-
ленную стоимость", предполагая, что номер документа неиз-
вестен.
2.1. Открыть вкладку "Поиск", найти позицию (строку) "Название доку-
мента" и дважды щелкнуть по ней мышью.
2.2. Набрать на клавиатуре слова, входящие в название документа, вы-
брав 2 - 3 слова, определяющие критерий поиска. В нашем случае та-
кими словами будет "Добавленная стоимость". Когда будет набран
начальный фрагмент первого слова этого текста, в окне появится
шаблон поиска "ДОБАВЛЕН*"
2.3. Нажать на клавишу клавиатуры {Insert} отмены выбранного шаблона.
2.4. Аналогично пп. 2.2, 2.3 ввести и отметить в качестве шаблона фраг-
мент "СТОИМОСТ*".
В результате в окне выбраны: ДОБАВЛЕН*
СТОИМОСТ*
2.5. В списке "Условие" окна "Название документа" установить позицию
"И", чтобы система поиска искала те названия, в которых содержатся
оба слова.
2.6. Выполнить следующую последовательность действий:
⇒ Нажать кнопку "Выбрать".
⇒ В окне вкладки "Поиск" дважды щелкнуть на строке "Вид доку-
мента".
⇒ Выделить "Закон" и нажать кнопку "Выбрать".
⇒ В окне вкладки "Поиск" дважды щелкнуть на строке "Поиск по
статусу".
⇒ Выделить строку "Все акты, кроме недействующих редакций и
утративших силу" и нажать кнопку "Выбрать".
⇒ Нажать кнопку "Поиск".
2.7. В списке документов, удовлетворяющих критерию поиска, выбрать
нужный Закон и дважды щелкнуть по его названию.
2.8. Выполнить пункты 1.8 и 1.9.
161
3. Поиск документов по определенной теме (когда неизвестны рекви-
зиты: номера, названия)
Найти документы, принятые после 1 января 1997 года, в ко-
торых говорится о переводном векселе.
3.1. В главном окне системы "КонсультантПлюс" в окне вкладки "Поиск"
дважды щелкнуть по строке "Текст документа".
3.2. Ввести с клавиатуры слова, определяющие критерии поиска, нажимая
на клавишу клавиатуры {Insert}, когда появятся шаблоны
"ПЕРЕВОДН*" и "ВЕКСЕЛ*".
Примечание: При наборе ВЕКСЕЛ не вводить символ "Ь"
(мягкий знак)!
3.3. В списке "Условие" окна "Название документа" установить позицию
"Рядом", чтобы система поиска искала те названия, в которых вы-
бранные слова находятся рядом.
3.4. В поле ввода того же окна "В пределах ... строк" ввести число 3.
Примечание: В результате этих действий система будет искать доку-
менты, в которых выбранные слова находятся на рас-
стоянии не более 3 строк
3.5. Нажать на кнопку "Выбрать".
3.6. В главном окне системы выбрать вкладку "Поиск", найти строку
"Дата принятия" и дважды щелкнуть по ней.
3.7. В окне вкладки "Диапазон" отметить переключатель "Позже" и на-
жать на кнопку ">>", находящуюся рядом с активным полем.
3.8. В появившемся окне календаря отметить позиции:
"День" = 01, "Месяц" = 01, "Год" = 1997
и дважды нажать на кнопку "Выбрать", затем опять нажать на кноп-
ку "Выбрать".
Примечание: В поле "Реквизиты" вкладки "Поиск" появится текст:
"позже 01.01.97".
3.9. Нажать на кнопку "Поиск" и дождаться завершения процесса поис-
ка.
3.10.Просмотреть список найденных документов, отметить первый из
них, дважды щелкнуть по его названию и ознакомиться с его тек-
стом.
Примечание: Слова, использованные в качестве критерия поиска,
должны быть выделены в тексте документа.
3.11. Закрыть окно "Найти".
3.12.Выполнить пункты 1.8 и 1.9.
162
4. Поиск справочной информации с использованием тематического
рубрикатора
Найти ставки подоходного налога с физических лиц.
4.1. В главном окне системы "КонсультантПлюс" в окне вкладки "Поиск"
дважды щелкнуть по строке "Тематика".
4.2. Нажать на клавишу клавиатуры {End} для перехода к последней руб-
рике тематического рубрикатора.
4.3. Для раскрытия рубрики "Справочная информация" щелкнуть мышью
на символе "+" слева от названия рубрики.
4.4. В раскрывшемся списке выбрать нужную тему "Ставки подоходного
налога с физических лиц".
4.5. Нажать на кнопку "Выбрать" и затем на кнопку "Поиск".
4.6. Открыть документ и просмотреть справочную информацию.
4.7. Выполнить пункты 1.8 и 1.9.
5. Поиск документов, поступивших в систему с последним пополне-
нием
5.1. В главном окне системы "КонсультантПлюс" в окне вкладки "Поиск"
дважды щелкнуть по строке "Когда получен"
5.2. Перейти к последней строке окна "Когда получен", нажав на клавишу
клавиатуры {End}, или используя вертикальную полосу прокрутки.
5.3. Нажать на кнопку "Выбрать".
Примечание: В окне вкладки "Поиск" в строке "Когда получен" долж-
на отображаться дата последнего поступления.
5.1. Нажать на кнопку "Поиск".
5.2. В полученном списке документов просмотреть первый документ.
5.3. Выполнить пункты 1.8 и 1.9.
6. Распечатка фрагмента документа
Отпечатать раздел III действующей Инструкции
"По применению Закона Российской Федерации "О подоходном
налоге с физических лиц".
6.1. В главном окне системы "КонсультантПлюс" выбрать вкладку "По-
иск" и затем дважды щелкнуть по строке "Название документа".
6.2. В окне словаря набирать на клавиатуре входящее в название доку-
мента слово "подоходном" до тех пор, пока не появится подходящий
шаблон для поиска: "ПОДОХОДН*".
6.3. Нажать на кнопку "Выбрать".
163
Примечание: В окне вкладки "Поиск" в строке "Название документа"
должен отображаться шаблон для поиска.
6.4. Выполнить следующую последовательность действий:
⇒ В окне вкладки "Поиск" дважды щелкнуть на строке "Вид доку-
мента".
⇒ Выделить пункт "Инструкция" и нажать кнопку "Выбрать".
⇒ В окне вкладки "Поиск" дважды щелкнуть на строке "Поиск по
статусу".
⇒ Выделить строку "Все акты, кроме недействующих редакций и
утративших силу".
6.5. Нажать кнопку "Выбрать" и затем кнопку "Поиск".
6.6. В раскрывшемся списке найти Инструкцию и вывести ее текст.
6.7. В нижней части окна вывода текста документа щелкнуть по вкладке
"Оглавление".
6.8. Найти раздел III документа и дважды щелкнуть по нему.
Примечание: Произойдет переход на вкладку "Текст".
6.9. Выделить текст раздела III, который нужно распечатать.
6.10.Щелкнуть по значку принтера и распечатать текст.
7. Поиск слов в тексте документа
Найти в тексте Инструкции "По применению Закона Россий-
ской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц" упо-
минания о компенсационных выплатах.
7.1. Нажать на клавишу клавиатуры {Home} для перехода в начало доку-
мента.
7.1. Для вызова диалогового окна "Поиск" выполнить команду
меню ПРАВКА, ПОИСК или воспользоваться соответствующей
кнопкой панели инструментов.
7.2. В окне диалога указать направление поиска: "Вниз" и вводить с кла-
виатуры контекст "компенсац выплат".
Примечание: Поскольку слова в данном сочетании набраны не полно-
стью, система будет искать в тексте документа это словосоче-
тание с любыми окончаниями входящих в него слов.
7.4. Нажимая на кнопку "Искать", последовательно просматривать вхо-
ждения искомого фрагмента текста. Найти в тексте документа все
упоминания о компенсационных выплатах.
7.5. Закрыть окно "Найти".
164
8. Перенос фрагмента текста документа в текстовый редактор Microsoft
Word
Скопировать текст пункта 2 Инструкции "По применению
Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физиче-
ских лиц", упоминающий о компенсационных выплатах.
8.1. Перейти к началу фрагмента текста, который нужно копировать.
8.2. Выделить текст пункта 2 Инструкции, используя мышь.
8.1. Нажать на кнопку "Копировать в Microsoft Word" панели ин-
струментов.
Примечание: Будет открыт редактор Word и в нем появится выбран-
ный фрагмент текста.
8.3. Вернуться в окно системы "КонсультантПлюс", используя панель
задач системы Windows
8.4. Выполнить пункты 1.8 и 1.9
8.5. Завершить работу с системой "КонсультантПлюс".
16. Список использованной литературы
1. Попов С.В. Работа в системе Windows. Конспект лекций. - М.: 1997.


Узнать цены!

Сделать заказ!

Главная / Методички / УНИВЕРСИТЕТ НАТАЛЬИ НЕСТЕРОВОЙ Информационные технологии в управлении Учебное пособие для проведения компьютерного практикума